COMPAREX AG
Office 365: So gelingt der digitale Transformationsprozess (Header)

Office 365: So gelingt der digitale Transformationsprozess

Wer als Unternehmen in der heutigen digitalen Welt erfolgreich sein will, muss schnell, agil und innovativ sein. Dies betrifft sowohl die Mitarbeiter als auch die damit verbundenen Geschäftsmodelle und -prozesse. Damit dies gelingt und letztendlich die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens sichergestellt werden kann, bedarf es einer grundsätzlichen Weichenstellung im Unternehmen. Auf der einen Seite muss die schnelle Handlungsfähigkeit sichergestellt werden, auf der anderen Seite der Dynamik der digitalen Welt Rechnung getragen werden. Das erfordert neue agile Formen der Führung und Zusammenarbeit im Unternehmen. Dieser Beitrag erklärt, wie der Change-Prozess mit Hilfe von Office 365 als „Best-of-Suite“-Ansatz gelingt.

Ein Blogbeitrag von Thino Ullmann, Senior Technical Presales Executive

Was bedeutet der digitale Change-Prozess für die IT und die genutzten Tools? 

Aber was bedeutet dieser kontinuierliche Veränderungsprozess für die IT-Abteilungen und die darüber bereitgestellten Lösungen? Statt wie bisher auf „Best-of-Breed“-Lösungen zu setzen, geht es um ganzheitliche Ansätze nach dem „Best-of-Suite“-Konzept, so dass sich der kontinuierliche Change-Prozess auf wenige Hersteller und Tool-Sets beschränken lässt. Ziel ist es, Geschäftsmodelle und Prozesse schneller und einfacher zu gestalten, damit der Fokus auf dem eigentlichen Geschäftsmodell liegen kann, statt auf dem Betrieb der IT-Infrastruktur.

Best-of-Suite: Wie Office 365 den digitalen Change-Prozess unterstützt

Die Office 365 Produktfamilie bietet hier einen guten Lösungsansatz. Office 365 ist weitaus mehr als die klassisch bekannten Microsoft Produkte wie beispielsweise Office ProPlus, Exchange und SharePoint Online.  Sämtliche Tools und Apps von Office 365 sind darauf ausgerichtet, die Zusammenarbeit unter Mitarbeitern, Kollegen und Partnern zu vereinfachen, indem alle Beteiligten orts- und device-unabhängig miteinander kommunizieren sowie auf relevante Daten und Informationen zugreifen können. Die folgende Grafik veranschaulicht dies sehr gut.

Überblick Office 365 Tools

Abb. 1: Überblick Office 365 Tools, Quelle: icansharepoint.com

On Top: Subprodukte der Office 365 Suiten am Beispiel von Microsoft Teams

Abhängig von der jeweiligen Art der Lizenzierung enthalten die Office 365 Suiten Subprodukte, die sich nicht einzeln, sondern nur innerhalb einer Suite lizenzieren und nutzen lassen. Ein sehr gutes Beispiel hierfür ist Microsoft Office 365 Teams. Teams kann im Rahmen der folgenden Lizenzen verwendet, aber nicht einzeln erworben werden.

  • Business Essentials
  • Business Premium
  • Enterprise E1, E3 oder E5
  • Enterprise E4 (für Benutzer, die diesen Plan vor seiner Einstellung erworben haben)

Aus technologischer Sicht betrachtet vereint Office 365 Teams die Office 365 Einzelprodukte bzw. bündelt diese an einem zentralen Arbeitsort für den Benutzer und reichert diese beispielsweise mit weiteren Funktionen wie einem Chat an. Einfach ausgedrückt ist Teams der zentrale Anlaufpunkt für Arbeitsgruppen. Die folgende Grafik veranschaulicht die Zusammenhänge von Microsoft Teams und die Abhängigkeit zu den Einzelprodukten.

 Collaboration Möglichkeiten von Office 365, Quelle: icansharepoint.com
Abb. 2: Die Collaboration Möglichkeiten von Office 365, Quelle: icansharepoint.com

Sie möchten mehr über die Vorteile von Microsoft Teams erfahren?

In unserem Beitrag „Herausforderung angenommen: Microsoft Teams als Alternative zu Slack, Hipchat und Samepage“ erfahren Sie alles über das Collaboration-Tool und wie Sie damit die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Partnern vereinfachen können.

Microsoft Teams im Detail

 

Step by Step: Diese vorbereitenden Schritte braucht der Best-of-Suite-Ansatz

1. Ermitteln Sie Überschneidungen Ihrer bisherigen Produkte mit den Office 365 Tools

Damit die Mehrwerte aus den unterschiedlichen Microsoft Office 365 Lizenz-Modellen umfänglich genutzt werden können, ist es wichtig, die bestehende unternehmenseigene IT-Landschaft im Hinblick auf Überschneidungen der Lösungen zu Office 365 zu analysieren.  Nur so kann der Wechsel vom „Best-of-Breed“-Modell auf ein „Best-of-Suite“-Modell gelingen.

 Beispiel einer Analyse der Collaboration-Tools, Quelle: digital-brainzoom.de
Abb. 3: Beispiel einer Analyse der Collaboration-Tools, Quelle: digital-brainzoom.de

2. Analysieren Sie Ihr bestehendes Software Portfolio

Dieser Step muss Hand in Hand mit der Analyse des bestehenden Software Portfolios erfolgen.

 Beispiel eines ersten Überblicks zum Thema Software Portfolio Gruppierung, Quelle: digital-brainzoom.de
Abb. 4: Beispiel eines ersten Überblicks zum Thema Software Portfolio Gruppierung anhand der Aspekte: Installiert/ Bedarf/ Lizenziert, Quelle: digital-brainzoom.de

3. Identifizieren Sie die betreffenden Mitarbeiter-Gruppen

Nach Abschluss dieser vorbereitenden Schritte ist es wichtig, die entsprechenden Mitarbeiter-Gruppen im Unternehmen zu identifizieren. Ziel dieser Vorgehensweise sollte es sein, die Lösungen bzw. Technologien anhand des tatsächlichen Bedarfs zu beschaffen und nicht nach dem Prinzip: „one license fits all“! Die folgende Grafik veranschaulicht dieses Vorgehen anhand des Beispiels eines Krankenhauses.
 

Beispiel der Analyse der relevanten Mitarbeiter-Gruppen für Collaboration-Tools, Quelle: digital-brainzoom.de

Abb. 5: Beispiel der Analyse der relevanten Mitarbeiter-Gruppen für Collaboration-Tools, Quelle: digital-brainzoom.de

Erst wenn all diese Schritte erfolgreich abgeschlossen wurden, kann das Deployment im Unternehmen erfolgen und die Lizenzen beschafft werden.

 

Sie wünschen sich detaillierte Informationen oder eine persönliche Beratung zu Office 365?

Welche Vorteile bringt Ihnen Office 365? Welche Business und Enterprise Pläne gibt es? Wie erfolgt die Migration? Erfahren Sie alles Wissenswerte zu Office 365 auf unserer Überblicksseite. Wenn Sie darüber hinaus eine persönliche Beratung wünschen, scheuen Sie sich nicht, unsere Experten zu kontaktieren. Wir helfen Ihnen gern!

Office 365 im Überblick

Diesen Artikel teilen

Artikel vom:
05.12.2017

geschrieben von:

TAGS:
Digitalisierung, Office 365

Thema:

Kommentieren sie diesen Artikel...

© COMPAREX AG
Zurück nach oben