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Schatten-IT vs. Datensicherheit: So teilen Sie große Datenmengen im Unternehmen (Header)

Schatten-IT vs. Datensicherheit: So teilen Sie große Datenmengen im Unternehmen

Datensicherheit und der richtige Umgang mit sensiblen projektspezifischen Informationen sind ein heikles Thema. Insbesondere große Datenmengen, die während eines Projektes schnell zugänglich gemacht, geteilt und versendet werden, stellen viele Unternehmen vor große Herausforderungen. Ein Wildwuchs an Schatten-IT über Dropbox, WhatsApp oder andere Tools sind die Folge. Mit Office 365 und OneDrive for Business verschwinden Ihre Sorgenfalten. Wir zeigen Ihnen, wie Ihre Projektteams jederzeit sicher, kontrolliert und zielführend gemeinsam arbeiten – von überall.

Ein Blogbeitrag der COMPAREX Redaktion

Zum Kopf schütteln – der Umgang mit sensiblen Daten

Neulich saßen Sie gemeinsam mit Kollegen beim Mittagstisch. Einer berichtete Ihnen stolz, dass er ganz ohne IT-Unterstützung vertrauliche Daten an einen anderen Mitarbeiter verschicken konnte, obwohl das Dokument viel zu groß für den E-Mail-Versand über den Server des Unternehmens war. Hierfür hat er einfach ohne Rückfrage ein Online-Tool genutzt – und dabei völlig außer Acht gelassen, was mit den sensiblen Daten passiert und wo sie gespeichert werden. Solche oder ähnliche Momente sind es, die Sie fast jeden Tag dazu bringen, mit dem Kopf zu schütteln. Verständlich.

Mitarbeiter behindern „proaktiv“ die Sicherheit von Informationen und den Schutz von Daten

Mitarbeiter verschiedener weltweiter Standorte oder von kooperierenden Unternehmen müssen häufig untereinander schnell und unkompliziert Dateien austauschen. Das funktioniert oft wegen zu großer Datenmengen nicht über E-Mail. Meist wird in solchen Fällen nicht lange nachgefragt und einfach selbst „proaktiv“ entschieden. Was in manchen Fällen gewünscht und gefördert wird, ist in dieser Situation kontraproduktiv, da sich auf diese Weise eine „Schatten-IT“ entwickelt, die Ihnen als IT-Manager in Sachen Sicherheit und Datenschutz die Schweißperlen ins Gesicht treibt. Besser wäre es für Ihr Unternehmen, wenn Kollegen und Mitarbeiter gar nicht in die Verlegenheit kämen, sich alternative Wege für die tägliche Zusammenarbeit suchen zu müssen. Ein einziges Dokument an zentraler Stelle, mit definierten Freigaben, ohne lästiges Hin und Her als E-Mail-Anhang: OneDrive for Business trifft diese Bedürfnisse sehr genau.

Sicheres Speichern, Synchronisieren und Teilen von Dokumenten – OneDrive for Business

Egal wo sich Ihre Mitarbeiter befinden und egal welches Gerät sie gerade nutzen – mit OneDrive for Business halten Sie alle auf dem aktuellsten Stand und auf der gleichen Seite. Teams können gemeinsam an Dokumenten arbeiten, mit Partnern Berichte austauschen oder mit Kunden kommunizieren. Ihre Vorteile:

  • Überall gemeinsam am aktuellsten Dokument arbeiten
  • Datensicherheit und Freigaben direkt kontrollieren
  • Unabhängig von Gerät und Plattform auf Daten zugreifen
  • Mit einem Account alle Standorte verwalten
  • Bis zu 5 Terabytes OneDrive-Speicher pro Benutzer

Alle arbeiten an derselben Datei – und zwar an der aktuellsten

Sie ermöglichen mit OneDrive, dass alle relevanten Personen innerhalb eines Projektes gleichzeitig an derselben Datei arbeiten und zudem Änderungen in Echtzeit verfolgen können. Und noch etwas: Ihre Mitarbeiter müssen hierfür noch nicht mal am Schreibtisch sitzen. Dateien überprüfen, korrigieren und ergänzen geht online und offline. OneDrive erlaubt es, Dateien zu speichern, für andere Personen freizugeben und diese Dateien mit Ihrem Rechner zu synchronisieren sowie offline verfügbar zu haben. Unüberschaubare Dateiversionen auf USB-Sticks und in E-Mail-Konversationen sind ab diesem Zeitpunkt passé.

Jederzeit. Überall. Aktuell. Sicher. Cloud statt On-Premises

Als Online-Speicher für Unternehmen ist OneDrive for Business essenzieller Teil von Office 365. Sie haben jederzeit von überall Zugriff auf die aktuellen, synchronisierten Daten, die Sie zuverlässig und sicher auf mehreren Geräten gemeinsam nutzen können. Stellen Sie Dateien auf dem Desktop, Handy oder Tablet bereit, egal wo Sie sich gerade befinden. OneDrive ist der Ort, an dem Ihre Mitarbeiter alle digitalen Arbeitsmaterialien sicher ablegen.

Sicherheit statt Sorgenfalten – Funktionalität und Kontrolle statt Filehosting und Filesharing

Funktionsumfang ist der eine Aspekt, Kontrolle ist der andere. Kein Filehosting- oder Filesharing-Dienst kann dies abbilden. Aus Unternehmenssicht haben diese Dienste entscheidende Nachteile: Dateien auf unbekannten Servern und fehlende direkte Kontrollmöglichkeiten durch Ihr Unternehmen. Sollte beispielsweise ein Mitarbeiter den Zugang vergessen oder verlieren, können Sie diesen nicht zentral sperren. OneDrive for Business gibt Ihnen die Kontrolle. Endlich Sicherheit statt Sorgenfalten.

Mit einem Account alle Daten Ihrer weltweiten Standorte verwalten

Ein Feature von OneDrive for Business hat es in sich. Es erleichtert das globale Arbeiten. Regionale, branchenspezifische oder organisatorische Anforderungen an die Datenverwaltung sind darin gelöst. Mit Multi-Geo ist es einem einzelnen Account möglich, über mehrere Office 365 Datenzentren zu verfügen. Benutzerdaten lassen sich hierüber in ausgewählten Regionen speichern. Einfach gesagt: Ein Account reicht, um alle regionalen Standorte zu verwalten.

Bis zu 5 Terabytes für jeden Benutzer

Für Abonnements mit fünf oder mehr Benutzern erhalten Sie eine Anfangskapazität von 5 TB OneDrive-Speicher. Bei Abonnements mit weniger als fünf Benutzern stehen jeweils 1 TB OneDrive-Speicher zur Verfügung.

Mehr dazu im Beitrag „Warum es derzeit keine Alternative zu OneDrive for Business gibt.“

Sie wünschen sich mehr Informationen zu Schatten-IT & Kollaboration?

Erfahren Sie alles über unsere Initiative „Modern Workplace“, wie Sie mit Office 365 die Datensicherheit in Ihrem Unternehmen gewährleisten und Schatten-IT vermeiden.

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Artikel vom:
18.01.2018

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TAGS:
Microsoft, Modern Workplace

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