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Einsparungen durch Lizenzmanagement – Wie realistisch ist dieses Versprechen?

Mit einem cleveren Lizenzmanagement sparen Sie bis zu 20 Prozent bei der Beschaffung Ihrer Software. So oder so ähnlich, mit diesem Versprechen werben SAM-Tool-Hersteller und Dienstleister um neue Kunden. Aber ist das wirklich realistisch oder einfach nur eine findige Marketingmasche?

Ein Beitrag der COMPAREX Redaktion

Ist Software Asset Management wirklich so toll? Wo kann man wieviel sparen und wie genau soll das funktionieren? Um diese Fragen zu beantworten, muss ich zuerst einmal kurz auf die Basics zurückkommen – in aller Kürze:

Mit Software Asset Management (kurz SAM) erfassen Unternehmen Ihren Software-Lizenzstatus. Das heißt, sie analysieren und vergleichen Ihre vorhandene Software mit Ihren Software-Lizenzen. Dieses Wissen bildet die Grundlage für das eigentliche Lizenzmanagement, also verschiedensten Maßnahmen zur Optimierung des eigenen Lizenzbestands. Wenn man hier geschickt und weitsichtig vorgeht, dann kann man Einsparungen von bis zu 20 Prozent unter anderem bei der Beschaffung von Software erreichen. Dazu braucht man „eigentlich nur“ das richtige Handwerk und das entsprechende Lizenz-Know-how.

Tipp: Mit welchen strategischen Schritten Sie Software Asset Management in Ihrem Unternehmen einführen, darüber haben wir in diesem Blogbeitrag bereits berichtet.

Wo liegen die größten Einsparpotenziale beim Lizenzmanagement?

Im Grunde genommen geht es beim Software Asset Management um nichts anderes, als herauszufinden, inwieweit die Zahl der tatsächlich gekauften Software-Lizenzen mit der tatsächlich genutzten und benötigten Zahl an Softwarelizenzen übereinstimmt. Ganz vereinfacht gesagt.

Der Knackpunkt an der Sache ist, dass diese beiden Zahlen in den meisten Unternehmen nicht übereinstimmen, was zu folgender Situation führt:

  1. Entweder Sie sind überlizenziert und haben mehr Software-Lizenzen gekauft, als sie eigentlich benötigen,
  2. oder Sie sind unterlizenziert und haben weniger Software-Lizenzen gekauft, als sie eigentlich benötigen.

Dass Sie im Falle einer Überlizenzierung an irgendeiner Stelle zu viel bezahlen und etwas tun müssen, ist offensichtlich. Wenn Sie unterlizenziert sind und von einem Software-Hersteller überprüft werden, dann drohen neben finanziellen auch rechtliche Strafen. In beiden Fällen gilt es also, durch geschicktes Lizenzmanagement Einsparpotenziale zu erschließen und unnötige Kosten wie bspw. Strafzahlungen zu vermeiden. Wie das genau aussehen kann, möchte ich an folgenden Beispielen verdeutlichen:

1. Einsparpotenzial: Proaktives Lizenzmanagement vor einem Audit

Wird im Rahmen eines Lizenzaudits festgestellt, dass Ihr Unternehmen Software in größerem Umfang nutzt, als eigentlich Lizenzen vorhanden sind, dann müssen Sie nicht nur die fehlenden Lizenzen nachlizenzieren, sondern in vielen Fällen auch mit Strafzahlungen rechnen. Hier ein vereinfachtes Rechenbeispiel:

Rechenbeispiel: Unterlizenzierung bei Microsoft-Office-Lizenzen

Ihr Unternehmen besitzt 10.000 Rechner.  Für 10 Prozent Ihrer PCs ist Microsoft Office falsch oder gar nicht lizensiert. In diesem Fall betrifft die Unterlizenzierung also 1.000 Rechner. Gehen wir von einer Preis-pro-Office-Installation in Höhe von 200 Euro und einer Audit-Wahrscheinlichkeit aller drei Jahre aus, dann ergibt sich aus der Unterlizenzierung ein jährliches Risiko in Höhe von 66.000 Euro (1.000 x 200 Euro / 3 = 66.000 Euro).

Da Softwarehersteller in der Regel bei falscher Lizenzierung eine Strafzahlung fordern, die vor Falschlizenzierung abschrecken soll, bezahlen Sie viel mehr bei nachträglicher Lizenzierung als bei exakter Lizenzierung von vornherein. Mithilfe eines Lizenzmanagements können diese Kosten vermieden werden: durch Wegfallen möglicher Strafzahlungen realisieren Sie Einsparungspotenziale und stehen rechtlich auf der sicheren Seite.

Tipp: Hier erfahren Sie mehr über die Rechtsgrundlagen im Audit.

2. Einsparungspotenzial: Lizenzmanagement zur Vermeidung von Überlizenzierung

Gründe für eine Überlizenzierung gibt es viele: Mitarbeiter werden gekündigt, Niederlassungen geschlossen oder die Software wird nicht mehr in vollem Umfang genutzt. In Ihrem Unternehmen fallen damit Kosten an, die vermeidbar und unnötig sind. Da ein nicht unbeachtlicher Teil der IT-Ausgaben für Software genutzt wird, sollte überprüft werden, ob eine Optimierung und damit Einsparungspotenziale realisiert werden können. In Deutschland sind alle Unternehmen im Durchschnitt zu ca. 25 Prozent überlizenziert (BSA 2013). Es lohnt sich also, hier genauer hinzuschauen.

Die möglichen Einsparpotenziale lassen sich in kurzfristige, mittelfristige und langfristige Maßnahmen unterscheiden. Ein paar Beispiele:

Kurzfristige Einsparpotenziale: Optimierte Vertragsverhandlungen

Muss es wirklich ein Enterprise Agreement (in der Regel einfacher zu managen, aber etwas teurer) sein oder reicht auch ein Volumenvertrag? Durch Lizenzmanagement ist man in der Lage, einen neu zu verhandelnden Vertrag auf einer ganz anderen Basis zu besprechen. Nur wenn man Transparenz über seine Lizenzen besitzt und weiß, was man wirklich braucht, dann kann man valide Entscheidungen im Einkauf treffen. 

Mittelfristig Einsparpotenziale: Vertragskonsolidierung

Unter Vertragskonsolidierung versteht man die Zusammenlegung von Vertragsvolumina. Das heißt, wenn Sie bspw. dasselbe Produkt, oder auch nur dieselbe Funktionalität in verschiedenen Produkten mehrmals im Unternehmen nutzen und viele verschiedene Verträge dafür haben, dann lohnt es sich, die Verträge zusammenzulegen. So kommen Sie dank des höheren Volumens evtl. in ein besseres Preislevel. Hier haben wir durchaus bereits Einsparpotenziale im hohen 7-stelligen Bereich bei unseren Kunden aufgedeckt.

Langfristige Einsparpotenziale: Einführung eines dynamischen Lizenzpools

Die generelle Idee hinter Lizenzpooling ist, dass freie Lizenzen wiederverwertet und nicht unnötig neu beschafft werden. Lizenzpooling wirkt damit einer potenziellen Überlizenzierung entgegen. In einem Scope sollte vorher festgelegt werden, für welche Produkte es sinnvoll ist, einen Lizenzpool zu erstellen. Für eine sehr geringe Ersparnis würde sich der Aufwand der Etablierung nicht lohnen. Für Produkte wie z.B. Adobe Photoshop oder Microsoft Visio, die teuer in der Beschaffung sind, macht Lizenzpooling am meisten Sinn.

Exemplarisches Rechenbeispiel: Lizenzpooling

5 Produkte je 100 x im Unternehmen (bspw. Visio) 
Wert ca. 100 x 500 € x 5 = 250.000 €
20 Prozent davon wechseln Besitzer = 50.000 €
Aufwand:        einmalig 60.000 € (Implementierung etc.)
Kontinuierlich 15.000 € / Jahr (Verwaltung)
Lizenzpool lohnt sich ab dem 3. Jahr

In Ihrem Unternehmen befinden sich fünf Produkte (u.a. Adobe Photoshop), die je hundertmal im Unternehmen vorkommen. Der durchschnittliche, fiktive Wert jedes einzelnen Produkts beträgt 500 Euro (Gesamtwert: 250.000 Euro). Nun stellt sich die Frage, ab wann sich ein Lizenzpooling lohnen würde, wenn 100 Produkte den Besitzer wechseln. Der Aufwand für die Implementierung des Lizenzpools beträgt 60.000 Euro. Jährlich ist mit einem Aufwand von 15.000 Euro zu rechnen. Der Lizenzpool würde sich dementsprechend spätestens ab dem dritten Jahr rentieren.

Reifegrade eines Software Asset Managements (SAM)

Wie die folgende Abbildung zeigt, variiert das Einsparungspotenzial durch Lizenzmanagement je nach Reifegrad des SAM:

Verteilung des Einsparungspotentials

Beim Reifegrad „Basic“ ist quasi kein SAM verfügbar. Bei „Dynamic“ hingegen existiert im Unternehmen ein Lizenzmanagement mit hoher Automatisierung. Ein höherer Reifegrad ist automatisch kostenintensiver und das Kosten-Nutzen-Verhältnis nicht immer eindeutig aufzuzeigen, jedoch ist der Reifegrad „Dynamic“ als strategisches Ziel durchaus sinnvoll, um langfristig Kosten einzusparen. Darüber hinaus gibt es verschiedene Dienstleistungsangebote, die Ihnen SAM ganz oder teilweise abnehmen.

Fazit

Aus meiner Erfahrung heraus ist das Potenzial mit Software Asset Management Kosten zu senken sehr realistisch. Abhängig von der Ausgangslage liegen die Einsparungspotenzial in Höhe von 10 bis 20 Prozent.

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Artikel vom:
28.05.2015

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TAGS:
Software, Software Asset Management

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