Was kann Software Portfolio Management?

Was kann Software Portfolio Management für Sie tun? Eine einfache Frage, auf die es aber nicht DIE eine Antwort gibt. Denn: Software Portfolio Management ist die Basis für eine ganze Reihe von nachhaltigen Mehrwerten. Sie können zum Beispiel Ihre Software-Ausgaben senken, aber auch Betriebskosten reduzieren oder Ihre Software-Security erhöhen. Es kommt ganz darauf an, welche „Schätze“ in Ihrer Software-Landschaft zu heben sind und welche Ziele Sie verfolgen.

Ein Artikel von Maximilian Hoppe, Consultant SAM

Warum Sie auf keinen Fall auf Software Portfolio Management verzichten sollten? Am besten lässt sich das an einem Beispiel verdeutlichen, das jeder kennt – einem Kühlschrank. Der Vergleich mag auf den ersten Blick vielleicht seltsam wirken. Tatsächlich aber hat das eine mit dem anderen vielmehr gemein, als Sie denken.

Software Portfolio Management im heimischen Kühlschrank? Ein Vergleich.

Der Kühlschrank steht für Ihre Software-Landschaft. Darin befinden sich, ähnlich wie bei Ihrer Software, verschiedene Produkte, die unterschiedliche Funktionen erfüllen, also Zutaten für eine ganze Mahlzeit bieten. Genauso wie Sie beispielsweise Security Programme für Ihre IT-Sicherheit einsetzen, kommt die Konfitüre eben üblicherweise auf den Frühstückstisch.

Um zu planen, welche Software-Lizenzen Sie als nächstes beschaffen müssen, sollten Sie einen genauen Überblick zu Ihrem Bestand haben. Ähnlich wie beim Kochen müssen Sie genau wissen, welche Zutaten bereits in Ihrem Kühlschrank sind und welche fehlen. Dieses Wissen bildet die Basis für (Software) Portfolio Management.

Ein voller Kühlschrank macht allerdings noch keinen Meisterkoch. Wie beim Kochen das Rezept, braucht ein funktionierendes Software Asset Management (SAM) eine Schnittstelle zum operativen Betrieb, um Strategien auch umsetzen zu können. Nicht zu vergessen ist auch die „Zutatenliste“, also eine gepflegte Schnittstelle zum Einkauf, damit z. B. keine unnötigen Anschaffungen getätigt werden. Ergo, um ein Sterne-Menü zu zaubern, braucht es ein „i-Tüpfelchen“. So auch bei SAM: die „besondere Prise“ ist Software Portfolio Management.

Wie gut kennen Sie Ihren Software-Bestand?

Testen Sie sich! Unter allen Teilnehmern verlosen wir einen Bose SoundLink Bluetooth Lautsprecher.

Jetzt testen 

Der Kühlschrankvergleich lässt sich noch weiterführen. Überprüfen Sie regelmäßig die Haltbarkeit Ihrer Produkte? Auch Ihre Software „läuft irgendwann ab“ z.B. in Form von Wartungs- und Mietverträgen oder nicht mehr supporteten Versionen – die Kür eines gut gepflegten Software Portfolio Managements. Mit diesem Wissen können Sie aktiv auf technologische und herstellergetriebene Entwicklungen eingehen. Entscheiden Sie so im richtigen Moment: Lohnt es sich, immer das gleiche Produkt nachzukaufen? Sind z.B. Abonnement-Lizenzen langfristig günstiger? Ist ein Update notwendig?

Was im Kühlschrank passiert, wenn Ihre Einkäufe nicht mehr haltbar sind, darauf möchte ich an dieser Stelle nicht im Detail eingehen. Auch ein nachlässig gepflegtes Software Portfolio ist im schlimmsten Fall nicht „appetitlich“. Doppelte Käufe sind dabei noch das harmloseste, was passieren kann. Wer nicht aufpasst, hat zum Beispiel zwei Virenscanner auf einem Gerät installiert, die sich gegenseitig bei der Arbeit behindern.

Oberste Regel: Absolute Transparenz schaffen

Was ich damit sagen will: Genauso, wie Sie den Inhalt Ihres Kühlschranks regelmäßig „managen“, sollten Sie auch mit Ihrem Software Lizenzbestand umgehen. Vermeiden Sie doppelte Einkäufe von Software-Lizenzen, stimmen Sie die Produkte & Funktionen aufeinander ab, haben Sie Ihre Wartungs- und Supportverträge im Blick. Sorgen Sie dafür, dass Sie Ihren Bestand jederzeit genau beziffern und benennen können. Und achten Sie darauf, ob sich unerwünschte Anwendungen einschleichen.

Je nachdem, wie Sie Ihre Software einsetzen, was Sie damit planen und welche Spielräume Sie haben, bringt Ihnen Software Portfolio Management so verschiedene Vorteile.

Das kann Software Portfolio Management u. A. für Sie tun:
  1. Sie reduzieren Ihre Software-Kosten durch die nachhaltige Senkung von Einkaufskonditionen, z.B. durch Bündelung von Herstellern & Funktionen. Sie finden nicht benötigte Software und verifizieren benötigte Editionen.
  2. Sie optimieren Ihre Betriebskosten, durch einen geringeren Support- & Schulungsaufwand. Sie reduzieren Wartungs- & Supportverträge und senken die Anzahl von Incidents durch einheitliche Patchlevel.
  3. Sie stellen Security sicher, z.B. durch die Übersicht nicht mehr supporteter Softwareprodukte. Sie erkennen unzulässige Software wie z.B. Spiele und profitieren von einer automatischen Analyse der installierten Patchlevel („Ist-zu-Verfügbar-Abgleich“)

Soviel zur Theorie. In der Praxis ist Software Portfolio Management leider nicht ganz so einfach und extrem aufwändig. Sie brauchen entsprechend Personal, das nicht nur Ihren Software-Bestand bis ins letzte Detail händisch erfasst, sondern sich auch mit den verschiedenen Eigenschaften (Software-Funktionen, Vertragsstrukturen usw.) auskennt, um diese zu kategorisieren und daraus strategische Entscheidungen abzuleiten.

Gutes Personal in dieser Branche ist aber leider schwer zu finden und darüber hinaus auch ein intensiver Kostenfaktor. Mit automatisierten Software Portfolio Management Werkzeugen kommen Sie meist um ein vielfaches günstiger. Je nach Umfang Ihres Software-Bestands können Sie sogar so viele Einsparpotenziale ermitteln, dass diese die Anfangsinvestitionen für Software Portfolio Management um ein vielfaches übersteigen.

Passende automatisierte Funktionen bietet Ihnen die COMPAREX Portfolio Management Plattform. Darin enthalten sind:
  1. Inventarisierung: Ein  Werkzeug, mit dem Sie Ihren Software-Bestand sowohl auf Clients-, als auch auf Servern ermitteln und katalogisieren können.
  2. Software-Erkennung: Eine automatisierte Veredlung der Inventarisierungs-Ergebnisse und Zuordnung (z.B. Version, Edition, Sprache, Lizenztyp, Kategorie, Funktion) Ihres Installationsbestands, die Ihnen Einsparpotenziale aufzeigen.

 

 

 

Wien, 27.01.2017

Bleiben Sie informiert!

Folgen Sie COMPAREX für regelmäßige Updates und Artikel!

 Folgen Sie uns auf LinkedIn

 Folgen Sie uns bei Xing

Kontaktieren Sie uns

Alexander Jentl

Alexander Jentl

Consultant Licencing, SAM and Compliance