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Einführung Software Asset Management (SAM) – In drei Schritten zum erfolgreichen Lizenzmanagement

Sie haben Probleme ein ausgefeiltes Lizenzmanagement in Ihrem Unternehmen zu etablieren? So geht es nicht nur Ihnen. Dabei lassen sich mit Software Asset Management enorme Kosten einsparen. Unser Experte erklärt die drei Schritte zu einem erfolgreichen Lizenzmanagement.

Ein Beitrag der COMPAREX Redaktion

Laut einer Umfrage der Computerwoche lizenzieren nur die Hälfte von 200 befragten Unternehmen ihre Software exakt. Und das, obwohl es sich bei der Softwarelizenzierung um einen der wichtigsten Kostenfaktoren im IT-Bereich handelt. Sowohl Unter- als auch Überlizenzierungen können schwerwiegende finanzielle und rechtliche Folgen haben. Um dem entgegenzuwirken, zeigen wir Ihnen an dieser Stelle die erfolgreiche Implementierung eines korrekten Software Asset Managements bzw. Lizenzmanagements in Ihrem Unternehmen.

Software Asset Management beinhaltet alle Maßnahmen, die sicherstellen, dass ein Unternehmen richtig lizenziert ist und bleibt, um finanzielle und rechtliche Risiken zu vermeiden. Für die richtige Implementierung sollten Sie diesen drei Schritten folgen:

  1. Schaffung einer Base Line

  2. Analyse bzw. Erstellung benötigter Rollen und Prozesse

  3. Kontinuierliche Lizenzmanagement

An dieser Stelle sei darauf hingewiesen, dass unsere Experten im Rahmen verschiedener Schulungen und Kurse (z.B. Lizenzmanager I) die Möglichkeiten anbieten, diese Schritte zu erlernen und zu verinnerlichen, sodass Ihrer Karriere als Lizenzmanager nichts mehr im Weg steht. Mehr erfahren »

Die drei Schritte zum Lizenzmanagement

1. Schritt: Base Line

Der erste Schritt „Base Line“ (siehe Abb. 1 blauer Bereich) beinhaltet eine Vergangenheitsanalyse, die die aktuelle Lizenzierungssituation in Ihrem Unternehmen erfasst und als Grundlage für alle weiteren Schritte dient. Ziel soll die Berechnung einer Lizenzbilanz sein, um bereits erste Maßnahmen definieren zu können, die einer möglichen Über- oder Unterlizenzierung sowie rechtlichen und finanziellen Risiken entgegenwirken.

Drei Schritte zum Lizenzmanagement

 

 

Abb. 1: Die drei Schritte zum Lizenzmanagement

Um dabei den Aufwand so gering wie möglich zu halten, ist eine pragmatische Herangehensweise unerlässlich. Die Base Line wird Fragen Ihrerseits klären wie: „Wie ist die gegenwärtige Lizenzierungssituation in meinem Unternehmen?“, „Liegt eine Über- oder Unterlizenzierung vor und können womöglich Kosten eingespart werden?“, „Ist mein Unternehmen auch aus rechtlichen Gesichtspunkten einwandfrei lizenziert?“ Auf der Basis dieses Schrittes soll im Anschluss das eigentliche Lizenzmanagement konzipiert werden.

2. Analyse bzw. Erstellung benötigter Rollen und Prozesse

Der zweite Schritt ist die Identifikation und Analyse von Prozessen und Rollen (siehe Abb. 1 gelber Bereich) – das A&O des Lizenzmanagements in Ihrem Unternehmen. Diese Prozesse und Rollen sind von beachtlicher Relevanz im Lizenzmanagement. Ziel ist es, die Aufbauorganisation im SAM zu gestalten, die Rollen sowie verschiedene Funktionen eindeutig zu definieren oder bspw. die Wechselwirkungen und Schnittstellen zwischen diesen zu analysieren. Bestehende Prozesse sollen evaluiert (gegen SAM ISO Norm 19770.1) und neue Prozesse und Rollen sicher eingeführt werden. Anders wird ein erfolgreiches Lizenzmanagement unmöglich zu realisieren sein.

3. Kontinuierliches Lizenzmanagement

Schlüsselwort des dritten und letzten Schritts - des kontinuierlichen Lizenzmanagements (siehe Abb. 1 blauer Bereich) - ist die Nachhaltigkeit. Ein zwingendes Ereignis wie bspw. ein Lizenzaudit sollte nicht allein Grund für die Initiierung von SAM sein.

Ineffizientes SAM

Abb. 2 Ineffizientes SAM

Effizientes SAM

Abb. 3 Effizientes SAM

 

Das Lizenzmanagement in Ihrem Unternehmen sollte fortlaufenden Charakter haben (siehe Abb. 3) und nicht nach erfolgreichem Audit fallengelassen werden (siehe Abb. 2), sodass Ihr Unternehmen kontinuierlich korrekt lizenziert ist und Informationen verfügbar sind.

Die Realisierung des kontinuierlichen Lizenzmanagements und die damit einhergehende ständige Transparenz dient als Entscheidungshilfe bei zukünftigen Lizenzkäufen und somit zur Absicherung vor rechtlichen und finanziellen Risiken. Die Etablierung eines sog. Lizenzpools wird möglich.

Wollen Sie ein toolgestütztes Lizenzmanagement einführen, beraten wir Sie gerne, welches das für Ihre Ziele am besten Geeignete ist. Es gibt durchaus Dienstleistungsangebote, die Ihnen SAM ganz oder zumindest teilweise abnehmen.
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Zu beachten ist dabei jedoch, dass ohne die Implementierung von Schritt 1 und 2 die Einbeziehung eines SAM-Tools nicht sinnvoll ist.

Erfolgsfaktoren eines kontinuierlichen Lizenzmanagements

  1. „Buy In“ des Managements: Ihr Management muss unbedingt hinter dem Ziel Lizenzmanagement stehen und es vorantreiben.

  2. Strenge Befolgung eines durchdachten Plans

  3. Definition eines Projekt Scope

Mit diesen drei Schritten zum Lizenzmanagement stehen Sie rechtlich gesehen auf der richtigen Seite, stellen eine ausreichende Lizenzierung sicher, vermeiden eine Überlizenzierung und sparen Kosten ein. Ein anstehender Lizenzaudit wird für Sie nun nicht mehr zur Belastungsprobe – Sie können diesem entspannt gegenüber treten.

Wenn Sie sich zum professionellen Lizenzmanager ausbilden lassen wollen, besuchen Sie gerne unsere Website, auf der wir verschiedene Schulungen für Sie anbieten.
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Artikel vom:
20.05.2015

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TAGS:
Lizenzmanagement, Software, Software Asset Management

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