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Migration auf SharePoint 2016 - Vorbereitung

Migration auf SharePoint 2016: Welche vorbereitenden Maßnahmen heute schon sinnvoll für Sie sind

Man könnte meinen, dass es sich zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht lohnt, auch nur einen Gedanken an eine Migration zu SharePoint 2016 zu investieren. Schließlich wird SharePoint 2016 voraussichtlich erst Ende 2016 komplett einsatzfähig sein. Man könnte! Doch unser SharePoint-Experte ist da anderer Meinung und verrät Ihnen, wie und warum Sie sich jetzt schon vorbereiten sollten.

Ein Beitrag von Jürgen Slaar, SharePoint Consultant

Aus der Erfahrung der letzten SharePoint Releases ist inzwischen bekannt, dass ein produktiver Einsatz ohne das erste Service Pack gewisse Stabilitäts-Risiken birgt. Da Microsoft ein Release für das Q2 2016 angekündigt hat, wird dieses Service Pack aus der Erfahrung heraus vermutlich circa ein halbes Jahr später, also im Q4 2016, veröffentlicht. Eine Menge Zeit also bis ein produktiver Einsatz überhaupt realistisch und empfehlenswert scheint. „Danke für die Information; den Faden können wir dann also in einem Jahr wieder aufnehmen“, werden Sie sich jetzt möglicher Weise denken. Warum es trotzdem gute Gründe gibt, sich bereits heute mit dem Thema Migration auseinanderzusetzen, damit Sie eine möglichst planbare und zeitlich kompakt ablaufende Migration durchführen können, werde ich Ihnen im Folgenden darstellen.

SharePoint 2016: Der aktuelle Stand!

Die grundsätzlichen Verbesserungen und Weiterentwicklungen von SharePoint 2016 sind bereits durch Microsoft kommuniziert. Zusammenfassend ist zu sagen, dass es keine Revolution, sondern eine Evolution ist, also beispielsweise Grenzwerte von SharePoint 2013 erweitert und sinnvolle Features hinzugefügt worden sind.

Wesentlich für die Planung einer Einführung von SharePoint 2016 ist die Stabilität des Produkts. Der gerade releaste SharePoint 2016 RTM läuft schon sehr stabil und er verstärkt den Eindruck, dass Microsoft seine Cloud-Erfahrungen mit Office 365 für das neue Release genutzt hat und es damit von Beginn an deutlich performanter und fehlerfreier läuft als so mancher Vorgänger. Die Erwartungen einer stabilen Version schon vor dem SP1 sind also durchaus realistisch.

Bevor Sie loslegen: Führen Sie eine Ist-Analyse für Ihre SharePoint-Farm durch!

SharePoint-Umgebungen wachsen über die Jahre mit Ihrer Nutzung. Dabei steigert sich nicht nur die Datenmenge, sondern oft auch die Anzahl der integrierten bzw. entwickelten Applikationen. Es ist wichtig, trotz dieser wachsenden Datenmengen auf die Empfehlungen von Microsoft zu achten, damit die Stabilität und die Schnelligkeit der SharePoint Lösung nicht leidet.

Meiner Erfahrung nach erfolgen bei vielen SharePoint-Plattformen keine Bereinigungen von Altdaten und keine Archivierung. Oft werden auch keine alten Solutions aus der Farm entfernt. Sie haben zwei wesentliche Nachteile durch diese Altdaten. Einerseits wird unnötig SQL-Speicher belegt und andererseits erwecken veraltete Informationen den Eindruck bei den Endanwendern, das ganze System biete nur unbrauchbare Informationen an. Führen Sie regelmäßig eine Bereinigung und/oder Archivierung durch?

Zudem habe ich in Kundenprojekten oft erlebt, dass unterschiedliche Vorgaben von Microsoft, wie beispielsweise die empfohlene Größe für Inhalts-Datenbanken von 200GB oder aber auch die Anzahl von Unterberechtigungen innerhalb einer Website-Sammlung, im Betrieb meist punktuell ausgereizt oder auch überschritten werden. Häufig werden diese Themen im laufenden Betrieb nicht aufgelöst und verzögern bei der Bearbeitung innerhalb des Migrationsprojekts den Fortschritt. Haben Sie diese Grenzwerte und den Health Analyzer regelmäßig im Blick?

Achten Sie besonders bei den Berechtigungen darauf, dass keine manuellen Einzelberechtigungen vergeben werden und Sie über SharePoint-Gruppen Berechtigungen vergeben. Außerdem sollten Sie prüfen, ob bestehende AD-Gruppen genutzt werden können. Auch die Berechtigungsstruktur sollte nicht zu komplex werden.

Sehr wichtig bei dieser Bestandsaufnahme sind auch programmatische Erweiterungen innerhalb der Farm. Diese sogenannten Solutions sind Entwicklungen von Drittanbietern und selbstentwickelte Lösungen. Setzen Sie Solutions bzw. Code-Erweiterungen wie JavaScript in Ihrem SharePoint ein? Sind diese Solutions und ihre Funktionalität ausreichend dokumentiert? Spukt vielleicht noch die eine oder andere Solution oder ein komplexes Formular vom Vorgänger oder einem Dienstleister in der Farm herum?

Nutzen Sie die Zeit bis zum Release von SharePoint 2016 als Vorbereitung!

Aus unserer Erfahrung ist es häufig so, dass IT-Abteilungen sich vor allem zur nächsten anstehenden Migration Gedanken über den Zustand ihrer Farm machen und nicht so genau im Blick haben, wie die Fachabteilungen (in der letzten Zeit) die Farm nutzen. Nutzen Sie also den Input Ihrer Fachabteilungen und holen Sie diese bei einer Migration frühzeitig mit ins Boot! Und prüfen Sie auch die aktuellen Berechtigungs- und Ablagestrukturen.

Grünes Licht für eine Migration zu SharePoint 2016?

Haben Sie bei den bisherigen Themen keinen Handlungsbedarf identifiziert, dann stehen Ihre Chancen bestens für eine technisch erfolgreich umsetzbare Migration ohne größere Probleme!

Wie Sie sich trotzdem schon heute vorbereiten sollten.

Auch wenn Sie erst perspektivisch eine Migration planen, gibt es bereits einige Punkte, die sie aktuell schon überdenken oder anpassen können. Zunächst ist eine konkrete Inventur der Inhalte und Solutions zielführend. In der Praxis ist es oft so, dass gewisse Lösungen nicht mehr genutzt werden oder bestimmte Bereiche nicht sofort als nicht mehr aktuell erkannt werden. In diesem Zusammenhang ist es besonders hilfreich, wenn Sie für alle Inhalte bzw. Bereiche im SharePoint Verantwortliche definiert haben, die diese Bewertung fundiert treffen können. Haben Sie bisher keine Verantwortlichkeiten gepflegt, rate ich Ihnen damit zu beginnen.

Die Grundidee von SharePoint sieht vor, dass die Fachabteilungen Rechte bekommen, um grundsätzliche Strukturen und Berechtigungen innerhalb ihres Bereichs anzulegen und anzupassen. Gelten bei Ihnen allgemeine Spielregeln, die von den Mitarbeitern berücksichtigt werden müssen? Sind solche Rahmenbedingungen nicht explizit festgehalten, empfehlen wir ein sogenanntes Governance-Konzept zu etablieren. In diesem Konzept sind die konkreten Vorgaben und ggf. Entwicklungsgrundsätze innerhalb Ihrer SharePoint-Farm enthalten, die Sie mit klaren Regelungen zur internen SharePoint-Nutzung unterstützen.

Eine zentrale Neuerung in SharePoint 2016 ist die Forcierung auf das App-Model, d.h. ein Code wird möglichst autark zum SharePoint-System gehalten. Aus diesem Grund überdenken Sie schon heute, ob die Art, wie sie aktuell Lösungen einsetzen, zukunftsfähig – sprich – migrationsfähig ist. Die Wahrscheinlichkeit der Wiederverwendbarkeit einer Lösung wird durch bestimmte Anpassungen im Entwicklungsvorgehen deutlich erhöht.

Handlungsempfehlungen für die Migration auf SharePoint 2016

Sind bisher durch den Artikel und die bereits gestellten Fragen kein Handlungsbedarf entstanden, sind Sie für eine Migration und auch einen zukünftigen stabilen Betrieb gerüstet. Die einfachste Erklärung dafür ist, dass Sie bereits zu unseren Kunden zählen.

Im Folgenden werde ich kurz auf die möglichen Maßnahmen eingehen. Ergreifen Sie diese, um eine möglichst schnelle und planbare Migration zu ermöglichen.

Strukturanpassung

Das größte zeitliche Risiko bei einer Migration ist, dass eine Strukturanpassung des SharePoint notwendig ist. Hier gibt es unterschiedliche Auslöser:

  • Die Struktur des SharePoint bildet nicht mehr die Themen oder Abteilungsstruktur des Unternehmens sinnvoll ab (es empfiehlt sich immer eine Themen-basierte Struktur)

  • Durch Nichtbeachtung von Microsofts Skalierungsgrößen (Inhaltsdatenbanken, Berechtigungen) müssen zusammengehörige Daten in unterschiedliche Site Collections / Webanwendungen geteilt werden

Bei einer Aufteilung von Inhalten wird aus einer technischen Migration ein Organisationsprojekt mit Befindlichkeiten von allen Nutzern, deren Inhalte betroffen sind. Hier ist es nicht möglich, eine pauschale Empfehlung zu geben, da zu viele unterschiedliche Faktoren eine Rolle spielen und eine konkrete Lösungsfindung häufig sehr zeitintensiv ist.

Oft sind diese Bereiche allerdings durch die interne IT oder den unterstützenden Dienstleister schon vor einer Migration identifiziert und es lohnt sich diese Bereiche vor der Migration umzustrukturieren, sollte die neue SharePoint-Version bspw. das Grenzwertproblem nicht lösen. Legen Sie den Fokus bei der Umstrukturierung auf die Struktur der Inhalte. Aus unserer Erfahrung heraus wird das Grunddesign bei einer neuen SharePoint-Version immer auch etwas verändert. Hier ist unserer Erfahrung nach häufig nach der Migration noch einmal eine leichte Anpassung notwendig.

Durch diese frühzeitige Bearbeitung bzw. Planung der Anpassungen lässt sich viel Zeit und Nerven innerhalb der Migration sparen. Überprüfen Sie auch regelmäßig Ihre Farm auf Ihre zentralen Vorgaben und die Vorgaben von Microsoft.

Keine Solutions mehr – Forcieren Sie Apps bzw. Add-Ins!

Sollten Sie selbst- oder fremdentwickelte Lösungen einsetzen, legen Sie einen ganz besonderen Blick darauf. Sind alle Ihre Solutions gut und ausreichend dokumentiert, so dass ggf. eine notwendige Anpassung auf eine neue Umgebung erfolgen kann? Können Sie noch ggf. auf beteiligte Dienstleister zurückgreifen, die Sie bei der Migration der Solutions unterstützen oder können Sie die Migration eigenständig durchführen? Sind zusätzliche Kosten bei einer Migration auf eine neue Version zu erwarten?

Als erster Schritt bietet sich hier eine Inventur der verschiedenen Lösungen an. Werden tatsächlich noch alle Lösungen verwendet oder kann ggf. die eine oder andere Lösung aus dem System entfernt werden?

Stellen Sie sich diese Fragen optimaler Weise schon vor oder zumindest zu Beginn einer Migration, da die Ablösung von bestehenden Lösungen unter Umständen ebenfalls zeitintensiv und komplex ist, wenn bspw. der alte Dienstleister nicht mehr eingebunden werden kann und eine Lösung zunächst dokumentiert und neu entwickelt werden muss.

In diesem Zusammenhang sind durchaus auch komplexe InfoPath- oder ASPX-Formulare zu betrachten, die häufig ebenfalls komplexe Entwicklungen darstellen.

Zusätzlich stellt sich die Frage nach einer zukunftsfähigen Basis für Eigenentwicklungen. Hinterfragen Sie mindestens bei der Neuerstellung von Lösungen, ob Solutions immer noch der geeignete Weg sind bestimmte Dinge umzusetzen. SharePoint 2016 arbeitet mit dem App-Model, was wesentliche Vorteile beim Einsatz im Vergleich mit Solutions bringt. Setzen Sie also eher auf die Entwicklung von Apps anstatt von Solutions.

Weitere Aspekte

Haben Sie kein Archivierungs- oder Bereinigungskonzept, ist es als vorbereitende Maßnahme zur Migration sinnvoll eines zu erstellen. Mindestens sollten Sie aber eine Bereinigung durchführen und Ansprechpartner definieren, die zukünftig die inhaltliche Hoheit über die Bereiche haben.

Weitere Maßnahmen helfen Ihnen die zukünftige Stabilität der Farm sicherzustellen. Eine übersichtliche Berechtigungsstruktur, ein Governance-Konzept und auch ein Health Check sind hierbei große Unterstützungen.

Weitere vorbereitende Themen zur Migration

Neben den bereits beschriebenen notwendigen Bearbeitungen der schon bestehenden Umgebung gibt es noch weitere Themen, die Sie bei einer Migration betrachten müssen:

  • Klärung der Lizenzsituation, Klärung des Aufbaus neuer Server

  • Notwendigkeit eines Staging der Umgebung: Test-, Qualitäts- und Produktivsystem

  • Abstimmung der Durchführung der Migration (automatisiert, teilautomatisiert, manuell bspw. komplett neue Strukturen, ohne Übernahme von Altdaten)

  • Definition, ob ein kompletter Umzug oder ein schrittweiser Umzug zielführend ist, dabei die Bewertung von bestehenden Applikationen innerhalb der SharePoint-Umgebung. Sinnvollerweise migrieren Sie die stark frequentierten Bereiche zuerst

  • Bewertung von SharePoint Online oder einem Hybridmodell als Umsetzungsplattform

Haben Sie eine ältere Version als SharePoint 2013 im Einsatz, planen Sie möglichst bald eine Testmigration auf SharePoint 2013, um bereits hier auftretende Fehler zu identifizieren. Hintergrund ist, dass eine Migration in jedem Fall technisch über SharePoint 2013 erfolgen muss, da keine direkte Migration von SharePoint 2010 auf SharePoint 2016 ohne zusätzliche Tools möglich ist.

Fazit

Mein Blogbeitrag soll dazu anregen, den Status Quo der laufenden SharePoint Farm zu prüfen und ggf. vorhandene Herausforderungen vor der Migration zu lösen. Ich empfehle Ihnen grundlegende Anpassungen ggf. als vorgelagertes Projekt durchzuführen, damit bei der Migration keine größeren Zeitverzögerungen durch Abstimmungen auftreten und ein möglichst reibungsloser Abbau der alten Umgebung möglich wird. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihre SharePoint-Farm in einer guten Verfassung ist, holen Sie sich Unterstützung bei einem IT-Dienstleister.

Zusätzlich erleichtert Ihnen eine regelmäßige Wartung und die Aktualisierung Ihrer SharePoint-Farm die Migration. Befolgen Sie alle grundlegenden Richtlinien von Microsoft damit keine unvorhergesehenen Umstrukturierungen notwendig werden.

Überdenken Sie schon heute Ihre Strategie beim Erstellen von neuen Lösungen innerhalb von SharePoint. Die Tendenz von Microsoft in SharePoint 2013 hin zum App-Modell hat sich noch einmal deutlich verstärkt, hier sollte Ihre Strategie möglichst deckungsgleich sein.

Zu guter Letzt: Unterschätzen Sie auch die Nachbereitung einer Migration nicht. Planen Sie auch für diese Phase entsprechend Zeit und ggf. Budget, bspw. für kleinere Anpassungen oder Optimierungen der Umgebung, ein.

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Artikel vom:
28.04.2016

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Migration, SharePoint 2016

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