COMPAREX AG
COMPAREX

5 Wege, wie Sie die Produktivität Ihres SharePoints steigern, ohne zu migrieren!

Warum Sie nicht immer gleich alle Daten direkt in Ihren SharePoint umziehen müssen und wie Sie dabei auch noch die Produktivität Ihrer Mitarbeiter um ein vielfaches steigern können, verrät unser Gastautor von AvePoint, Daniel Wilkens. Im Gepäck hat er fünf praktische Lösungen, wie Sie mit Ihrem SharePoint schneller an die richtigen Informationen kommen.

Daniel Wilkens, Software Product Analyst, AvePoint

In der Welt der IT schwappt uns jedes Jahr eine neue Welle von Schlagwörtern, Phrasen und Trends entgegen, die versprechen, die Arbeitsweise in Unternehmen zu revolutionieren. Von Cloud und BYOD bis hin zu „vernetztem Arbeiten“; bei all diesen Konzepten dreht es sich um dasselbe Ziel: die Informationszugänglichkeit zu verbessern, um die Produktivität zu steigern. Allen voran Software-Riesen wie Microsoft haben sich das Thema Produktivitätssteigerung längst auf die Fahne geschrieben und veröffentlichen im Rahmen ihrer Mobile-First- und Cloud-First-Strategie zahlreiche neue Produkte und Versionen. Die nächste SharePoint Version 2016 steht beispielsweise schon in den Startlöchern.

Arbeiten mit dem, was Ihnen Ihr Administrator gegeben hat

Das hört sich so weit eigentlich toll an. Eigentlich. Aber verfehlt diese Strategie nicht in manchen Fällen die eigentlichen Probleme, mit denen sich Ihre Kollegen konfrontiert sehen? Was ist mit der ganzen Software, in die Ihr Unternehmen bereits viel Zeit, Geld und Ressourcen investiert hat? Warum kann man das Arbeiten nicht mit dem leichter machen, was man hat und womit sich die Kollegen auskennen?

Wenn Sie die Informationszugänglichkeit Ihres SharePoint verbessern wollen, müssen Sie nicht in jedem Fall alle Daten in den SharePoint migrieren. Es kann sich durchaus lohnen, sich zuerst einmal mit den Systemen und der Software beschäftigen, die Ihre Mitarbeiter neben SharePoint zur Steigerung ihrer Produktivität täglich verwenden. Dazu zählen in vielen Fällen gängige Microsoft-Office-Produkte wie Outlook, Skype for Business oder Exchange. Aber auch Cloud-Anbieter außerhalb der Microsoft-Welt, wie zum Beispiel Box, Dropbox oder Google Drive, werden zum Management von Informationen eingesetzt.

Sei es Mobilität oder einfach nur Schnelligkeit – jede dieser verschiedenen Plattformen hat ihre individuellen Stärken. Versuchen Sie, diese Stärken zu bündeln, indem Sie die verschiedenen Plattformen in Ihren SharePoint integrieren. So lässt sich Produktivität Ihres SharePoint um ein vielfaches steigern, ohne dass sie gleich sämtliche Daten migrieren müssen.

5 Lösungen, die die Produktivität Ihres SharePoint steigern, ohne eine Migration zu verlangen:

1. Machen Sie Fileshares in SharePoint verfügbar

Anstatt Zeit mit der Suche nach Inhalten in einem Altsystem verschwenden zu müssen, sollten Sie nach einer Lösung suchen, die Fileshare-Inhalte in SharePoint verfügbar macht. So können Ihre Angestellten unkompliziert nach Inhalten suchen, während die Administratoren die Zeit dafür nutzen können, eine vollständige oder inkrementelle Migration vorzubereiten.

2. Verbinden und integrieren Sie Content-Repositories mit Ihrem SharePoint

Falls Ihr Unternehmen sowohl Box als auch SharePoint verwendet, sollten Sie nach Lösungen Ausschau halten, die eine Zusammenführung der beiden Plattformen ermöglichen – anstatt von einer Plattform auf die andere zu migrieren. So kommen Sie in den Genuss der Vorteile beider Systeme (SharePoint für Ihr Enterprise Content Management, Box für die mobile Zusammenarbeit), während die Nutzer frei wählen können, wie sie arbeiten möchten.

3. Scannen, Taggen und Klassifizieren Sie neue SharePoint-Inhalte

Lösungen, mit denen Sie Richtlinien für Information-Governance und Compliance aufstellen können, sorgen dafür, dass Inhalte bei der Übertragung auf SharePoint entsprechend klassifiziert, gesichert und geschützt werden. Dadurch können Sie eine umfangreiche Metadatentaxonomie erstellen, die zukünftige Suchvorgänge und Klassifikationen beschleunigen und vereinfachen werden.

4. Verbinden Sie SharePoint und Outlook

Diese beiden Systeme miteinander zu verbinden, ist eine todsichere Methode, die Produktivität zu erhöhen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie dazu die nativen Funktionen oder eine Dritt-Anbieter-Lösung verwenden. Sammeln Sie alle E-Mails, Anhänge und Dokumente zu einem Projekt oder Thema an einem gemeinsamen Ort, und ermöglichen Sie den End-Usern, schnell und einfach Inhalte von einem System in das andere zu übertragen.

5. Legen Sie SharePoint als zentralen Aufbewahrungsort fest

Mit SharePoint als Informationsknotenpunkt für Unternehmensinhalte können Sie die Vorteile der nativen Funktionen und der Erweiterungen von Drittanbietern nutzen, um die Unterlagenaufbewahrung und das Bestandsmanagement für Ihre Umgebung zu zentralisieren. Wenn Sie beispielsweise Ihre Outlook-E-Mails automatisch in SharePoint speichern, gehören die Wartung von und Informationssuche in unstrukturierten und umständlichen PST-Dateien plötzlich der Vergangenheit an.

Durch diese Schritte werden Ihre SharePoint-Administratoren nicht nur den Problemen bei Produktivität und Informationszugänglichkeit zu Leibe rücken, sondern auch den Return on Investment von bestehender Software wie SharePoint, Outlook und Fileshares steigern – und mit der gewonnenen Zeit kann das Unternehmen weitere Schritte und zukünftige Ausgaben besser planen.

DocAve Connector unterstützt Sie bei der Integration von FileShares, Microsoft-Office-Produkten und Content Repositories in Ihren SharePoint und über 35 COMPAREX SharePoint Consultants helfen Ihnen bei der Umsetzung. Nehmen Sie Kontakt zu unseren SharePoint Profis auf!

Diesen Artikel teilen

Artikel vom:
16.10.2015

geschrieben von:

TAGS:
SharePoint, Software

Thema:

Kommentieren sie diesen Artikel...

© COMPAREX AG
Zurück nach oben