COMPAREX AG
Managed Services oder interne IT? Was ist günstiger?

Managed Services „Gewusst wie“ – Teil 3: Was ist günstiger: Managed Services oder interner Betrieb?

Do-it-yourself oder doch lieber Managed Services? Externe Dienstleister bieten Entlastung, Wettbewerbsvorteile und Kostenersparnisse durch das Outsourcen von IT-Bereichen. Nachdem wir im ersten Beitrag betrachtet haben, welche Services sich eignen und wie der Weg dahin aussehen kann und im zweiten Beitrag vorstellten, was einen guten Betrieb auszeichnet und auf welcher Basis die Bewertung erfolgen kann, wollen wir im dritten Blogbeitrag unserer Serie die Kosten eines Managed Services im Verhältnis zur internen IT diskutieren.

Ein Beitrag von Roland Walther, Service Line Manager Managed Service & Support

Einleitend möchte ich Ihnen zunächst einmal die aktuelle Situation im IT-Betrieb näher bringen:

  1. Der IT-Betrieb steht unter einem enormen Kostendruck. Es stellt einen Widerspruch dar, dass parallel dazu mehr Services bereitgestellt werden müssen.

  2. Aktuell erfolgt ein Wandel von einer IT, die Services zur Verfügung stellt, hin zur Business relevanten IT. Immer mehr IT-Budget liegt in den Fachbereichen, die folglich die Serviceanforderungen bestimmen. Der IT-Betrieb muss sich den Anforderungen der Fachbereiche anpassen und diese umsetzen (Anspruch an Flexibilität, Agilität und Skalierbarkeit) und sich damit wiederum mit den Cloud-Angeboten benchmarken lassen.

  3. Die Rolle der internen IT verändert sich von Run zum Plan und Build (Entwicklung zum internen IT-Berater)

Managed Services (MASE) als Antwort bzw. Lösung

Managed Services Provider sind auf einen effizienten Betrieb spezialisiert und können maßgeschneiderte Modelle anbieten:

  • Vor Ort oder Remote bzw. Mischform

  • Servicezeiten bis 24x7

  • Standardisierte Aufgaben durch Shared Service Center

Für die interne IT ist das nur schwer abbildbar (z.B. versetzte Arbeitszeiten, Vorhalten von redundantem Wissen).

Sind die Kosten für Managed Services geringer als eine interne IT?

Eine allgemeingültige Formel, um diese Frage zu beantworten, gibt es nicht. Daher ist es sinnvoll, Aspekte, die die IT-Betriebskosten in der heutigen Zeit beeinflussen, aufzugreifen, um eine Vergleichsbasis zwischen internen und externen Services erstellen zu können. Dabei stellt sich die Frage: kann die interne IT eigentlich alle relevanten Kosten für die Sicherstellung des Betriebs ermitteln? Beispiel Überstunden.

Des Weiteren sind Kosten alleine keine Basis für ein Benchmark. Berücksichtigt werden sollten vor allem die in den Services enthaltenen Leistungen.

Es ist nicht ganz einfach, Managed Services und internen Betrieb gegenüberzustellen.

Wie schafft man dennoch eine Vergleichsbasis zwischen internen IT-Kosten und Kosten für externen Managed Service?

Eine Möglichkeit ist es, die geplanten Tätigkeiten für den Managed Service den aktuellen internen Aufwänden gegenüber zu stellen und zu prüfen, ob alle Leistungen derzeit auch erbracht werden und in welcher Form (z.B. Dokumentation, Change Planung, Problem Management, Servicezeiten).

Da im Managed Service die Servicesteuerung beim Auftraggeber bleibt, ist dadurch nominell mit Mehrkosten zum internen IT-Betrieb zu rechnen. Hier muss geprüft werden, wie die Mehrwerte in die Kostengegenüberstellung einfließen können.

Die Effizienz des Betriebs hängt weniger von den administrativen Aufwänden ab, sondern mehr von Organisation und Reifegrad der Prozesse. Das kann bedeuten, dass externe Dienstleister mehr Aufwand haben, wenn Betriebsprozesse nicht transparent und durchgehend kommuniziert und umgesetzt sind.

Unbedingt in die Kostenbetrachtung einzubeziehen sind zudem:

  • Hebel für eine Effizienzsteigerung ist der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP). Dieser kann z.B. über eine Preisdegression erreicht werden (Dienstleister identifiziert Einsparpotenziale und setzt diese um). In Infrastrukturbetrieben ist eine Preisdegression von 2-5% pro Jahr realistisch.

  • Auch die Laufzeit des Vertrages beeinflusst den Preis. Die größten Potenziale ergeben sich bei langfristigen Vertragslaufzeiten (üblich sind 36 + 24 oder 48 + 12 Monate). Lange Laufzeiten sind eine zusätzliche Motivation zur Steigerung der Effizienz und damit zu Kosteneinsparungen (sowohl auf Seite des Auftraggebers als auch des Auftragnehmers).

Mehrwert von Managed Services in Bezug auf Cloud Services

Ein wesentlicher Grund für die Nutzung von Cloud Services ist die Realisierung von Einsparpotentialen. Managed Services können bei der Planung, Migration und beim Betrieb helfen, eine Kostensenkung zu erreichen. Mit Managed Services kann die Entwicklung und Etablierung von Standards und die Verschlankung von Prozessen enorm unterstützt werden (Effizienzgedanke) – was auch eine essentielle Voraussetzung für die Nutzung von Cloud Services ist.

  • MASE als Basisbereitstellung von IT-Services aus der Cloud

  • Mit MASE können Erfahrungen in der Bereitstellung und Nutzung von standardisierten IT-Services gewonnen werden, die für die Entscheidung und Auswahl eines Cloud-Szenarios sehr nützlich und hilfreich sind

  • Provider kann die Migration begleiten – Sicherstellung, dass ganzheitlicher Service während der Migration (Betrieb alt, Betrieb neu und Transformation) gewährleistet ist (Vermeidung von Risiken)

  • Kompetenz eines MASE-Providers ist effizienter Betrieb (Grundlage der Wirtschaftlichkeit) – diese Erfahrungen sind auch für Nutzung von Cloud Service wertvoll

  • Nutzung von Erfahrungen eines Providers, um Serviceentwicklung nicht von Grund auf anzugehen (Vorgehensmodelle, Risiken, Best Practice)

Zusammenfassung

Ein Kostenvergleich von Managed Services und internem Betrieb als Entscheidungsgrundlage ist nur dann realistisch, wenn alle Faktoren eines Managed-Services-Angebots den internen Kosten gegenübergestellt werden.

Der Aspekt Weiterentwicklung der Services in Richtung Standardisierung und Optimierung ist unbedingt zu berücksichtigen. Meiner Einschätzung nach ist ein Managed Service Provider in der Gesamtkostenbetrachtung spätestens in der Summe der Optionen „Betrieb und betriebsnahe Optimierungsprojekte“ günstiger als ein interner Betrieb. Verbunden mit den Mehrwerten zur Steigerung der Effizienz und Leistungsfähigkeit sollten Sie überlegen, inwieweit Sie dieses Betriebsmodell in Ihrem Unternehmen einsetzen können.

Haben Sie Interesse an Managed Services? Wollen Sie sich im Vorfeld über mögliche Kosten des Umstiegs informieren?

In unserem Service-Strukturierungsstrukturierungsworkshop erfassen wir bei Ihnen die Services für einen möglichen externen Betrieb und die dazugehörigen Rahmenbedingungen, die uns eine Basis liefern, die Kosten eines Managed Services und Ihres aktuell verwendeten Betriebsmodells gegenüberzustellen.

Mehr erfahren »

Wollen Sie noch mehr Details zum Thema Managed Services erfahren?

Nehmen Sie jetzt Kontakt zu unserem Experten auf. Er wird sie umfassend beraten.

Kontakt aufnehmen »

Unser Experte hat die wichtigsten Punkte der Kosten-Gegenüberstellung in einem Webcast stichwortartig für Sie zusammengefasst.

Vorschau Managed Services „Gewusst wie“ Teil 4

Im Teil 4 unserer Blogserie beleuchten wir die Veränderung der Rolle der internen IT hinsichtlich der Anforderungen der Anwender an die IT. Zudem werden wir Ihnen die Konsequenzen, die sich daraus ergeben, vorstellen. Zu guter Letzt betrachten wir die Verschiebung von IT-Budgets in die Fachbereiche, die Auswirkungen auf den IT-Betrieb sowie die sich in diesem Zusammenhang ergebenden Mehrwerte von Managed Services.

RSS-Feed RSS-Feed der Blogartikel-Rubrik „Managed Services“ über die Erscheinung des vierten Artikels der Reihe informieren.

Diesen Artikel teilen

Artikel vom:
23.02.2016

geschrieben von:

TAGS:
Interne IT, Managed Services

Thema:

Kommentieren sie diesen Artikel...

© COMPAREX AG
Zurück nach oben