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Status-Monitoring mit SharePoint: So einfach managen Sie Ihre Prozesse mit SharePoint

Status-Monitoring mit SharePoint: So einfach managen Sie Ihre Prozesse mit SharePoint

Status-Monitoring gehört zu einem der wichtigsten Instrumente, wenn es darum geht, komplexe Prozesse zu überwachen. Der Alleskönner SharePoint bietet sich dafür als eine schlanke und effektive Lösung an. Wie einfach sich Ihr SharePoint zu einem Status-Monitoring-Tool ausbauen lässt, zeigt Ihnen unser SharePoint-Profi am Beispiel der Lagerverwaltung.

Ein Beitrag von Nico Wischnewski, SharePoint Developer

Seit SharePoint 2013 kann man Status-Monitoring-Funktionen mit einer SharePoint-Liste und Client-seitigen Anpassungen umsetzen – und das hat einige Vorteile. Wie das funktionieren soll, möchte ich Ihnen an einem einfachen Beispiel verdeutlichen.

Führen Sie sich einmal einen typischen Prozess in der Lagerverwaltung vor Augen:

Der Prozess beginnt mit einer Lieferung, welche von Mitarbeiter 1 entgegengenommen wird. Die Lieferung ABC wird darauf an Mitarbeiter 2 übergeben, welcher diese in Gang X in Regal Y für die Zeitdauer Z einlagert. Nach Zeitdauer Z muss die Lieferung aus dem Lager von Mitarbeiter 3 abgeholt werden. Von Mitarbeiter 4 wird die Lieferung dann an den Empfänger ausgegeben.

Status-Monitoring mit SharePoint: So einfach managen Sie Ihre Prozesse mit SharePoint

Die Information „Lieferung ABC wurde am 1. April 2016 von Mitarbeiter 2 eingelagert“ könnten Sie als Lagerleiter mit Hilfe eines Status-Monitoring auf Basis von SharePoint jederzeit nachverfolgen.

Und so wird Status-Monitoring mit SharePoint erstellt:

Zuerst muss eine einfache SharePoint-Liste angelegt werden. Nachdem die benötigten Spalten für Zusatzinformationen (im Fallbeispiel u.a. Lieferdatum, Gang- und Regalnummer usw.) angelegt wurden, gilt es das Monitoring der Zuständigkeit umzusetzen. Hier hat sich meinen Erfahrungen nach eine Kombination aus einem Zahlenfeld und einem berechneten Feld bewährt. Das Zahlenfeld speichert den Schlüssel eines Prozessschritts (bspw. Lieferung = 1, Einlagerung = 2 etc.) während das berechnete Feld den Klarnamen anzeigt. Durch das Einschalten der Versionierung ist die Prozesshistorie transparent. Nun muss nur noch nach Abschluss eines Prozessschritts vom entsprechenden Mitarbeiter das Zahlenfeld um eins erhöht werden und der Prozess befindet sich im nächsten Schritt.

„Nur noch um eins erhöht“ fragen Sie sich jetzt? Natürlich ist dieser Vorgang in der Realität nicht praktikabel. An diesem Punkt kommen die Client-seitigen Anpassungen ins Spiel. Seit SharePoint 2013 ist es möglich die Darstellungsform von Feldern nach eigenen Bedürfnissen anzupassen. Dazu wird die JSLink genannte Funktion angeboten. Mit etwas JavaScript-Kenntnissen lässt sich nun das Zahlenfeld in seiner Darstellungsform in eine Schaltfläche umwandeln, welche beim Klicken den Wert automatisiert um eins erhöht. Der Prozessschritt lässt sich jetzt anhand der Schaltfläche für den Mitarbeiter entsprechend abschließen!

Clientseitige Anpassungen, unabhängig von JSLink, bringen gleich mehrere Vorteile mit sich. Hier ein Überblick:

  • JavaScript wird im Browser des Nutzers ausgeführt. Der SharePoint-Server wird somit entlastet. In der Zeit immer leistungsstärker werdender Clients ist das ein Vorteil, den man unbedingt nutzen sollte!

  • JavaScript ist weniger sicherheitskritisch. Aktionen werden nur im Kontext des aktuellen Nutzers und seinen Berechtigungen durchgeführt. Es besteht nicht die Gefahr unberechtigter Änderungen!

  • Änderungen am JavaScript führen zu keiner Downtime des SharePoint-Servers, wohingegen Anpassungen an Server-seitigen Codes stets ein Wartungsfenster mit sich bringen.

  • JavaScript lässt sich wesentlich leichter debuggen. Eventuelle Fehler können somit schneller aufgespürt werden.

Wir können zusammenfassen, dass eine einfache SharePoint-Liste effektiv genutzt werden kann, um den Status von Prozessen zu überwachen. Mittels einfacher Anpassungen lässt sich die Darstellungsform einer SharePoint-Liste ändern. Mein persönlicher Tipp also: Achten Sie bei künftigen Projekten darauf, einen erhöhten Fokus auf den Client-seitigen Code zu

Zusammen mit meinen Kollegen helfen wir Ihnen, Ihren SharePoint zu einer für Ihre Prozesse und Abläufe geeigneten Status-Monitoring-Lösung auszubauen. Einen Überblick zu unserem Portfolio, Referenzen und Kontaktmöglichkeiten finden Sie hier.

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Artikel vom:
17.03.2016

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TAGS:
Projektmanagement, Prozessmanagement, SharePoint Lösungen

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