V životě se občas něco pokazí. Předzvěsti katastrof jsou někdy tak nenápadné, že je možné je snadno přehlédnout, a pak nás zastihnou nepřipravené. Ale takové věci se zkrátka dějí. Nemůžeme předvídat všechno, že? To opravdu ne.

Příznaky blížící se bouře jsou na začátku většinou snadno přehlédnutelné, ale existují. Na obzoru se objevují malé šedé mráčky. Jemný větřík se pomalu přeměňuje ve vítr. Vzduch najednou houstne a vyvolává téměř klaustrofobní pocity. To všechno jsou velmi reálné příznaky toho, že se blíží atmosférický chaos.

Totéž se může dít v IT. Objevují se drobné příznaky nevyřešených problémů, které nám naznačují, že se nejspíš něco děje. V roce 2015 společnost IDC (International Data Corp) odhadla, že až 39 % instalovaného softwaru nemá odpovídající licenci, je nedostatečně využíváno, nadužíváno nebo zneužíváno. Dokonce na regulovaném trhu (banky, pojišťovny apod.) se jedná o značné procento – 25 %. Někteří IT ředitelé by se tak měli připravit na to, že zatmění slunce nastane poměrně brzo.

Počítač říká ne

Jak ale poznáte, že máte problémy s licencí? Jaká nenápadná předzvěst vám zaklepe na rameno jako první? Co vám naznačí, jestli máte ty otravné softwarové licence pod kontrolou?

Důrazný signál se často objeví, když do společnosti přijde nováček: AD účet – zařízeno, software Office – zařízeno, telefonní číslo – zařízeno, přístup k internetu – zařízeno, CRM software nainstalován? Objeví se protivné sdělení a říká něco o nedostačující licenci. Teď se můžete ptát sami sebe, proč nejsou obchodní jednotky schopné plánovat lépe? Tohle přece určitě někdo musel zahrnout do svého rozpočtu. Pociťujete rozčarování nespokojeného uživatele a následuje rychlý telefonát prodejci. Když počítač říká ne, měli byste se zaměřit na procesy správy licencí.

Myslím, že do lodi teče, kapitáne

Pak je tu ještě neprůhledný svět stínového IT. Může po vás někdo chtít, abyste kontrolovali každé jednotlivé zařízení? A koho vůbec napadlo zavést BYOD? Možná že ten malware nebo virus, který vnikl za firewall společnosti, je jenom jednorázová záležitost. Anebo je možné, že si někdo propašoval nelicencovaný software, který už rok vesele používá, aniž by si toho někdo všiml.

Množství nelicencovaného stínového softwaru vzrůstá extrémním tempem. Sdružení BSA odhaduje, že 26 % zaměstnanců na různá zařízení používaná v práci nainstaluje neschválený software. Pokud není software opatřen řádnou licenční smlouvou, je dost možné, že skrývá něco, bez čeho byste se opravdu mohli obejít. Úniky dat způsobené používáním nelicencovaného softwaru jsou bohužel realitou. Malware a spyware nalezený uvnitř systému společnosti vám říká něco jiného, než jen že někteří lidé jsou trochu nedbalí.

Prostě to přestalo fungovat

Dalším zásadním ukazatelem je, když něco prostě přestane fungovat. Uživatel je zmatený, ba dokonce dosti nešťastný. Koneckonců používal tuhle aplikaci na bázi Accessu někdy od dob dinosaurů. Když tu býval Honza, všechna kolečka se otáčela správně, ale ten odešel už před pár měsíci a teď... no teď by opravdu potřebovali, aby to zase všechno fungovalo. Je to pro jejich práci zásadní. Ale to jste přece věděli, ne?

Pracovník podpory se přižene, zběžně se na to podívá a zaskřípe zuby. Problém je, že licence vypršela. Honza to udržoval v provozu, protože licence celé ty roky kupoval ze svého rozpočtu. Kdo to mohl tušit? Vypadá to, že nikdo, a finanční ředitel se teď může zbláznit, protože jeho účetní oddělení má prý problém. Kdyby o tom býval někdo věděl, možná by bývalo možné tomu zabránit.

Zní to jako drahá záležitost

Některé známky toho, že své softwarové licence nemáme pod kontrolou, jsou ale o něco víc nápadné. Nečekaný audit SAP, IBM, Microsoftu nebo kohokoliv jiného, s kým jste se paktovali, odhalí pár znepokojujících skutečností. To může znamenat pár menších otravných meetingů prošpikovaných kompromisy, nebo propuknutí válečných bojů v plné síle.

Takže jste koupili „x“ licencí typu „A“, ale užíváte jich mnohem víc. Pár set tisíc a nikdo se nezblázní, ale – trvají na tom, aby automatické audity pokračovaly i nadále. Náklady na podporu a licence vás přijdou na zatraceně hodně peněz. Kdyby vaše firma prodávala software, určitě byste si došlápli na to, aby každý platil, co má.

Může být trochu trapné, že jste ve svém rozpočtu vlastně úplně nepočítali s náklady za to, co říkají, že používáte. Ale asi byste své licence zkrátka měli spravovat efektivněji. Jaké typy licencí že to vlastně máte? A co že to bylo ve smlouvě o jejich opětovném používání? Možná jste si mysleli, že to byla licence per seat a ne per server, a proč se to vlastně u tohohle konkrétního softwaru liší? Sečteno a podtrženo, prodejcům je jedno, že si nepřečtete ta malá písmenka, když jim od vás tečou zisky. Bohužel pro vás, vašemu finančnímu řediteli to nejspíš jedno nebude.

Máme tu něco nečekaného

Samozřejmě můžete mít pocit, že jste se zbavili podobných úzkostí tím, že jste většinu správy svého IT zadali externím firmám. Někdo jiný za vás zavádí aplikace a spravuje vaše systémy. Zjednodušuje vám to život a docela dobře to funguje. Počet uživatelů ve firmě stoupá a klesá. Lidé získávají přístup k aplikacím a zase o něj přicházejí, když odejdou z firmy. Je to přirozený koloběh pracovního života a vypadá to, že jsou všichni spokojení. Dokud na účetní oddělení nedorazí účet. Věděli jste o tom, že náklady na licence během posledního finančního roku raketově vystoupaly? Ne? Kdo přesně to měl na starost? Dokážete na tuhle otázku bez vytáček odpovědět, nebo to bylo sejde z očí, sejde z mysli?

Čím větší firma, tím je jednodušší ztratit přehled o tom, kdo co dělá a proč. Pracovníci podpory ne vždy mají čas na to, aby se zabývali licenčními smlouvami. Nečekaný účet za nadměrné užívání licencí může být signálem, že by bylo dobré spravovat užívání softwaru trochu pečlivěji.

Luštěte runy

Náznaky – někdy si jich všimneme, a někdy ne. Často si jich všimnout můžeme, když se podíváme pozorněji. Zkontrolovali byste aplikaci s předpovědí počasí, než naplánujete piknik, a ujistili byste se, že neskončíte ve stoje pod stromem a déšť vám nebude prosakovat tenkou letní bundičkou? Nebo máte možná rádi vzrušení a raději si zahrajete ruskou ruletu?

Softwarové licence jsou důležité. Stínové IT, neodpovídající a nedostatečné licence vás můžou stát peníze, reputaci a mnohem víc. Je důležité, abyste věděli, co máte, co používáte a co by tam opravdu být nemělo.

A pokud to nevíte, tak může být trochu zbytečné chodit za každým a ptát se, kdo přesně za to odpovídá, protože odpověď je jasná – vy.

Víme, že na velkém virtuálním seznamu úkolů spadají softwarové licence přirozeně do kategorie „důležité“ spíše než do kategorie „urgentní“. Proto se tak často odsouvají na další den.

Rozluštěte runy, naplánujte si, jak ochránit firmu. Je to mnohem méně ošemetné než hrát virtuální ruskou ruletu.

Autor článku

Tony Spruyt
SAM Service Manager

Váš názor nás zajímá

Máte komentář k tomuto článku? Sdílejte ho s námi.
 Napsat komentář

Kontaktujte nás