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Formulare mit SharePoint 2016: Was passiert mit InfoPath? Welche Alternativen gibt es?

Um SharePoint Formulare ohne Programmieraufwand anzupassen, setzen viele SharePoint Admins und Entwickler auf das Microsoft Tool InfoPath. Für die Zukunft von InfoPath mit der nächsten SharePoint Version 2016 und Office 365 gibt allerdings noch einige Fragezeichen. Wie wird InfoPath weiter unterstützt? Welche Alternativen sollten Sie kennen? Unser SharePoint Experte wagt eine Prognose.

Ein Beitrag von Jürgen Slaar, SharePoint Consultant

Was wäre SharePoint eigentlich ohne anpassbare Formulare? Für viele Anforderungen zu unflexibel!

Gründe dafür lassen sich einige nennen. Manchen Kunden ist das zweispaltige Layout im SharePoint einfach zu langweilig, andere wollen das Firmenlogo im Sinne einer Corporate Identity in viele Formulare einbauen oder die Standard-Formulare müssen intuitiver und übersichtlicher gestaltet werden.

Seit SharePoint 2007 ist InfoPath für alle diese Anforderungen rund um SharePoint Formulare mein treuer Begleiter. Besonders dann, wenn es darum geht - ohne Code - Formulare und eine migrationsfähige Lösung zu entwickeln, ist und war InfoPath immer ein zuverlässiges Tool.

Vor allem kann InfoPath durch folgende zentrale Vorteile punkten:

  • Trennung der Daten (XML) und der Darstellung des Formulars
  • Einbindung externer Datenquellen und Webservices
  • Abbildung kompletter Abläufe in Formularen durch dynamische Darstellung von Bereichen und Funktionen

Abbildung 1 InfoPath Formular Designer

Abbildung 1: InfoPath Formular Designer

FoSL und die Abkündigung von InfoPath

InfoPath wurde im Januar 2014 abgekündigt und Microsoft präsentierte kurz darauf den vermeintlichen Nachfolger „Forms on SharePoint Lists“ (FoSL) in einer technischen Preview. Mittlerweile sind diese Pläne allerdings revidiert worden. InfoPath Forms Services bleiben auch im kommenden Release ein Bestandteil von SharePoint, jedoch wird es keine Weiterentwicklung mehr geben und der Support endet 2023. FoSL wurde in der Zwischenzeit eingestellt.

Das heißt, InfoPath Formulare werden auch mit SharePoint 2016 weiterhin funktionieren. Beim Thema Office 365 hingegen ist unklar, wie lange InfoPath unterstützt wird. In diesem Umfeld wird InfoPath voraussichtlich ein früheres Ende ereilen.

InfoPath in SharePoint 2016

Damit ist weiterhin unklar, wie der Nachfolger von InfoPath aussehen wird. Auch auf der Microsoft Ignite im Mai dieses Jahres wurden keine neuen Informationen zum Thema Formulardesign veröffentlicht. Man darf aber weiterhin gespannt sein, denn Microsoft arbeitet an einer Ablösung von InfoPath und wird diese vermutlich auch zeitnah kommunizieren (ggf. schon auf der WPC in den nächsten Tagen).

Um weiterhin ein produktives Arbeiten mit InfoPath zu ermöglichen, hat Microsoft noch die eine oder andere Aufgabe zu lösen. Offiziell kommuniziert ist, dass Formulare weiterhin mit InfoPath 2013 editiert und erstellt werden müssen. Bei der aktuellen Installationsroutine von Office 2016 wird InfoPath 2013 allerdings deinstalliert. Hier muss also noch Abhilfe geschaffen werden.

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„Formularmanagement mit SharePoint. Über das Ende von InfoPath“  

Die Abkündigung von InfoPath durch Microsoft hat für jede Menge Wirbel gesorgt. Wie geht es jetzt weiter und welche Alternativen bleiben? Wir verraten, wie Sie auch in Zukunft SharePoint Formulare ohne Programmieraufwand erstellen können.

22. September 2016, 10 – 11 Uhr  zur Anmeldung »

Mittelfristig wäre es wünschenswert, wenn es eine Möglichkeit gäbe, um InfoPath Formulare über einen Mechanismus auf die neue - aktuell unbekannte - Technologie zu transformieren. Falls Microsoft an dieser Stelle keine Möglichkeit bereitstellt - die Gerüchte dazu halten sich allerdings hartnäckig - entsteht hier eine große Chance für ein Drittanbieterprodukt.

Alternative Möglichkeiten zu InfoPath

Es gibt Alternativen zu InfoPath, um in SharePoint digitale Formulare zu designen. Diese lassen sich im Prinzip in drei Blöcke unterteilen. So gibt es direkt in SharePoint integrierte, selbstentwickelte und durch Drittanbieter bereitgestellte Formulardesigner bzw. Formulare.

Integrierte Formulare

Zu den in SharePoint direkt integrierten Möglichkeiten gehört außer InfoPath noch Access Forms. Access Forms sind sehr gut für eine optische Auffrischung von Datenbankeingaben geeignet und mit Access auch komfortabel zu erstellen. Wenn eine reine Datenbankanwendung angepasst wird, sind Access Forms eine gute Wahl. Einschränkungen in der optischen Gestaltungsfreiheit und auch in der Berechtigungsstruktur beschränken die Einsatzmöglichkeiten allerdings ansonsten stark. Auch ist es nicht möglich, die Einträge direkt über Workflows zu verarbeiten.

Custom Forms

Weiterhin hat man mit SharePoint die Möglichkeit auch selbstentwickelte Custom Forms zu erstellen. Dazu kann entweder JavaScript mit JSLink verwendet werden, oder es gibt die Option, über ASPX-Formulare eine Formular-Lösung zu erstellen und im SharePoint bereitzustellen. Bei einer Eigenentwicklung stehen alle Möglichkeiten zum Design offen. Allerdings ist in Hinblick auf die Migration auf eine neue SharePoint Version die Funktionalität nicht sichergestellt und auch die Anpassbarkeit der Lösung ist in der Regel durch den Kunden bzw. die Fachabteilung nicht möglich. Aus diesen Gründen wird auf diese Optionen nicht weiter eingegangen.

Drittanbieter Lösungen

Den letzten Block bilden Drittanbieterlösungen. Durch die Abkündigung von InfoPath gibt es inzwischen eine Vielzahl von Alternativen, wie zum Beispiel Nintex Forms. Wichtig bei der Konzeption einer Lösung mit Nintex Forms ist, dass eine andere Herangehensweise als bei InfoPath erforderlich ist. Es ist entscheidend, dass die Erfassung im Formular stattfindet und die Businesslogik im Workflow liegt. In InfoPath hat man die Möglichkeit dies auch zu kombinieren und beides in das Formular aufzunehmen.

Ein sehr prägnantes Beispiel dazu wurde Mitte Juni auf dem Nintex Partner Roundtable in München dargestellt:

Das dargestellte InfoPath Formular umfasste ausgedruckt mit allen Optionen und optionalen Bereichen 31 DIN A4 Seiten. Um das InfoPath-Formular optimal mit Nintex Forms und Workflows abzubilden, wurde es auf acht Formulare mit einem zentralen Workflow aufgeteilt. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Nintex Forms eine wirklich sehr gut geeignete Alternative zu InfoPath darstellt und viele Formular-Funktionen, wie Lookups auf SharePoint Listen, Ein- und Ausblenden von Bereichen, und Regeln abbildet. Eine sehr hilfreiche Funktion ist aus meiner Sicht die nativ unterstützte Erstellung von unterschiedlichen Ansichten des gleichen Formulars für unterschiedliche Arten von Endgeräten. Daraus ergibt sich, dass der Endanwender mit der Nintex App sehr komfortabel die Formulare auch mit einem Smartphone ausfüllen kann. Auch offline ausgefüllte Formulare werden dabei ermöglicht, in einer Art Postausgang gespeichert und bei einer bestehenden Verbindung übertragen.

Abbildung 2 Nintex Forms Designer mit Auswahl der Devices

Abbildung 2: Nintex Forms Designer mit Auswahl der Devices

Weitere Drittanbieterlösung um Formulare in SharePoint abzubilden werden von K2 und Infowise angeboten.

Abschließend ist noch hilfreich zu wissen, dass es auch immer mehr kostenlose Apps zum Design von SharePoint Formularen gibt, hier sei exemplarisch KWizCom Forms zu nennen. Dieser Markt steht sicherlich noch am Anfang, es bleibt aber spannend zu beobachten, wie sich diese Apps entwickeln.

Die Zukunft von InfoPath und praktikable Alternativen

Wir wissen noch nicht, wie der zukünftige Formulardesigner von Microsoft aussehen wird. Durch die Entscheidung von Microsoft, die Forms Services in SharePoint 2016 zu integrieren, ist, aus meiner Sicht, InfoPath weiterhin eine sehr gute Alternative für die Entwicklung von SharePoint Formularen. Insbesondere weil eine praktikable Lösung für die Migration zum Nachfolger erwartet wird.

Weiterhin kann Stand heute inklusive InfoPath Formularen von SharePoint 2013 auf SharePoint 2016 migriert werden, was ebenfalls eine gute Nachricht ist. InfoPath ist natürlich weiterhin abgekündigt. Die acht Jahre bis zum Ende des Supports bieten aber einen ausreichenden Zeithorizont, einen adäquaten Nachfolger zu finden.

Als wirklich gute Alternative hat sich auch Nintex Forms am Markt positioniert. Sehr stark sind Nintex Forms aus meiner Sicht vor allem beim Einsatz im mobilen Bereich. Hier punkten sowohl die Offline Funktionalität als auch die optimierte mobile Ansicht.

Auch die kostenlosen Apps können zur Evaluation von kleinere Szenarien sicher eine gute Möglichkeit sein. Dabei habe ich den Eindruck gewonnen, dass aktuell mit diesen Apps nur kleinere Szenarien abgebildet werden können.

Für die letztendliche Auswahl der Technologie spielt nicht nur das schwerpunktmäßige Szenario eine Rolle (ob bspw. ein mobiler Schwerpunkt gelegt wurde oder nicht), sondern auch die schon vorliegende Lizenzierung. So kann InfoPath bspw. komplett kostenneutral eingesetzt werden, wenn eine SharePoint Enterprise Version vorhanden ist.

Falls diese Version nicht vorhanden ist, können Sie ggf. die Kosten durch den alternativen Einsatz von Nintex stark reduzieren. Dabei können Sie unter Umständen zusätzlich mit Nintex Forms Preisvorteile nutzen, die Sie bekommen wenn Sie Nintex Workflows und Nintex Forms in einem Paket kaufen.

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Artikel vom:
15.07.2015

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Software

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Kommentare

  • BBB kommentierte vor 3 Monaten
    Sehr informativer Artikel. Leider ist KWizCom scheinbar nur für MVP's kostenlos. Schade.
  • Stefan kommentierte vor 9 Monaten
    Danke für den schon etwas älteren aber doch sehr informativen Artikel. Als Sharpoint-Novice gab mir Ihr Beitrag einen guten Überblick.
  • Jürgen Slaar kommentierte vor 3 Monaten
    Hallo BBB, Es gibt eine kostenlose Foundation Version von Kwiz, die ein grundsätzliches Gefühl für das Handling und die Funktionen der Software bietet. Diese ist unter der genauen Bezeichnung "KWizCom Apps Foundation" zu finden. Viele Grüße

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