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Wie Sie die Suchergebnisse in Ihrem SharePoint verbessern

Kennen Sie das? Sie brauchen schnell die neue Produkt-Präsentation, bekommen aber auf den ersten Seiten ihrer SharePoint-Suche nur ältere PDF-Dokumente angezeigt. Das ist nicht nur ärgerlich, sondern kostet auch Zeit und Nerven. Unsere SharePoint-Expertin erklärt, worauf es bei einem cleveren Wissensmanagement ankommt.

Ein Beitrag von Stefanie Hußlein, SharePoint Consultant.

„In unserer SharePoint-Suche bekommen wir keine passenden Suchergebnisse. Wieso funktioniert das nicht?“ Diesem Problem begegne ich immer wieder in meinen Kundenprojekten. Unternehmen haben ein komplettes SharePoint-Szenario mit Team-Sites, Dokumentenbibliotheken usw. aufgesetzt, können bei ihrer Suche nach Informationen aber trotzdem nicht die gewünschten Ergebnisse finden. Das Problem dabei ist aber meistens nicht die SharePoint-Suche an sich, sondern das Ranking – nämlich dann, wenn das gesuchte Ergebnis auf Seite 100 und nicht auf Seite 1 steht.

Wissensmanagement verstehen lernen

SharePoint ist ein mächtiges Instrument beim Management von Informationen und Wissen. Wirklich jedes Dokument, jede noch so kleine Information wird von SharePoint erfasst. Um aus der Masse aber wirklich sinnvolle und passende Informationen herauszufiltern, muss man die eigentlichen Herausforderungen beim Wissensmanagement kennen.

Hier verweise ich im Gespräch mit meinen Kunden gern auf das Beispiel Social Media wie z.B. Facebook, Twitter & Co. Die Informationsflut, die uns im privaten Bereich erreicht, hat dazu geführt, dass wir inzwischen den Wert von qualitativer Information sehr zu schätzen gelernt haben: Wir wünschen uns eine gezielte Informationsfilterung und Informationszusammenführung aus den unterschiedlichen Quellen, um die Menge der gelieferten Daten überhaupt noch sinnvoll verarbeiten und aus Informationen Wissen generieren zu können. Das trifft natürlich auch auf die Unternehmenswelt zu.

Cleveres Wissensmanagement – Viele Wege führen nach Rom

Im Grunde geht es also darum, Informationen zu sammeln, zu strukturieren und gezielt wieder auszugeben. Dies kann mit unterschiedlicher Intensität und Zielsetzung auch in Ihrer SharePoint-Lösung umgesetzt werden.
Denn der „Werkzeugkasten“ SharePoint bietet zahlreiche Möglichkeiten, wie Sie das System und vor allem die Suche an Ihre speziellen Unternehmens-Anforderungen anpassen können und auch müssen, um SharePoint optimal zu nutzen. Nur so erhalten Sie ein wirklich zufriedenstellendes Ergebnis. Folgende Schritte sollten Sie dabei gehen:

Schritt 1: Entwickeln Sie eine Informationsarchitektur für Ihre SharePoint-Lösung

Die Verbesserung der Suchmaschinen in den letzten Jahren führte zu der Idee, dass eine IT-Lösung heute nur noch eine „Suchstartseite à la Google“ braucht. Auf eine Informationsarchitektur kann vollständig verzichtet werden. Doch ganz so einfach ist es nicht. Nur wer Inhalte sinnvoll strukturiert und mit Metadaten anreichert, hat später die Möglichkeit, wertvolle Informationen in zig Variationen u.a. in der Suche zu verwerten.

Klassische SharePoint Informationsarchitektur
Beispiel für eine klassische SharePoint Informationsarchitektur

Berücksichtigen Sie dabei diese Punkte:

  • Benennen Sie die relevanten Webinhalte und organisieren Sie diese in einer hierarchischen Navigationsstruktur
    Definieren Sie welche Objekte Sie benötigen. Bringen Sie die Webinhalte anschließend in eine klassische Navigationshierarchie, um dem Nutzer zu ermöglichen, diese mit Hilfe der Navigation zu erreichen. Dieser Schritt wird jedem Informationsarchitekten sehr vertraut sein, da er in allen CMS und DMS-Systemen durchgeführt wird.
    Für die Suche bedeutet dies konkret: Die SharePoint-Suche ist dahingehend optimiert, dass bei Eingabe von Suchergebnissen die Suchtreffer auf derselben Webseite im Ranking z.B. höher bewertet werden als Ergebnisse einer fremden Webseite.
  • Strukturieren Sie Ihre Daten mit Hilfe von Metadaten. Nutzen Sie dafür SharePoint-Inhaltstypen und zentrale Unternehmensmetadaten
    Der Begriff „Metadaten“ sollte jedem SharePoint-Poweruser vertraut sein. In den SharePoint Zusammenarbeitsszenarien werden v.a. Dokumente und Listenbeiträge als Inhalte erstellt. Eigenschaften wie z.B. Autor, Beschreibung, Thema…, helfen diese Inhalte näher zu beschreiben und sollten zur Verschlagwortung herangezogen werden.
    Machen Sie sich in diesem Zusammenhang am besten auch mit dem SharePoint-Konstrukt der Inhaltstypen oder der „zentralen Unternehmensmetadaten“ vertraut.
    Alle Schlagwörter können zur späteren Filterung der Inhalte u.a. auf der Suchseite oder in Suchabfragen eingesetzt werden.

Schritt 2: Optimieren Sie die zentrale SharePoint-Suchseite

Sie haben die Unternehmensdaten im Rahmen der Informationsarchitektur strukturiert. Damit haben Sie die Basis geschaffen, um die Suchseite und deren Ergebnisse als Nächstes zu optimieren. Die folgenden neuen Features der SharePoint 2013-Suche können dabei genutzt werden.

  • Passen Sie die Filter der Suchseite an Ihre Projektanforderungen an!
    Sie möchten Ihren Nutzern die Möglichkeit geben, um z.B. nach Produkten zu filtern. Dann nutzen Sie die neue Option in SharePoint 2013, die auf der Suchseite anzutreffenden Filtermöglichkeiten nun per Webpart einfach an Ihre Unternehmensbedürfnisse anzupassen und z.B. „Produkt“ als neue Filteroption zu integrieren. Wichtig ist: Sie können dabei auf alle Eigenschaften zurückgreifen, die Sie im Rahmen der Informationsarchitektur im Vorfeld definiert haben!
  • Passen Sie die Suchabfrage an Ihre Projektanforderungen an!
    Sie möchten in Ihrer Suche z.B. nur Dokumente in den Ergebnissen anzeigen? Kein Problem! Mit SharePoint 2013 sind die Möglichkeiten für eigene Suchabfragen schier unbegrenzt. Diese Anpassungsmöglichkeit sollten Sie nutzen, wenn sich Anwender über zu viele oder falsche Suchergebnisse beklagen.

Schritt 3: Nutzen Sie die SharePoint 2013-Suche auch in anderen Projektszenarien

Doch die SharePoint 2013-Suche geht noch weiter: Mit der SharePoint 2013-Suche eröffnen sich Möglichkeiten, Webseiten nicht mehr nur allein auf dem klassischen Weg aufzubauen, sondern tatsächlich den Weg in Richtung „Search-Driven Content“ zu beschreiten und damit mehr dynamischen Inhalt bereitstellen.

  • Sie können beispielweise in SharePoint das komplette User Interface eines Produktkatalogs aufbauen, indem Sie nur eine Suchseite erstellen, mit passend konfigurierten Suchwebparts ausstatten und die Suchabfrage für den Anwendungsfall „Produktkatalog“ optimieren.
  • Oder bauen Sie sich doch eine Seite zur Nutzungsauswertung mit Hilfe dieser neuen SharePoint-Suchoptionen auf: Sie können z.B. Analysen nach den im letzten Monat am häufigsten geklickten Seiten und Dokumenten.
  • Oder geben Sie Ihren Anwendern – im Sinne eines sozialen Netzwerks -  die Information an die Hand, welche Dokumente von den Kollegen in der letzten Woche bearbeitet wurden.

Schritt 4: Führen Sie alle Unternehmensdatenquellen in der SharePoint-Suche zusammen

Die SharePoint Engine war bereits in der Vergangenheit mächtig genug, um viele externe Systeme als Suchquellen anzubinden und in einem zentralen Suchindex zusammenzuführen. Diese Möglichkeiten haben sich mit SharePoint 2013 noch erweitert. Standardmäßig wird z.B. auch das Soziale Netzwerk des SharePoint überwacht und in der Suche indiziert, um später für das Suchergebnis-Ranking herangezogen zu werden.

Einbindung verschiedener Quellen in die SharePoint Suche
Einbindung verschiedener Quellen in die SharePoint Suche

Mit der Anbindung von weiteren Suchquellen bieten Sie Ihren Anwendern die Möglichkeit, alle Unternehmensdaten an einer zentralen Stelle zu finden, statt verteilt in diversen Anwendungen suchen zu müssen.

Der Fehler liegt nicht im System

Wie anfangs erwähnt: Die Ursache, warum eine SharePoint-Suche nicht die gewünschten Ergebnisse liefert, liegt nicht an der Suche an sich. Basis für optimale Ergebnisse ist immer eine gute Informationsarchitektur. Mit gezielten Schritten kann die Suche durch die Konsolidierung, Filterung und Kanalisierung von Informationen optimal ausgebaut werden, um so die heutigen Anforderungen an eine verbesserte Informationsqualität zu erfüllen.

Sie benötigen Hilfe bei der Verbesserung Ihrer SharePoint Suchergebnisse?

Zusammen mit Ihren Fachabteilungen erarbeiten wir in Workshops eine clevere Informa-tionsarchitektur, die wir an Ihre Unternehmensanforderungen und Schwerpunkte anpas-sen. Gerne helfen wir Ihnen auch dabei, Optimierungsmöglichkeiten für Ihre Suche zu identifizieren und passende Lösungsszenarien technisch umzusetzen.

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Artikel vom:
22.04.2015

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TAGS:
SharePoint, Wissensmanagement

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