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SharePoint 2013 Migration

Migration zu SharePoint 2013 im Hands-on: Darauf müssen Sie sich gefasst machen

SharePoint 2013 glänzt mit zahlreichen Neuerungen und Verbesserungen. Derweil laufen die alten Supportphasen aus. Zeit, über einen Wechsel nachzudenken! Unser Experte hat in einem Webinar alle wichtigen Aspekte zusammengefasst, die Sie bei Ihrem Migrationsprojekt beachten sollten.

Ein Beitrag der COMPAREX Redaktion.

Seit über einem Jahr ist die aktuellste SharePoint Version, SharePoint 2013, auf dem Markt. Und gerade in den letzten Monaten ist deutlich zu spüren: Immer mehr unserer Kunden wagen den Schritt von SharePoint 2007 oder 2010 auf die neueste Version. Die Gründe sind vielfältig:

SharePoint 2013 lockt einerseits mit vielen tollen Funktionen und Verbesserungen. Die neueste Version ist besonders in Sachen Benutzerfreundlichkeit ein wichtiger Fortschritt im Vergleich zum Vorgänger. Andererseits zwingt Microsoft die Anwender mit dem angekündigten Ende seiner Supportphasen für SharePoint 2007 zu einem zeitnahen Wechsel; immerhin ist auch SharePoint 2010 im Support-Lifecycle deutlich fortgeschritten. Aber auch die vereinfachten Lizenzierungsmöglichkeiten, besonders beim Mix von internen und externen Nutzern, sind verlockend. Wie schaut es also aus beim Upgrade-Prozess zu SharePoint 2013 und mit welchen Stolperfallen müssen Sie rechnen?

Tipps zur SharePoint-Migration im Video

Tipp: Schauen Sie unserem SharePoint-Experten bei seiner Live-Demo über die Schulter und erfahren Sie im Detail, was sich bei der neuen Version getan hat und worauf es bei der Migration zu SharePoint 2013 ankommt.

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Support-Phasen für SharePoint 2007 bis 2013:  Worum geht’s genau?

Microsoft unterscheidet bei den Support-Zyklen eines Produktes immer zwischen der Mainstream-Support- und der Extended-Support-Phase. Während man in der Mainstream-Support-Phase regelmäßige Service-Erweiterungen erhält, sind in der Extended-Support-Phase bestenfalls Security Updates zu erwarten. Bei SharePoint 2007 befinden wir uns schon länger in der Extended-Support-Phase. 2015 geht auch diese Phase zu Ende. Dann sind überhaupt keine Security Patches mehr zu erwarten. Ein Sicherheitsrisiko, wenn man noch auf dieser Plattform unterwegs ist. Auch für SharePoint 2010 läuft der Mainstream-Support in wenigen Monaten aus. Und hier ist 2017 Schluss mit dem regulären Support. Kein Wunder also, dass viele unserer Kunden über eine Migration zu SharePoint 2013 nachdenken.

Vereinfachte Lizenzierung von SharePoint 2013

SharePoint-Lizenzierung basiert auf dem sogenannten Server-CAL-Modell. Das bedeutet: Man lizenziert den Server und zusätzlich jeden Zugriff eines Nutzers oder Gerätes darauf. In der Praxis ist die sogenannte Gerätelizenzierung aber eher die Ausnahme, da es typischerweise mehr Geräte als Nutzer gibt – Stichpunkt  Nutzung über Smartphone, Notebook und Tablet durch ein und denselben Anwender. Vornehmlich lizenziert man also nach der Anzahl seiner Nutzer. Das bleibt auch bei SharePoint 2013 so.

Auch bei der Unterscheidung zwischen Enterprise- und Standard-Lizenzen für SharePoint ist es geblieben. Für welche Lizenz man sich entscheidet, richtet sich immer danach, welche Funktionalitäten man den Nutzern auf der Plattform anbieten will. Neu ist hier bei SharePoint 2013 die Möglichkeit, SharePoint-Nutzer gezielt auf bestimmte Funktionalitäten zu beschränken, zum Beispiel in einer Enterprise-Umgebung auf Standard-Funktionen.

Deutlich vereinfacht wurde die Aufteilung der SharePoint-Produkte. Maßgeblich ist hierbei in der Lizenzierung die Unterscheidung von internen und externen Nutzern. Musste man bei SharePoint 2010 auf dem SharePoint Server noch interne und externe Nutzer mit CALs versehen (Ausnahme: SharePoint Server for Internet Sites), gibt es jetzt nur noch einen einzigen SharePoint Server, den SharePoint Server 2013. Jeder interne Nutzer wird per CAL lizenziert und in Standard und Enterprise unterschieden. Die externen Nutzer sind jetzt aber for free – was die SharePoint Server CALs betrifft. Das ist besonders praktisch, wenn Sie beispielsweise ein Extranet betreiben. Es gibt nur eine kleine Einschränkung: Externe Nutzer dürfen keinen Vertrag mit dem Unternehmen haben. Das gilt für Angestellte genau wie für Dienstleister.

Der Upgrade-Prozess in wenigen Schritten

Grob skizziert verläuft die Migration von SharePoint 2010 zu 2013 in fünf Schritten:

  1. SharePoint 2013-Farm aufbauen

  2. Datenbanken zu neuer Farm kopieren

  3. Dienstanwendungen aktualisieren

  4. Inhaltsdatenbanken aktualisieren

  5. Websitesammlungen aktualisieren

Zwei Dinge sind dabei wichtig: Zum einen sind die Serverfarmadministratoren nur für die ersten vier Schritte zwingend verantwortlich. Das technische Grundgerüst ist fertiggestellt, sobald die Dienstanwendungen und Inhaltsdatenbanken in der neuen Farm aktualisiert wurden. Für die Nutzer hat sich bis zu diesem Zeitpunkt hinsichtlich der Bedienoberfläche noch nichts verändert. Erst die Aktualisierung der Websitesammlungen macht sich bei den Anwendern bemerkbar. Das hat den großen Vorteil, dass sie sukzessive an SharePoint 2013 herangeführt werden können. In der Praxis hat sich in diesem Zusammenhang das Key-User-Konzept bewährt: Key-User sind Vertreter aus dem Bereich der Anwender, also beispielsweise aus den einzelnen Fachabteilungen. Diese werden frühzeitig in das Projekt eingebunden und in den neuen Funktionen intensiv geschult. Später dienen sie als Multiplikatoren in ihren Abteilungen. Sie tragen ihr Wissen weiter und ermöglichen so, dass alle Mitarbeiter effektiv mit der neuen Lösung arbeiten.

SharePoint 2013 Migration Schritte

Zum anderen ist wichtig zu beachten, dass ein SharePoint-Upgrade keine Versionssprünge erlaubt. So muss das Upgrade immer von der letzten Version erfolgen. Wenn Sie SharePoint 2007 nutzen, müssen Sie den Zwischenschritt machen und die Farm zunächst auf  SharePoint 2010 heben. Erst danach können Sie die Migration auf 2013 umsetzen.

Stolperfallen bei der SharePoint Migration

Ich erlebe immer wieder, dass IT-Verantwortliche mit ganz ähnlichen Hindernissen konfrontiert sind, wenn sie zu SharePoint 2013 migrieren.

Eines der Hauptprobleme ist sicherlich, dass das Zeitfenster für den Übergang zu eng geplant wird. Tauchen dann Probleme auf, kommt es zu unnötigen zusätzlichen Arbeiten und im schlimmsten Fall zu längeren Downtimes für die Anwender. Darunter leidet die Produktivität. Nutzen Sie die Möglichkeit, Alt- und Neufarmen zumindest temporär parallel zu betreiben. So entzerren Sie die Migration und können Probleme gezielt aufgreifen und Schritt für Schritt behandeln.

SharePoint 2013 Migration Freigabeprozesse

Eine klassische Stolperfalle ist zudem der Fehler, dass zwischen der IT-Abteilung und den einzelnen Fachabteilungen nicht ausreichend kommuniziert wird. Treffen Sie genaue Absprachen mit den Fachabteilungen. Nur so können Sie den Einfluss von Downtimes oder Funktionseinschränkungen auf die Produktivität genau einschätzen.

Beachten Sie außerdem, dass jede bisher genutzte SharePoint-Erweiterung (3rd-Party-Lösungen, selbst entwickelte Lösungen) auch auf der SharePoint 2013-Farm installiert werden muss. Ansonsten kann es passieren, dass migrierte Inhalte nicht mehr funktionieren. Testen Sie vor der Migration, ob die Add-Ons mit SharePoint 2013 kompatibel sind.

Zuletzt noch ein Hinweis zum Customizing: Was die Designs der Oberfläche von SharePoint 2013 angeht, empfiehlt Microsoft, Customizing weitgehend zu vermeiden. Natürlich können Sie Schriftgrößen, Bilder, Logos und Farbgebung verändern und dadurch bereits gute Effekte erzielen. Aber: Die weitreichende Anpassung der SharePoint Benutzeroberfläche (typischerweise über benutzerdefinierte Master-Pages) ist aufwendig und birgt Risiken für Mehraufwände bei jeder Versionsänderung. Falls Sie sich diese Arbeit für SharePoint 2010 schon einmal gemacht haben, müssen Sie diese für SharePoint 2013 praktisch komplett wiederholen. Da sich die Oberfläche deutlich geändert hat, greifen alte Designanpassungen ins Leere.

SharePoint 2013 Migration Timeline

Fazit

Es führt kaum ein Weg an SharePoint 2013 vorbei. Nicht nur, dass die Versionen 2007 und 2010 in absehbarer Zukunft nicht mehr oder nur noch eingeschränkt supported werden. Auch funktionell spricht vieles für SharePoint 2013. Gerade die neuen Möglichkeiten bei der Lizenzierung bergen einige Vorteile für das Tagesgeschäft.

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Artikel vom:
22.01.2015

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TAGS:
Hands-On, Migration, SharePoint

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