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Vom Jonglieren zum Ausbalancieren: So meistern Lizenzmanager ihren Praxisalltag noch besser

Lizenz…was? Wenn Sie nicht wissen, was genau ein Lizenzmanager im Praxisalltag tut, dann liegt das vor allem daran, dass diese Berufsbezeichnung noch recht jung ist. Tatsächlich gibt es eine Vielzahl an Tätigkeitsvarianten. Und das ist das große Problem. Lizenzmanagern fehlt es häufig an Zuordnung und klarer Aufgabenstruktur im eigenen Unternehmern. Dabei ist ihre Position heutzutage wichtiger denn je. Wir klären über die Zuständigkeit des Lizenzmanagements auf und beschreiben, welche Herausforderungen damit verbunden sind. Außerdem zeigen wir Lösungsansätze, wie Lizenzmanager im Praxisalltag trittsicher argumentieren können, um sich bei den Entscheidern zukünftig eher und effizienter zu platzieren.

Ein Blogbeitrag von Tanja Beau, Lizenzakademie

Warum das Lizenzmanagement so komplex und anspruchsvoll ist

Lizenzmanager befassen sich, wie der Name schon sagt, mit Softwarelizenzen. Grundlage hierfür bilden unter anderem das Urheberrecht, Produkt- und Lizenznutzungsrechte und Rahmenverträge. Virtualisierung und Cloud Computing haben das Thema stark verkompliziert und mit neuen bzw. weiteren Vertragsformen und deren komplexen Nutzungsrechten für Kunden noch schwieriger gemacht. Das heißt, dass viele Unternehmen keinen genauen Überblick über die Software und deren Lizenzen haben, die bei ihnen im Einsatz sind. Damit ist vielfach auch nicht klar:

  • Welche Risiken bestehen bei der Lizenzierung und dem Einsatz von Software?
  • Welche Punkte sind bei der Realisierung eines Lizenzmanagements zu beachten?
  • Welche Potentiale bietet ein Lizenzmanagement?
  • Wie ist eine SAM-Organisation aufgebaut?

Hier kommt nun der Lizenzmanager ins Spiel. Einfach gesagt verwaltet, plant und überwacht ein Lizenzmanager Softwarelizenzen und deren Nutzung. Das ist besonders dann wichtig, wenn sogenannte Audits anstehen. Das heißt, wenn Software-Hersteller überprüfen möchten, ob alles vorschriftsmäßig lizenziert und dokumentiert ist. Falls etwas fehllizenziert ist, kann dies dem Unternehmen im schlimmsten Fall eine Menge Geld kosten. Im umgekehrten Fall der Überlizenzierung kann es sein, dass das Unternehmen viel zu viel für Lizenzierung bezahlt hat und somit Geld verliert. Ein Lizenzmanager ist also notwendig, um genau das zu verhindern. 

Da Lizenzmanagement aber kein Lehrberuf ist, müssen Verantwortliche in der Regel nach dem Prinzip „learning by doing“ handeln. Oft übernehmen Lizenzmanager die Rolle auch zusätzlich zu ihrem ursprünglichen Job (z.B. im Einkauf oder der IT-Administration). Bei allem Engagement: Diese verbreitete Praxis stellt für den Lizenzmanager eine ziemlich wackelige Plattform dar. Hinzu kommt, dass er sich oftmals in einem komplexen Unternehmenskonstrukt aus unterschiedlichen, teils kollidierenden Interessen und Anforderungen befindet, die ihm die optimale Arbeit an dem Thema erschweren.

Mit welchen Herausforderungen ein Lizenzmanager oftmals kämpft

Ins kalte Wasser geworfen

Da es sich beim Lizenzmanagement um keinen Ausbildungsberuf handelt, werden die Mitarbeiter häufig in diese Rolle hineingeworfen. Teilweise auch sehr abrupt. Das hat zur Folge, dass sich die Lizenzmanager erst in die Thematik einfinden müssen, was mitunter lang dauern kann. Schließlich müssen sie genau wissen, welche Lizenzen welche rechtlichen Rahmenbedingungen haben, wann sie ablaufen usw. Lizenzmanager müssen also Strategien beherrschen, um diese Aufgaben zu bewältigen und Lösungsansätze für weitere Problemstellungen zu entwickeln.

Zu spät in Prozesse eingebunden

Lizenzmanager würden gern Software-Investitionen von Anfang bis Ende begleiten. Allerdings werden sie oft erst zu spät zu Rate gezogen. Die Entscheidung, welche Technologien eingesetzt werden, wurde meist bereits in der IT getroffen. Wenn dann der Lizenzmanager die Situation aus Lizenzsicht bewertet, verlängert das den Entscheidungsprozess, da er vielleicht eine andere Lösung für besser hält. Demzufolge wäre es optimal, Lizenzmanager schon bei der Investitionsplanung einzubeziehen, um die lizenzseitigen Kosten rechtzeitig in die Entscheidung mit einbeziehen zu können.

Fehlende Akzeptanz

Oftmals fehlt die Akzeptanz anderer Unternehmensbereiche. Dabei sind Lizenzmanager jedoch auf die Mitarbeit und Unterstützung anderer Abteilungen, wie beispielsweise IT, Einkauf, Personal, angewiesen. Diese können die Prozesse und Anforderungen der Lizenzmanager jedoch noch nicht immer nachvollziehen. Dadurch kommt es häufig zu Unstimmigkeiten. Auch der Nutzen, den ein professionelles Lizenzmanagement für die anderen Abteilungen haben kann, ist oft noch nicht bekannt.

Fehlende Austauschmöglichkeiten

Lizenzmanager sind oft Einzelkämpfer, die sich alleine im Unternehmen behaupten müssen. Dadurch fehlt die Möglichkeit, sich auszutauschen bzw. Feedback einzuholen. Sie müssen sich demnach eine selbständige und effektive Arbeitsweise aneignen.

Kaum strategische Einbindung

Neben dem hohen Anspruch im operativen Lizenzmanagement ist es zusätzlich ihre Aufgabe, das Thema auch strategisch in der Organisation zu platzieren. Das ist nötig, da die Prozesse und Effekte des Lizenzmanagements oft abteilungsübergreifend wirksam werden und  (vielleicht anders als die der Finance- oder Controllingabteilung) noch nicht vollständig etabliert und akzeptiert sind. Das ist unternehmenspolitisch oft problematisch.

Rein fachlich können wir den Lizenzmanagern bereits eine profunde Aus- und Weiterbildung bieten. Oft stoßen diese aber bei der operativen Umsetzung der nötigen Maßnahmen auf Probleme und Widerstände, denen sie mit den rein fachlichen Werkzeugen nicht beikommen können. Das führt zu Frustration beim Lizenzmanager und beim Unternehmen dazu, dass wertvolle Potentiale nicht erkannt und genutzt werden.   

Die Lösung: Wie können Lizenzmanager diese Herausforderungen meistern

Lizenzmanager können Argumentationstechniken und Auftreten so optimieren, dass sie ihr Wissen optimal nutzen, um ihr Anliegen bei den Entscheidern und wichtigen Prozessbeteiligten bestmöglich zu platzieren. Hierfür muss zunächst die individuelle Ist-Situation erfasst werden. Im Speziellen sollten die Faktoren identifiziert werden, die den Arbeitsprozess stören. Wenn das herausgefunden wurde, kann in die Zukunft geblickt werden. Frei nach dem Motto: Wie soll es denn eigentlich sein?

Um das Auftreten und die eigene Argumentationstechnik – sprich die Soft-Skills – zu verbessern, sind praktische Übungen wie z.B. Rollenspiele eine gute Lösung. Ziel dieser Techniken ist es, fördernde sowie hindernde Einstellungen und Verhaltensweisen bei sich und anderen zu identifizieren, um Ansatzpunkte für Veränderungen zu erkennen. Das macht natürlich nur Sinn, wenn eine Trainingsgruppe vorhanden ist, die auch entsprechend Feedback geben kann.

Eine weitere gute Methode ist der Austausch mit anderen Lizenzmanagern. Was sind deren Erfahrungen? Wo lagen deren Probleme? Wie konnten sie sich Awareness im Unternehmen verschaffen usw.? Diskussionen an dieser Stelle helfen Klarheit zu schaffen und Ideen anderer für sich selbst zu nutzen.

Sie wünschen sich professionelle Hilfe für den Praxisalltag eines Lizenzmanagers?

COMPAREX bietet Ihnen einen Workshop an, der auf Ihren Fähigkeiten und individuellen Tätigkeiten im Praxisalltag als Lizenzmanager aufbaut und sich vor allem auf das oben genannte Soft-Skill-Training fokussiert. Zusammen mit anderen Lizenzmanagern entwickeln Sie Strategien, die Ihnen helfen sich im Unternehmen zu platzieren oder Lösungsansätze für fachbezogene Probleme zu finden. In verschiedenen Trainings-Settings werden diese Ansätze ausprobiert und diskutiert, um Sie bestens auf den Arbeitsalltag vorzubereiten.

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Artikel vom:
31.05.2017

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Lizenzmanager

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