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SAP Change Management Trainings

6 Erfolgsfaktoren in SAP ERP-Trainingsprojekten

Die Einführung von SAP ERP birgt Risiken, die in der Vergangenheit häufig unterschätzt wurden. Die Frage, wer überhaupt in der Anwendung geschult werden muss, bildet dabei nur die Spitze des Eisberges. Manuela Stegerwald, Business Development Managerin der COMPAREX Akademie, verrät, worauf Sie bei der Planung eines SAP-Projektes im Bereich Training achten sollten.

Der Begriff ERP steht für Enterprise Ressource Planning und bezieht sich auf Softwarelösungen, die für die Planung und Verwaltung der Ressourcen eines Unternehmens entwickelt worden sind. Bei der Einführung einer entsprechenden Lösung kann allerdings einiges schiefgehen. Die Anwendungen des Herstellers SAP bilden da keine Ausnahme. Denn nicht nur die Endanwender müssen in der Nutzung der Lösung geschult werden. Das gilt ebenso für Key User und die Mitglieder des SAP-Projektteams. Deshalb braucht es einen speziellen Schulungsaufbau. Damit Ihr Trainingsprojekt erfolgreich verläuft, sollten Sie folgende 6 Faktoren beachten:

1. Machen Sie sich die Zusammensetzung des Projektteams bzw. der Projektgruppe bewusst!

Der Auftraggeber der Schulung muss einen Trainingsprojektleiter und die Key User aller projektrelevanten Funktionsbereiche (modulverantwortlich/prozessverantwortlich) definieren. Die Key User sind verantwortliche Mitarbeiter aller betroffenen Fachbereiche. Sie dienen innerhalb ihrer Abteilung als Multiplikatoren. Der Auftragnehmer hingegen muss einen Teilprojektleiter und je nach Projektgröße mehrere Modulverantwortliche (Mastertrainer) bereitstellen.

2. Stecken Sie ab, über welche Eigenschaften die Key User verfügen sollten!

Ideale Fachgruppenverantwortliche…

  • …müssen umfassende Kenntnisse über Geschäftsprozesse und Aufgaben der Fachabteilung besitzen, die sie repräsentieren.

  • …sind in der Lage, die Geschäftsprozesse der Fachabteilungen im Projekt zu vertreten, Probleme frühzeitig zu erkennen, zu formulieren und Lösungsansätze zu finden.

  • …besitzen in ihrer Fachabteilung ein hohes Maß an Akzeptanz, herausragendes Engagement und hohe Belastbarkeit.

  • …bieten darüber hinaus: Abstraktionsvermögen, Diplomatie, Organisationstalent und ein sicheres Auftreten gegenüber den Endanwendern.

3. Klären Sie, mit welchen Fragestellungen sich das Projektteam und die Key User befassen müssen!

Jedes Unternehmen stellt individuelle Anforderungen an den Trainingsprozess. Entsprechend ergeben sich auch unterschiedliche Fragestellungen. Wie kann der Know-How-Transfer zwischen Beratungshaus, Projektteam und Trainerteam sichergestellt werden? Müssen Trainer für kundenindividuelle Themen geschult und Schulungsunterlange angepasst oder neu erstellt werden? Und welche Tools werden dafür genutzt?

Die Beantwortung dieser Fragen liegt in der Verantwortung des Projektteams und der Key User, denn sie kennen das Unternehmen am besten. Sie können also auch sagen, welche Form der Wissensvermittlung sich für das Projekt am besten eignet: Frontalunterricht? Webinare? Oder eine Mischung aus beidem (Stichwort „Blended Learning“)?

Nicht zuletzt muss auch geklärt werden, in welchem Zeitraum die Endanwender geschult werden sollen. Drei Punkte müssen dabei beachtet werden:

  • Die Trainings dürfen nicht zu früh beginnen (Richtschnur: max. 2 Monate vor Go-Live).

  • Die Mitarbeiter müssen die Möglichkeit haben, die Schulungen auch innerhalb des vorgegeben Zeitfensters besuchen zu können.

  • Die Trainingsplanung muss mit Feiertagen und Ferienzeiten, individuellen Urlaubsplänen, Firmenevents und Messen etc. abgestimmt sein.

4. Schaffen Sie den Key Usern angemessene Arbeitsvoraussetzungen!

Die Key User benötigen für ein effektives Schulungsprojekt Vorgaben. Dazu gehört, dass Sie frühzeitig den Gesamtbauplan der SAP-Lösung erläutern. Auch Motivation spielt eine große Rolle. So ist ein klares und deutlich kommuniziertes Commitment der Unternehmensführung die Voraussetzung für die Motivation aller Projektbeteiligten. Sie muss den Key Usern außerdem den „Rücken freihalten“ und sie für den entsprechenden Zeitraum freistellen. Oder anders ausgedrückt: Projektmarketing und Change-Management müssen „von oben“ gesteuert werden.

5. Stellen Sie die Kompetenz der Projektleitung und Key User sicher!

Alle Beteiligten müssen für ihre Aufgaben im Projekt rechtzeitig und zielgerichtet ausgebildet werden. Dazu gehören zum Beispiel Management-Workshops, eine prozessorientierte Projektteam-Ausbildung sowie besondere Schulungen kleiner Gruppen, die bestimmte Themen vertiefen und die Schulungsteilnehmer spezialisieren.

6. Fokussieren Sie Projektmarketing und Change-Management!

Um die Motivation im Verlauf des Trainingsprojektes aufrechtzuhalten, sollten Sie die Projektarbeit im Sinne des Change-Managements transparent nach außen darstellen. Die Mitarbeiter müssen mit ins Boot geholt werden: Informieren Sie sie wiederholt über die geplanten und bereits realisierten Projektschritte. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass nur tatsächliche Inhalte dargestellt werden. Verkaufen Sie keine Märchen! Konkrete Mittel, die das Change-Management unterstützen können, sind: Projektzeitschrift, Rundmails und Infoveranstaltungen.

Was sind die Grundregeln des Erfolges aus Sicht der COMPAREX Akademie?

Mit Blick auf meine Arbeit kann ich Ihnen dieses Erfolgsrezept mit auf den Weg geben:

  • 30 Prozent des Erfolges machen die richtigen Werkzeuge aus, also Auswahl und Einsatz des richtigen Schulungssystems (Software + Hardware).

  • 30 Prozent werden dadurch bestimmt, die richtigen Werkzeuge richtig nutzen zu können. Projektbeteiligte müssen ausreichende und qualifizierte Schulungen zum richtigen Zeitpunkt in der richtigen Reihenfolge durchlaufen.

  • 40 Prozent macht das aus, was ein Unternehmen aus seinem System macht. Die richtigen Werkzeuge müssen für die richtigen Aufgaben eingesetzt werden.

Über all dem stehen ein effektives Projektmanagement bei der Einführung des Trainingsprojektes und die effektive Organisation aller Tätigkeiten.

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Artikel vom:
20.01.2015

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TAGS:
SAP, Schulung, Training

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