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Best Practices beim Wechsel von IBM Notes/Domino zu Microsoft Outlook/Exchange

Ob bessere Verfügbarkeit, geringere Kosten oder bessere Supportbarkeit: Die Gründe für einen Wechsel zu Microsoft Outlook/Exchange sind vielfältig. Bei der Umstellung und Migration gilt es jedoch einige Aspekte zu beachten. Damit Ihnen der Übergang reibungslos gelingt, haben wir Ihnen hier die wichtigsten Tipps und Best Practices zusammengestellt.

Ein Blogbeitrag von Reinhold Ferk, Teamleiter On-Premises Solutions

Das sind die Gründe für einen Wechsel von IBM Notes zu Microsoft Exchange

Die Gründe, die unsere Kunden dazu bewegen die oftmals jahre- bzw. jahrzehntelang bewährten IBM Notes/Domino Strukturen abzulösen und auf Lösungen des Herstellers Microsoft zu setzen, sind vielschichtig. Häufig begegnen uns in unseren Projekten folgende Faktoren, die den Wechsel von IBM zu Microsoft im Bereich Messaging und E-Collaboration begründen:

  • Höheres Maß an Interoperabilität, höhere Stabilität und Supportbarkeit der Gesamt-IT-Infrastruktur auf Basis eines breiten Einsatzes von Lösungen aus dem Hause Microsoft.
  • Bessere Verfügbarkeit von Know-how durch ein breit angelegtes Partnernetzwerk des Herstellers sowie gute Verfügbarkeit von ausgebildetem und zertifiziertem Fachpersonal.
  • Geringe Kosten im Betrieb durch ein höheres Maß an Standardisierung und Vereinheitlichung der Technologien.
  • Geringere Kosten oder kaufmännisch bessere Einkaufskonditionen im Bereich der Lizenzbeschaffung.
  • Bessere Unterstützung mit Produkten und Services anderer Hersteller aufgrund der gegebenen Marktposition des Herstellers Microsoft.
  • Bessere Verfügbarkeit von Schnittstellen zur Integration von Drittherstellerprodukten und generelle Zukunftssicherheit mit klarer, langfristiger Produktstrategie.

Durch eine Notes/Domino Migration zu Microsoft Exchange (On-Premises oder in Office 365) profitieren Unternehmen von den Microsoft Messaging-Lösungen und der besseren Integration in andere bereits vorhandene Microsoft-Lösungen. Aber selbst wenn das Unternehmensmanagement grünes Licht für das Projekt gegeben hat und die Budgets vorliegen, kommt es häufig aufgrund der hohen Komplexität und den Herausforderungen, die das Vorhaben mit sich bringt zu einer zögerlichen Herangehensweise der betreffenden Verantwortlichen. Hinzu kommt der mit dem Wechsel des Herstellers verbundene Paradigmenwechsel und die oftmals hierdurch entstehenden Widerstände des unmittelbar betroffenen IT-Administrationspersonals, gelegentlich auch der Endnutzer.

Best Practices: So meistern Sie die Herausforderungen beim Wechsel zu Microsoft Exchange

Für die erfolgreiche Migration und Bewältigung der Herausforderungen muss somit Vielfältiges bedacht werden. Neben den technischen Herausforderungen ist es hier wichtig, Ängste und Bedenken der Mitarbeiter auszuräumen und so für einen reibungslosen Übergang zu sorgen. Im Folgenden haben wir für Sie die wichtigsten Tipps zusammengestellt und möchten die in Zusammenarbeit mit unserem Umsetzungspartner, holistic-net GmbH, entwickelte Herangehensweise vorstellen.

Detailliertes Assessment: Lernen Sie Ihre Ausgangssituation kennen

Wie in jedem Migrationsprojekt ist es für die Planung des Vorhabens essentiell, die Ausgangssituation und damit verbundene Anforderungen bzw. mögliche Risiken vorab zu kennen. Auf Basis der Erkenntnisse aus dem Assessment der Ist-Situation können die richtigen Entscheidungen bezüglich der Migrationsstrategie getroffen und damit der Grundstein für den Erfolg des Projekts gelegt werden.

COMPAREX und holistic-net unterstützen diese für den Gesamterfolg besonders wichtige Initialisierungsphase des Projekts mit eigenen, von unserem Partner holistic-net entwickelten Werkzeugen und Lösungen zur weitgehend automatisierten Erfassung der Notes/Domino Umgebung.

Mit dem Produkt holistic application management (ham) wird eine automatisierte Inventarisierung aller persönlichen Mailboxen, aller Funktionsmailboxen und Mail-In-Datenbanken vorgenommen. Im Rahmen der operativen Migration wird ham zum Projektsteuerungsinstrument, das durch die kontinuierliche Inventarisierung jeweils aktuelle Daten zum Bestand liefert. In ham laufen alle notwendigen technischen Informationen zusammen. Folgende Informationen zu den Mailboxen werden über die komplette Infrastruktur server- und domänenübergreifend gesammelt und kontinuierlich aktualisiert:

  • Anzahl der Mailboxen und deren Größen
  • Allgemeine Nutzungsinformation
  • Clustering
  • Administrative Qualität
  • Zuordnung zu Dokumenten im Domino Directory
  • Mapping zum Active Directory
  • Zugriffskontrolllisten
  • Zuordnung zu Templates
  • Analyse: Notes-verschlüsselte Mails in den Mailboxen
  • Prozess: Mail Decrypt
  • Analyse: Private Folder in den Mailboxen
  • Prozess: Konvertierung der private Folder in public Folder
  • Analyse: Kontakte in den Mailboxen
  • Analyse: Forwarding Settings

Alle oben genannten Fakten spielen eine Rolle in der Definition der Migrationsstrategie. Hinzu kommen weitere organisatorische und prozessuale Themen wie beispielsweise Anforderungen aus den Fachabteilungen, interne Notes/Domino basierende Prozesse und Workflows oder Themen zu Schulung der IT-Administratoren und Anwender.

Im Domino Directory werden Fakten zu den definierten Gruppen (Mailverteiler und Zugriffsgruppen, sofern migrationsrelevant) untersucht. Mit dem Tool holistic access & group check (hagc) wird die Konsistenz der Gruppendefinitionen geprüft, da diese wichtig für die Überführung der Gruppen in das Active Directory ist. Räume und Ressourcen werden auf Migrierbarkeit in das Active Directory geprüft. Routing und Kommunikation mit anderen IT-Systemen (Gateways) sind ebenfalls Bestandteil des Assessments. Abschließend ergibt sich ein Cleanup Bedarf bzw. ein Datenpflegebedarf im Vorfeld der Migration.

Eine Kernaufgabe in der Migration ist das eindeutige Mapping aller zu migrierenden User auf Accounts im Active Directory. Im Rahmen des Assessments wird ein Export der relevanten Daten in eine CSV-Datei erzeugt. Diese Daten werden auf die Dokumente im Domino Directory gemappt. Hieraus lassen sich erste Rückschlüsse auf den Cleanup- und Vorbereitungsbedarf im Active Directory bzw. im Domino Directory ziehen.

Die im Rahmen des Assessments erarbeiteten Materialien werden für die später folgenden Projektphasen aufbereitet und dienen als Ausgangsbasis für die Migrationsplanung und die Dimensionierung bzw. Planung der Microsoft-basierenden Zielumgebung (Microsoft Exchange Server ggf. je nach Anforderung zusätzlich Skype for Business und SharePoint Server). Auf Basis der Ergebnisse des Assessments können ggf. vorhandene Risiken identifiziert und Maßnahmen zum Management der Risiken frühzeitig eingeleitet werden. Nach Abschluss des Assessments können die im Rahmen der geplanten Migration entstehenden Aufwände beziffert und in hoher Güte abgeschätzt werden. So erarbeiten wir damit als Ergebnis eine unabhängige Projektgrundlage. Diese enthält eine Zusammenfassung der ermittelten Daten aus dem Assessment, dabei identifizierte Risiken und Realisierungsmöglichkeiten für die Migration von Notes/Domino nach Outlook/Exchange sowie ggf. weiteren Microsoft Lösungen. Darauf aufbauend können Unternehmen konsequent mit ihren eigenen Mitarbeitern eine Planung des Budgets, der zeitlichen Abläufe und der notwendigen Ressourcen verfolgen.

Manche Kunden benutzen Note lediglich als E-Mail-System. Notes Applikationen sind bei diesen Kunden nicht vorhanden. Eine Herausforderung im Projekt kann darin liegen, dass der Kunde neben dem Mailing auch eine mehr oder minder große und mehr oder minder komplexe Applikationslandschaft auf Basis Notes besitzt. Im ersten Schritt ist die Betriebsfähigkeit aller Applikationen unter dem Aspekt des Mail-Systemwechsels zu prüfen, im zweiten Schritt die Überführung der Applikationen und Workflows auf eine Microsoft Plattform oder eine andere Plattform. Oftmals kommt es hier zu längeren Übergangszeiten, in denen die IBM Plattform bis zur endgültigen Abschaltung weiter Bestand und in Teilen auch weiter genutzt wird. Dabei ist es häufig ein mittelfristiges Ziel, alle Applikationen auf eine andere Plattform, z.B. SharePoint zu migrieren. Die Machbarkeit einer solchen Portierung kann ebenso im Rahmen des Assessments geprüft werden. Dabei werden potentielle Migrationspfade und Aufwände pro Applikation spezifiziert.

Das Tool ham unseres Migrationspartners holistic-net liefert u.a. folgende Fakten zur Applikationslandschaft:

  • Komplette Inventarisierung aller Applikationen auf allen Servern in allen Domänen
  • Deployment Informationen
  • Informationen zu vorhandenen Volumina
  • Anzahl der Nutzer
  • Nutzungsfrequenz und Aktualität der Nutzung
  • Nutzung der Features einer Applikation
  • Design Komplexität
  • Zugriffsrechte sowie viele weitere Detailinformationen

Eine spezielle Problematik stellt Mail-Enablement in Notes Applikationen dar, da es möglicherweise nach einer Umstellung des Mail-Systems auf Outlook nicht mehr funktioniert. Generell ist zwar ein einfaches Outbound-SMTP-Mailing aus Applikationen nach einer Migration problemlos möglich, es sind aber viele Implementierungen mit direktem Zugriff auf die persönliche Notes-Mailbox des Users, auf Gruppenmailboxen oder Mail-In-Datenbanken bekannt, die nach einem Wechsel ohne Anpassung in der Implementierung nicht mehr funktionieren. Mit dem Tool holistic design scan (hds) werden diese Implementierungen identifiziert. Danach können Workarounds definiert werden. Mit dem Produkt holistic outlook bridge (hob) steht ein Tool zur Verfügung, das speziell auf diese Problemstellung zugeschnitten ist.

Big Bang oder Rollout: Wählen Sie die passende Migrationsstrategie

Grundsätzlich gibt es zwei Strategien. Einen Big Bang oder einen zeitlich gestreckten Rollout. Auf Basis der ermittelten Ausgangssituation, der Anforderungen des Unternehmens an die Umstellung und unserer Erfahrung lässt sich die jeweils richtige Strategie im Rahmen der Planungen festlegen.

Unter einem „Big Bang“ versteht man eine Migration, bei dem alle Mitarbeiter des gesamten Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt zum neuen System überführt werden. Üblicherweise erfolgt dies an einem Wochenende. Diese Vorgehensweise hat den Vorteil, dass alle Nutzer ab dem gleichen Zeitpunkt das neue System nutzen und alle Nutzer zur gleichen Zeit informiert und geschult werden können. Grundsätzlich hat eine Big Bang Migration Charme, da diese schnell und mit im Vergleich zum gestreckten Rollout geringeren Aufwänden durchgeführt werden kann. Aber oftmals ist dies aus technischen oder organisatorischen Gründen nicht möglich. Ein entscheidender Faktor ist oftmals die Situation, dass der Helpdesk nicht genügend Kapazität hat, um alle zu erwartenden Nutzeranfragen nach einer Big Bang Migration in einem adäquaten Rahmen zu beantworten.

Die zweite Möglichkeit in der Vorgehensweise ist ein zeitlich gestreckter Rollout, der in der Praxis der häufigste Migrationsansatz ist. In diesem Szenario erfolgt die Migration in Wellen. Es werden also Benutzergruppen zum Beispiel nach Lokation oder Organisationseinheit zusammengefasst und gemeinsam migriert. Dieser Vorgang wird in entsprechenden zeitlichen Intervallen wiederholt bis alle Be-nutzer in ihrer Welle umgestellt sind. Die Vorteile dieser Variante sind, dass das Unternehmensnetzwerk nicht mit großen Datenvolumen belastet wird, Fehlerquellen inkrementell erkannt und behoben werden können und die Belastung für die IT-Abteilung besser gesteuert werden kann. Bei einer zeitlich gestreckten Migration kommt es zu einer Koexistenz des alten und neuen Systems. Neben eigenen Werkzeugen des Partners holistic-net setzen wir zur technischen Umsetzung der Migration auf die bewährten Migrationswerkzeuge des Herstellers Quest. Hierbei ist eine Migration zu einer lokal im Rechenzentrum des Kunden aufgebauten Microsoft Plattform (On-Premises) oder auch in Richtung der von Microsoft angebotenen Cloud Lösungen (z.B. Exchange Online/Office365) möglich.

Transparenz und Schulung: Holen Sie die Mitarbeiter ins Boot

Die interne Kommunikation des Vorhabens und die Einbindung aller Mitarbeiter ist ein oft unterschätztes Thema. Diese rechtzeitig einzubinden und Anwender wie auch das betreffende IT-Personal in die Transition mitzunehmen, ist ein wesentlicher Baustein für den Projekterfolg und die gelungene Einführung der neuen Technologien. Wenn die Anwender verstehen, warum ein neues System eingeführt wird und welche Vorteile sich in ihrer täglichen Arbeit ergeben, sind sie auch bereit, die Veränderung mitzutragen und so langfristig auch im Betrieb den damit verbundenen Mehrwert effektiv zu nutzen.

COMPAREX und holistic-net können im Bereich der Mitarbeiter-Schulung und zur Kommunikation des Vorhabens im Unternehmen unterstützen. Über die COMPAREX Akademie bieten wir ein breites Spektrum an zum Teil für den Umstieg von IBM Notes hin zur Microsoft Plattform angepassten Schu-lungen an. Das Portfolio reicht hier von Outlook Benutzerschulungen, über Schulungen für Administratoren bis hin zu neuen Lernmethoden (eLearning, Office Lernwelten des Herstellers Soluzione etc.).

Ebenso kann individuell an die Anforderungen des Unternehmens angepasst bei dem Umstieg und der besonders intensiven Phase der Umstellung sowie darüber hinaus im Bereich des Helpdesks und der Administration durch Angebote aus dem COMPAREX Operational Support und Managed Service Bereich unterstützt werden.

Lokale Mailarchive und Co: Machen Sie sich auf typische Herausforderungen bei der Ablösung von IBM Notes Plattformen gefasst

Auf Basis unserer Erfahrungen aus einer stattlichen Anzahl an durchgeführten Migrationsprojekten haben sich typische und wiederkehrende Herausforderungen herauskristallisiert, zu denen wir entsprechende Lösungen und Antworten entwickelt haben. Dies ist u. a. folgendes:

  • Lokale Mailarchive: Diese Daten liegen nicht zentral auf den Domino-Servern ab. Im Zuge der Planungen müssen hierzu organisatorische und/oder technische Maßnahmen berücksichtigt werden, sollten lokale Notes Mailarchive migriert werden sollen.
  • Extern verschlüsselte E-Mails: Für einzelne Anwender besteht beispielsweise die Option, das Verschlüsselungsverfahren PGP zu verwenden. Diese E-Mails können von Exchange/Outlook bzw. vom Migrationswerkzeug nicht entschlüsselt werden und sind zunächst nicht migrierbar.
  • Intern verschlüsselte E-Mails: Ggf. intern verschlüsselte E-Mails können von Exchange/Outlook nicht entschlüsselt werden. Diese E-Mails können von Exchange/Outlook bzw. vom Migrationswerkzeug nicht entschlüsselt werden und sind zunächst nicht migrierbar. Wir bieten Verfahren, um die verschlüsselten Mails für die Migration vorab zu decrypten.
  • Ordnertyp „Privat“: Anwender können unter Notes Ordner vom Typ „Privat“ erstellen. Die Inhalte selbst werden zwar migriert, die Zuordnung zu diesen „privaten“ Ordnern aber nicht.  Nach einer vorab durchzuführenden Konvertierung können sie migriert werden.
  • Backup Zeitfenster: Bestehende Backup-Jobs können die Migrationsjobs unterbrechen oder stark verlängern.
  • Quell-Systeme: Die Performance der Quell-Systeme kann zu nicht kalkulierbaren „Bottlenecks“ führen.
  • Netzwerkbandbreiten zu anderen Standorten: Die Standorte verfügen über unzuverlässige WAN-Strecken mit geringer Bandbreite, die negativen Einfluss auf das Migrationsgeschehen haben.
  • Daten- bzw. Datenbank-Inkonsistenzen: Nicht feststellbare Inkonsistenzen können im Migrationsverlauf zu Problemen führen. Diese werden vorab im Assessment erkannt und können somit vorab adressiert werden.

Typischer Projektablauf

Folgende Grafik gibt den von uns standardisierten Projektverlauf einer Umstellung von Notes/Domino zu Outlook/Exchange wieder. Je nach Anforderung kommen weitere Arbeitspakete zu den Themen Applikationsablösung, Skype for Business oder SharePoint hinzu.


 Grafik: Vorgehensmodell für Wechsel zu Microsoft Exchange
Quelle: COMPAREX

COMPAREX stellt Ihnen ein kompetentes Projektteam zur Seite, das Erfahrungen nach unseren eigenen „Best Practices“ in diversen Kundenprojekten erfolgreich umgesetzt hat. Gemeinsam mit unserem langjährigen Partner holistic-net bieten wir sehr weitreichendes Know-how und eigene Tools an.  Für die bevorstehende Migration nutzen wir den Quest Migrator for Notes to Exchange.

Durch die weitreichende Erfahrung unseres Partners holistic-net GmbH als IBM Premium-Partner im Bereich Messaging und Collaboration und der COMPAREX als offizieller Microsoft Cloud Accelerate Partner mit 13 Gold und 10 Silber Partner-Network-Kompetenzen (Platz 5 der 50 bedeutendsten Microsoft Partner weltweit) bieten wir eine einzigartige Kombination von Kompetenzen für Ihr Projekt. Unsere Partnerschaft mit der holistic-net GmbH hat zur reibungslosen Einführung von Exchange und der Migration auf Outlook in unterschiedlichsten Kundensituationen erfolgreich beigetragen.

Wie wünschen sich weitere Informationen?

Hier finden Sie alles Wissenswerte zu Microsoft Office 365 Business & Enterprise.

Alles zu Office 365 im Überblick

 

Sie haben weitere Fragen? Sprechen Sie uns gern an.

COMPAREX AG

Felix Welz-Temming
Leiter Professional Services Sales

Baierbrunner Straße 15
81379 München
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+49 89 /57930502

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Artikel vom:
07.12.2017

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Exchange, Microsoft

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