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Interview: Warum apetito auf Exchange Online mit Office 365 setzt

Office 365 hat derzeit bei vielen Unternehmen eine hohe Relevanz. Aber welche genauen Beweggründe und Vorstellungen haben Kunden, wenn sie sich für dieses Produkt entscheiden? Ein COMPAREX Kunde gewährte Einblicke in die Hintergründe seiner Entscheidung. So sprachen wir mit Norman Brand, CIO der apetito AG, einem international agierenden Unternehmen aus der Lebensmittelindustrie, über seine Motivation, Erwartungen und die interne Kommunikation zu Office 365.

Ein Blogbeitrag der COMPAREX Redaktion

Die Motivation für Office 365 und der Einfluss auf die IT-Strategie von apetito

Redaktion: Herr Brand, Sie sind CIO der apetito AG. Welche Motivation hatten Sie, Ihre IT-Infrastruktur entscheidend zu erneuern und auf Office 365 umzustellen?   

Norman Brand: Das ist einerseits einem sachlichen Zwang entsprungen, andererseits natürlich auch der Tatsache geschuldet, dass wir als IT und damit auch als Impulsgeber für die Digitalisierung einen Beitrag zur selbigen liefern wollen. Wissen Sie, allerorten wird über Digitalisierung gesprochen und wir können und wollen unsere Mitarbeiter im Vertrieb, die flexibel unterwegs sein müssen, nicht länger mit On-Premise-Versionen ausstatten. Diese müssen heutzutage von überall auf sämtliche ihrer Daten zugreifen können. Und wir fühlen uns auch als Impulsgeber. Auf der anderen Seite steht natürlich auch ein ganz klarer sachlicher Zwang in Form von Kostenersparnis, in Form von Verschlankung der IT und der damit verbundenen Prozesse im Vordergrund, ja. Das war die Motivation.

Redaktion: Und haben Sie Mitarbeiter, also Ihre Anwender, auf „diese spannende Reise“ mitnehmen können?

Norman Brand: Klar, wir haben eine wirkliche Awareness-Kampagne gestartet. Wir haben in regelmäßiger Frequenz unsere Anwender darauf vorbereitet und dabei natürlich nicht die Big-Bang-Variante gewählt, sondern wir haben uns einzelne Betriebseinheiten Stück für Stück auf den Fahrplan geschrieben, die wir dann entsprechend auf Office 365 gehoben haben.

Redaktion: Welche Rolle spielt die IT-Strategie generell für Sie in Ihrem Business-Kontext?

Norman Brand: Also, betrachten wir das doch mal aus der Astralperspektive. Erste Perspektive ist natürlich die Kundenperspektive. Da hat apetito sich die Digitalisierung als primäre Ziellinie in die Unternehmensstrategie hineingeschrieben. Und das wiederum beeinflusst natürlich die IT-Strategie, weil es unser Ziel ist, 2017 als „Enabler“ zu agieren. Also muss die IT den Anspruch erfüllen, die Digitalisierung nicht zu behindern, sondern eher im Umkehrschluss dafür die Funktion des „Enablers“ einzunehmen und die ganzen entstehenden Handlungsstränge entsprechend zu begünstigen.

Und ein Beitrag dafür war eben, unsere Prozesse in der IT zu flexibilisieren. Das betraf zum einen den technischen Betrieb, alle unsere Anlagen und unsere Server-Infrastruktur. Das betraf aber auch die Admin-Prozesse, nämlich mit dem Anspruch, selbige zu verschlanken. Hierfür war Office 365 ein wirklich gutes Mittel, was uns einerseits erlaubt hat, ja, Services aus der Cloud und per Knopfdruck zu bekommen, andererseits – ich erwähnte es gerade, wir sind hier ein mittelständisches Unternehmen und Kosteneffizienz ist immer ein sehr hohes Ziel, was hier quer über alle Geschäftseinheiten verfolgt wird.

Insofern hat mir Office 365 auch Kostenersparnisse eingetragen, die wir natürlich sehr gerne mitgenommen haben und es hat mir auch eine viel bessere Administration von so einem Kostenapparat ermöglicht. Denn ich lege natürlich mit meinem BWL-Hintergrund sehr viel Wert drauf, dass wir auch schlank und effizient arbeiten.

Die Verbesserungen im Unternehmen durch Office 365

Redaktion: Stichwort effizient...wie wirkt sich die neu gewonnene Effizienz denn jetzt unmittelbar aus? 

Norman Brand:  Wenn man dieses ganze Thema mit der Kundenbrille bewerten soll: Es interessiert heutzutage den internen Kunden überhaupt nicht mehr, dass bei der Anforderung eines neuen Webshops die IT ihm erstmal umständlich erklären muss: So, ich habe einen Server, den muss ich kaufen, dafür muss ich eine Lizenz bestellen etc pp. Das muss heute – aufgrund der Tatsache, dass wir hier auch diesen Faktor Time-to-Market berücksichtigen wollen – flexibel und skalierbar sein. Wenn ein interner Kunde eine neue Anforderung anvisiert, dann ist die IT aufgefordert, ihm binnen einer Woche eine erste Indikation hinsichtlich des Kostenapparates zu geben, und zwar sowohl für die Implementierung als auch für die laufenden Kosten. All diese Informationen fließen in meinen Business-Case ein und da ist Office 365 eben hochgradig skalierbar und von daher hochgradig akzeptiert.

Das war die Kundenperspektive. Aus Sicht der IT, also aus operativer Sicht, muss ich natürlich ganz klar sagen: Office 365 ist einfach zu handhaben. Wir sparen uns dadurch mindestens eine halbe Ressource ein, wenn nicht sogar mehr und die kann sich neuen Projekten oder anderen Aufgaben widmen, die am Ende des Tages in sämtlichen Formen und sämtlichen Ausprägungen mit der Digitalisierung zusammenhängt.

Also zusammenfassend ist zu sagen, Office 365 ist ein wesentlicher Faktor, um bei uns die Digitalisierung in Gang zu setzen. Sowohl für unsere internen Kunden als auch natürlich aus der IT-spezifischen Perspektive. Darüber hinaus, in der Usability profitieren gerade unsere vertriebsaffinen Mitarbeiter davon, dass sie in Kombination mit neuen mobilen Endgeräten aufgrund der großen Flexibilität mit O365 viel besser ihre Vertriebstermine wahrnehmen können. Eine konkrete Rückmeldung aus unserem Vertrieb ist zum Beispiel, dass es bei unseren Kunden äußerst positiv wahrgenommen wird, dass ein apetito Mitarbeiter kommt, der sein Surface-Gerät schnell aufklappt, Notizen über den Gesprächsverlauf aufzeichnet und im Nachgang das Dokument dem Kunden zur Verfügung stellt. Das heißt, wir haben schon in der Außendarstellung dank dieser neuen Technologie wirklich Zuspruch erfahren.

Insgesamt ist Office 365 auch eine Erleichterung für unseren täglichen Betrieb. Viele Kollegen unseres Hauses, die auf Dienstreise sind, empfinden das als große Arbeitserleichterung. Deswegen kann ich auch durchaus die Feststellung unterschreiben, dass wir diese drei genannten Gebiete mit Office 365 deutlich optimiert haben. Also die IT-Prozesse sind deutlich verschlankt und effizienter gemacht worden. Wir haben einen Beitrag zur Digitalisierung geliefert und wir haben einfach auch einen Beitrag zum Thema ‚Mobiler Arbeitsplatz‘ mit O365 geleistet.

Redaktion: Sie bewerten Office 365 ganz klar als Bereicherung und richtige Entscheidung für Ihr Unternehmen. An welchen Stellen im Alltagsgeschäft kann dies konkret belegt werden?

Norman Brand: Aus Perspektive der Anwender wird dies dadurch reflektiert, dass wir viele positive Rückmeldungen bekommen, natürlich nicht in der initialen Phase, weil da musste erstmal diese Technologie erlernt werden. Und wir haben natürlich den einen oder anderen Anwender, der sich naturgemäß immer damit schwerer tut. Aber der Tenor ist überwiegend positiv aufgrund der vielen Features, die O365 nun mal bietet, muss man ganz klar sagen. Das Feedback ist positiv, wir merken das auch im Support. Das Supportaufkommen, das Ticketaufkommen – das ist deutlich geringer. Und Rückfragen, die natürlich durchaus noch vorhanden sind, die haben eher die Charakteristik, dass die Leute fragen, was kann ich denn noch alles damit anfangen. Mehr denn die Frage, wieso geht dieses nicht, wieso funktioniert das Feature nicht. Also die Leute sind schon wissbegierig und wollen sich diese neuen Möglichkeiten echt schon selbst erschließen.

Erwartungshaltung und Ergebnisse: Eine Bilanz

Redaktion: Wenn Sie jetzt Ihre vermutlich positiven Erwartungen vor der Implementierung mit den tatsächlichen Ergebnissen nach der Realisierung dieser vergleichen, wie fällt Ihre persönliche Bilanz aus?   

Norman Brand: Wir versuchen immer vor jeder Entscheidung unseren gesunden Menschenverstand zu aktivieren, um diese natürlich direkt an Erfolgskriterien zu knüpfen. Unsere Vorprüfung haben wir sorgfältig gemacht, haben die auch mit aller angebrachten selbstkritischen Selbstreflexion abgewickelt. Insofern war der Erfolg oder der erkennbare Nutzen vorhersehbar. Wir wissen, dass IT heutzutage ein elementarer Bestandteil der täglichen geschäftlichen Aktivitäten ist. Wir sind zwar kein IT- oder Technologiekonzern, wo die Offenheit für neue Technologien wie O365 naturgemäß höher ist als es in einem Produktionsunternehmen gegeben ist. Wir sind Logistikunternehmen, Produktionsunternehmen und Dienstleistungsunternehmen in einem, aber eben mit einem mittelständischen Hintergrund. Und wir betrachten die Dinge naturgemäß sehr vernünftig. Das Risiko, ein Produkt einzuführen, das im schlimmsten Fall am Ende des Tages keine Akzeptanz findet, war uns bewusst. Wenn wir auf Nummer sicher gehen wöllten, dann hätten wir einfach auch mit der On-Premise-Lösung von Microsoft weiter gemacht. Das bot sich halt nicht an, weil wir gerade in diesem Korridor waren, Lizenzverlängerung versus Office 365 versus Mietmodell gegeneinander abzuwägen und da haben wir uns für letztere Variante entschieden.

Redaktion: Wie war für Sie die Zusammenarbeit mit COMPAREX als Lizenz- und Implementierungspartner und Microsoft als Hersteller?

Norman Brand: Ich will nicht verhehlen, dass die Dreiecksbeziehung zwischen COMPAREX, Microsoft und apetito natürlich an einigen Stellen Reibungsverluste erzeugt hat, die natürlich alle kommunikativer Art waren, das ist auch normal. Schlussendlich aber zählt das Ergebnis. Und das lässt sich sehen: Die Implementierung wurde innerhalb definierter Wartungsfenster und ohne Unterbrechung der laufenden Umgebung durchgeführt. Und mit dem professionellen und auch persönlich überzeugendem Einsatz der COMPAREX Crew war dieser Schritt für uns letztlich nicht nur logisch konsequent, sondern auch eine rundum sichere Sache.

Redaktion: Herzlichen Dank, Herr Brand für das aufschlussreiche Interview.  

Norman Brand: Bitte.

 

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Office 365 im Überblick

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Artikel vom:
06.07.2017

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apetito, Office 365, Referenz

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