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Office 365 und SharePoint Online: Das sind die neuen Features, Funktionen und Apps

Office 365 und SharePoint Online: Das sind die neuen Features, Funktionen und Apps

SharePoint Online und Office 365 standen bei Microsofts großer Cloud Roadshow im Mai ganz oben auf der Agenda. Unsere SharePoint-Experten waren in Mailand für Sie vor Ort und berichten im COMPAREX Blog, was Sie in Sachen Office 365 / SharePoint Apps, Admin Center 2.0, Message Center, Delve, Graph & Planner in den kommenden Monaten erwartet. Und das ist eine Menge, versprochen!

Ein Beitrag von Hristos Kounios, SharePoint Consultant

Die Zukunft gehört der Cloud

“The most strategic api in the company is office 365 and its extensions.” Satya Nadella, Microsoft CEO

Microsofts Vision für die Zukunft von Office 365 wurde in den Sessions rund um die Themen Office 365, SharePoint Online und Skype for Business besonders deutlich. Immer wieder stellten die Referenten die große Bedeutung der Cloud in den Vordergrund. So natürlich auch in der Eröffnungs-Keynote von Mike Schutz, General Manager, Cloud Platform bei Microsoft.

Getreu dem Motto "mobile first, cloud first" zeichnete er den Zuhörern im Saal den Wandel der IT in den letzten Jahren auf. Früher galt die IT als letztes Stück der Wertschöpfungskette. Das ist heute anders. Heute ist die IT in jedem Bereich der Wertschöpfungskette integriert und Teil des großen Ökosystems. Aus diesem Grund versucht Microsoft mehr und mehr Einfluss in die Arbeitsbereiche der Unternehmen zu nehmen – immer natürlich mit dem Gedanken, das Arbeiten zu vereinfachen.

Die wichtigsten Neuigkeiten im Überblick

Neue Apps: Office 365 Admin und SharePoint App

Darum geht’s: Die Integration von Apps für die Cloud, mit denen man über die jeweiligen Services per Push-Benachrichtigung auf dem Smartphone informiert wird, um wirklich jederzeit up-to-date zu sein.

Office 365 Admin App IconMit der Office 365 Admin App können SharePoint Admins endlich administrative Aufgaben auch mobil erledigen. Egal ob ein neuer User angelegt werden soll, weil der Eintritt eines neuen Mitarbeiters vergessen wurde, oder ob von unterwegs Passwörter zurückgesetzt werden müssen: Alles kein Problem mit der neuen Admin App für Office 365. 

Screenshots der Office 365 Admin App
Screenshots der Office 365 Admin App

SharePoint App IconUnd, seit dem 20. Juni 2016 ist sie da, die SharePoint App. Allerdings erst einmal nur für iOS. Android und Windows folgen in den nächsten drei Monaten. Wer mit einem iPhone oder iPad arbeitet, kann aber schon jetzt von unterwegs aus SharePoint Team-Seiten ansteuern, Dokumente bearbeiten oder die Suchfunktion nutzen.

SharePoint App auf den iPhone SharePoint App auf dem iPad
SharePoint App auf den iPhone  SharePoint App auf dem iPad

Die Apps sind natürlich kostenlos und können im Microsoft Store bzw. in iTunes heruntergeladen werden.

Office 365 Admin Center 2.0

Das Office 365 Admin Center kommt in seiner nächsten Version mit einer neuen Oberfläche und Home Dashboard; alles wesentlich strukturierter und intuitiver. Die Navigationsleiste befindet sich auf der linken Seite und bietet Zugriff zu allen Unterseiten und weiteren produktspezifischen Admin Centern.

Vorschau Office 365 Admin Center
Vorschau Office 365 Admin Center

Das neue Home Dashboard lässt sich einfach und individuell anpassen. Bereiche können neu hinzugefügt oder entfernt werden, so dass eine auf den User zugeschnittene Oberfläche entsteht.

Reports können über das neue Dashboard nach Bedarf erstellt werden. Damit lassen sich ganz einfach Aktivitäten wie E-Mail, SharePoint, OneDrive oder Skype anzeigen, z.B. wie lange wurde auf welche Teamseite zugegriffen. Die Reports sind zusätzlich mit einem Privacy Feature versehen, das regelt, wer die Reports einsehen darf und wer nicht.

Außerdem gibt es eine Service Health Area. Sollten irgendwelche Probleme mit den Services auftreten, können hier per Klick direkt Informationen dazu abgerufen werden.

Vorschau Office 365 Admin Center: Service Health Area
Vorschau Office 365 Admin Center: Service Health Area

Und mit der neuen Search Box für User kann man so ziemlich alles im Search Center suchen und natürlich auch finden.

Office 365 Message Center

In das neue Message Center im Administrationsbereich von Office 365 legt Microsoft große Hoffnungen. Es fungiert als DIE direkte Kommunikationsschnittstelle zu Microsoft. Neue Änderungen und Features, abgestimmt auf das Lizenzmodell des Tenants des Kunden, werden hier direkt von Microsoft veröffentlicht. Man muss also nicht mehr verschiedene Blogs und Quellen (z.B. Office Blogs) im Internet „abklappern“, um an Informationen zu gelangen, sondern wird direkt von Microsoft über das neue Message Center informiert – inklusive Share Button, mit dem man diese Informationen an seine Kollegen weitergeben kann, die keinen Zugang zum administrativen Bereich von Office 365 haben.

Vorschau Office 365 Admin Center: Message Center
Vorschau Office 365 Admin Center: Message Center

Delve, Graph & Planner

Auch bei den in den letzten Jahren neu entwickelten Microsoft-Produkten kommt neuer Fahrtwind auf – insbesondere bei Microsoft Delve, Microsoft Graph und Microsoft Planner. Hatte Microsoft früher noch alle zwei bis drei Jahre ein neues Produkt vorgestellt, stehen heute in immer kürzeren Abständen neue Features und Services zur Verfügung.

Einer dieser neuen Services ist Microsoft Delve. Damit kann man quasi ohne weitere Aufwände zu tätigen, sein gesamtes Verhalten am Arbeitsplatz „ablesen“. Die genaue Intention von Delve wurde eindrucksvoll von Dan Holme, Director of Product Marketing, SharePoint bei Microsoft, und Chris McNulty, Sr. Product Manager bei Microsoft, erklärt:

Um erfolgreich Informationen oder Dokumente zu finden, muss man nämlich erst einmal wissen, welche Informationen oder Dokumente man eigentlich sucht. Aus diesem Grund versucht Microsoft, die Suche nach Inhalten zu revolutionieren und das Suchverhalten zu verändern. Viele Search Tools sind abgekoppelt von jeglichem Inhalt. Dan Holme nennt das "Organizational Silence“, also die Situation, dass nicht jedes Team Informationen organisationsübergreifend zu Verfügung hat und somit nicht weiß, an welchen Themen andere Teams arbeiten.

Introducing Office Delve

Hier verspricht Delve eine Lösung: Delve kann mir anzeigen, wie lange und wie produktiv ich heute gearbeitet, welche Teamseiten ich besucht und mit welchen Personen ich zusammengearbeitet habe. Delve ist nur für Office 365 verfügbar. Eine On-Premise Version gibt es nicht.

Microsoft Graph wiederum interagiert mit Delve und erkennt maschinell Zusammenhänge. Diese speichert es in einer Datenbank ab. Das Programm lernt mich Tag für Tag besser kennen und „lernt“, in welcher Beziehung ich zu welchen Inhalten stehe, inklusive Aktivitäten-Tracker. Ziel ist es, zu verstehen, in welcher Beziehung die Teammitglieder stehen. Graph trackt Personen, keine Inhalte. An welchen Themen arbeite ich gleichzeitig mit anderen Kollegen zusammen? Mit welchen Kollegen könnte ich mich austauschen? Welche Ansprechpartner gibt es in meinem Unternehmen, die an ähnlichen Dokumenten arbeiten?

Microsoft Graph Overview

Microsoft Planner ist eine Organisationplattform, die keinerlei Trainings benötigt, das effiziente Arbeiten ermöglicht und visuell aufbereitet. Aktuell ist das für die First Release Tenants möglich.

Microsoft Graph Overview

Alle drei Services habe ein Security Trimming. Das bedeutet, dass man immer nur die eigenen Inhalte sehen kann.

SharePoint: Was erwartet uns in den kommenden Monaten?

Wie schon bei der Future of SharePoint im Mai 2016 wurde wieder einmal deutlich gemacht, dass SharePoint DAS zentrale Element in der Vision von Microsoft darstellt, wenn es um die Produktivität in der Cloud geht. Aus diesem Grund werden auch weiterhin große Investitionen für SharePoint getätigt.

Mit dem neuen Report Interface kann überprüft werden, wie viele Teamseiten aktiv sind, wer sie gebaut hat, wie viele verwendet werden oder wie viele Dateien auf den Teamseiten hinterlegt sind. Später in diesem Jahr wird es möglich sein, Listen und Seiten innerhalb der Groups visuell zu verbessern. Auch über eine Integration von Skype for Business wird nachgedacht. Außerdem ist eine weitere Verbesserung der Dokumentenbibliothek für dieses Jahr geplant. Auf was wir außerdem gespannt sein können: Unterhaltungen und Chats in Bezug auf Dokumente in der Dokumentenbibliothek werden implementiert und Videos aus dem Videoportal können in Teamseiten und Webparts integriert werden.

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Artikel vom:
30.06.2016

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Office 365, SharePoint Online

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