COMPAREX AG
COMPAREX

Die Umsetzung des papierlosen Büros mit Adobe Experience Manager (AEM) Forms

Die Vorteile von elektronisch übermittelten Formularen liegen auf der Hand: Es schont nicht nur unsere Umwelt, sondern reduziert zudem den Arbeits- und Verwaltungsaufwand für alle Beteiligten. Adobe hat mit der LiveCycle-Plattform bereits vor längerer Zeit einen Schritt in diese Richtung gemacht. Nun wurde die Technologie weiterentwickelt und Adobe Experience Manager (AEM) Forms auf den Markt gebracht. Lesen Sie in unserem Blogbeitrag, was das System leistet.

Dirk Heckler, Software Developer

Es gab Zeiten, da hat man einen halben Tag einplanen müssen, um bei einer Behörde einen Antrag für eine Dienstleistung zu bekommen, ihn auszufüllen und abzugeben. Doch die Welt verändert sich. Mobile Geräte gehören zum Alltag des Privatanwenders und können nicht nur dafür genutzt werden, die Zeit auf dem Amt zu verkürzen. Tatsächlich wünschen sich viele Verbraucher, gleich den eigentlichen bürokratischen Vorgang damit zu erledigen. Behörden und Unternehmen haben auf diese veränderten Bedürfnisse reagiert und bieten ihre Dokumente und Formulare nun auch auf mobilen Geräten an, um das Nutzungsangebot auszuweiten, die Effizienz und Reaktionsfähigkeit zu verbessern und die Reichweite zu vergrößern.

Doch wie werden Formulare mobil?

Mit Adobe Experience Manager (AEM) Forms hat man ein Content Management System, das die Erstellung, Verwaltung und Veröffentlichung von Formularen ermöglicht - inklusive aller Workflows. Dabei wird die gesamte Palette an Aktionsmöglichkeiten wie Suchen, Ausfüllen, Verarbeiten und Rückmeldung angeboten.

Als logische Weiterentwicklung der LiveCycle Enterprise Suite, sind die meisten LiveCycle-Services auf AEM Forms übertragen wurden.

In AEM Forms verfügbare Services:

  • Forms
  • Reader Extensions
  • Assembler
  • Sign and Validate
  • HTML Workspace
  • Correspondence management
  • Output

Services, die noch über LC abgedeckt werden:

  • Forms Workflow
  • Document Security

Ein Formular für verschiedene Ausgabegeräte?

Als Verbesserung zu LiveCycle ist AEM Forms das Tool, mit dem Formulare auf allen mobilen Geräten adäquat angezeigt werden, d.h. dass sich die Ausgabe an das Format verlustfrei anpasst. Anwendern, die ihre Formulare und Dokumente bisher mit Adobe LiveCycle erstellt und verwaltet haben, wird der Umstieg leicht gemacht. Die XDP-Dateien oder Schemas können als Grundlage für die neuen adaptiven Formulare bzw. Dokumente verwendet werden. Auf diese Weise lässt sich der Entwicklungsprozess reduzieren und die bereits getätigten Investitionen effektiv nutzen, da auch die vorhandenen XFA-Formulare in die neuen Prozesse eingebunden werden können.

Adaptive Formulare

Quelle

AEM Forms bietet leistungsstarke Verwaltungsfunktionen für Formulare und Dokumente, die manuelle Prozesse reduzieren und die Zufriedenheit der Kunden erhöht.

  • Ein zentralisiertes Forms-Portal zum Entwickeln und Bereitstellen von dynamischen Formularen, einschließlich PDF, HTML5 und adaptiver Formulare
  • Eine grafische Benutzeroberfläche, mit der Geschäftsbenutzer Formulare mühelos importieren, verwalten, in der Vorschau anzeigen und veröffentlichen können
  • Ein interaktives Formularverzeichnis mit leistungsstarken Suchfunktionen anhand von Schlüsselwörtern, Tags und Metadaten
  • Dynamische Erkennung des Geräts und Standorts eines Benutzers, um das Formular korrekt über Web- und mobile Kanäle wiederzugeben
  • Integration in Adobe Analytics, um Formularverwendungsmetriken effektiv zu messen
  • Integration in Adobe EchoSign oder Scribble zur elektronischen Verschlüsselung von Dokumenten mit vertraulichen Informationen
  • Automatisierte Formularveröffentlichungsfunktionen und die Möglichkeit, zeitnahe, personalisierte und konsistente Kommunikation über mehrere Kanäle bereitzustellen
  • Verwaltung aller Komponenten/Assets (wie Texte, Bilder, funktionale Bausteine), die für eine Entwicklung notwendig sind.

AEM Forms

Quelle

AEM Forms Workflow bietet die Möglichkeit browserbasiert unternehmensspezifische Abläufe abzubilden. Dabei können einzelnen Mitarbeitern Aufgaben zugeordnet werden, die diese dann abarbeiten. Eine Übersicht zum aktuellen Stand der Verarbeitung von Formulardaten oder Dokumenten kann man jederzeit abrufen.

AEM Forms Workflow

Quelle

AEM Forms kann folgende Formulartypen erweitern und bearbeiten:

  • HTML- und PDF-Formulare, die analog wie Papier dargestellt werden
  • adaptive Formulare, die sich automatisch an das Gerät und den Browser eines Benutzers im Layout und der Struktur anpassen.

PDF-Formulare

PDF-Formulare können offline z.B. im Reader ausgefüllt und lokal gespeichert werden. Anschließend können die Formulardaten benutzergesteuert oder automatisch, wenn wieder eine Online-Verbindung besteht, gesendet werden. Es kann Barcode verwenden werden, um Formulardaten zu erfassen, und digitale Signaturen, um die Authentizität für Benutzer zu validieren. Mehr dazu erfahren Sie hier.

HTML-Formulare

Browserbasierte HTML5-Formulare können auf Mobilgeräten und Desktop-Browsern angezeigt werden. Mithilfe von Scribble oder Adobe EchoSign können sie elektronisch signiert werden.

Adaptive Formulare

Adaptive Formulare können sich dynamisch an Benutzerantworten und den verwendeten Client / Endgerät (Laptop, Tablet oder Mobiltelefon) anpassen.

Bei der Entwicklung kann man auf vorhandene Vorlagen oder auf eine Bibliothek mit vorgefertigten Templates zurückgreifen. Letztere lassen sich über Customizing und Erweiterung individuell an das Corporate Design anpassen.

Die Formulare können in logische oder themenbezogene Bereiche aufgeteilt werden und damit dem Anwender bezogen auf die Bildschirmgröße nur notwendige Felder anbieten.

Adaptive Formulare können wie PDF-Formulare dynamisch auf das User-Verhalten reagieren, etwa indem während des Ausfüllprozesses Felder automatisch weggelassen oder hinzugefügt werden.

Die Formulardaten aus Adaptive Forms lassen sich jederzeit in ein PDF-Dokument überführen. So können auch HTML-Formulare leicht archiviert, gedruckt und digital signiert werden. Dazu muss dieses Formular nur mit einem LiveCycle Designer-Formular verknüpft werden.

Alle Formulartypen unterstützen die folgenden Funktionen:

  • Dynamisches Layout
  • Formularfeldvalidierung
  • Kontextbezogene Hilfe
  • Skripte und Verarbeitung von XML-Daten
  • Barrierefreiheitsdesign und -prüfung
  • Möglichkeit, Formulare auf Serverseite zu speichern
  • Unterstützung für Dateianlagen

Mit dem AEM Forms wird die Erstellung, Veröffentlichung und Verwaltung interaktiver Formulare und Dokumente noch leichter. Vor allem die Nutzung der Dokumente auf mobilen Geräten ist ein wichtiger Schritt hin zur Vereinfachung von Bürokratie. Papierlose Dokument- und Papierprozesse können effizient und einfach umgesetzt werden.

Sie möchten mehr über den Adobe AEM Forms erfahren? Kontaktieren Sie uns!

Jetzt Kontakt aufnehmen »

Diesen Artikel teilen

Artikel vom:
21.10.2015

geschrieben von:

TAGS:
Adobe, Software

Thema:

Kommentieren sie diesen Artikel...

© COMPAREX AG
Zurück nach oben