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Autodesk: So verbessern Sie Ihr Lizenzmanagement durch Konsolidierung von Lizenzen und Verträgen

Trotz professionellem Software Asset Management beispielsweise für Autodesk Produkte kommt es immer wieder dazu, dass der Überblick über den aktuellen Lizenzbestand verloren geht. Wir zeigen, wie Sie Ihr Lizenzmanagement deutlich verbessern können, indem Lizenzen und Verträge konsolidiert werden.

Ein Blogbeitrag von Michael Heß, Lizenz- und Vertragsspezialist Autodesk

Video: Autodesk Lizenz- und Vertragskonsolidierung

 

Warum man schnell den Überblick über den Lizenzbestand verlieren kann

Das liegt zum einen daran, dass Hersteller regelmäßig Änderungen in ihren Lizenzprogrammen und Nutzungsbedingungen vornehmen, die von Kunden nicht so schnell berücksichtigt werden (können). Andererseits gerät ein bewährtes System zur Lizenzverwaltung mal schnell außer Kontrolle, wenn Firmen hinzugekauft oder veräußert werden. Auch wechselnde oder dezentrale Zuständigkeiten für den Lizenzeinkauf spielen eine große Rolle.

Und so finde ich in der Praxis bei meinen Kundenbesuchen häufig eine Mischung aus Lizenzen mit und ohne Wartungsvertrag unterschiedlichster Laufzeiten, zahlreiche Verträge mit diversen Ablaufdaten und Upgradelizenzen, deren Upgradebasis weiterhin genutzt wird. Auch sind oft mehrere Lösungen mit redundanten Funktionen im Einsatz. Gelegentlich mangelt es an tiefergehendem Wissen zum Lizenzrecht, vor allem wenn der Ort des Lizenzkaufs vom Nutzungsort der Software voneinander abweicht.

Konsolidierung von Lizenzen und Verträgen: Die wichtigsten Schritte

Wenn ich auf eine solche Situation beim Kunden stoße, empfehle ich in der Regel eine umfassende Konsolidierung der Lizenzen und Verträge. Doch auch von sich aus kommen immer mehr Kunden auf mich zu, denn in der Regel führt ein Aufräumen bei den Lizenzen in der Zukunft zu reduzierten Lizenzkosten, definitiv aber zu geringeren Transaktionskosten bei der Softwarebeschaffung.

Und dies sind die wichtigsten Schritte des Konsolidierungsprozesses.

1. Initialworkshop zur Projektplanung

In diesem Termin erläutern Sie mir Ihre Ausgangssituation. Wir besprechen Ihre Gründe für und vor allem Ihre Ziele in diesem Projekt. Sie stellen mir die relevanten Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen vor. Gemeinsam einigen wir uns auf einen Zeitplan und Meilensteine.

2. Aufnahme der IST-Situation

Sie führen eine Bestandsaufnahme durch. In kleineren IT-Umgebungen geschieht das unter Umständen noch manuell und das Ergebnis ist eine Tabelle mit vielen Zeilen. Wahrscheinlicher ist jedoch, dass Sie bereits über ein Tool zur Software-Inventarisierung verfügen, das jetzt auch für dieses Projekt zum Einsatz kommt. Parallel erstellen Sie eine Einkaufshistorie auf Basis von Rechnungen und Lizenzzertifikaten.

3. Anreicherung der Bestandsdaten

Zu diesem Zeitpunkt ist für mich noch wichtig zu wissen, wo die vorhandenen Lizenzen im Einsatz sind. Ein Produkt muss z.B. auf den Kunden lizenziert sein, bei dem ein Mitarbeiter angestellt ist, der die Global Travel Rights nutzen möchte.

4. Prüfprozess

Anhand der von Ihnen bereitgestellten Informationen prüfe ich, ob das Lizenzrecht von Autodesk korrekt umgesetzt wurde. Im Autodesk Partner Center kontrolliere ich die Upgradepfade existierender Seriennummern, um evtl. doppelt genutzte Vorgängerversionen zu identifizieren.

5. Vorstellung der Prüfergebnisse

Unter Berücksichtigung der im Initialworkshop definierten Ziele stelle ich Ihnen in einem 2. Vor-Ort-Termin meine Erkenntnisse aus der Lizenzüberprüfung vor und gebe Handlungsempfehlungen für die Zukunft. Sind Verträge mit unterschiedlichen Laufzeiten vorhanden, sollten diese auf ein einheitliches Enddatum – der zukünftige Mastervertrag - konsolidiert werden. Haben Sie Produkte mit sich überschneidenden Funktionalitäten im Einsatz, besprechen wir Alternativen. Wenn bei Auslaufen eines Vertrages der Lizenznehmer (CSN) nicht identisch ist mit dem Lizenznehmer des vorher festgelegten Mastervertrages, initiiere ich für Sie einen Transfer of License (TOL).  

6. Vertrags- und Lizenzkonsolidierung

Abhängig von Ihrer vorhandenen Vertrags- und Lizenzstruktur kann der Konsolidierungsprozess bis zu 3 Jahre dauern. Sind nach Zusammenlegung der Verträge mehrere Lizenzen eines Produktes vorhanden, können diese zu einer Seriennummer zusammengefasst werden. Dies erleichtert die Softwareverteilung um ein Vielfaches.

Sicher bedeuten die beschriebenen Schritte zur Autodesk Vertrags- und Lizenzkonsolidierung einen enormen Arbeitsaufwand auf Ihrer Seite. Am Ende müssen Sie jedoch nur noch ein bis zwei Verträge mit einem Vertragsgeburtstag verwalten, haben einen vollständigen Überblick über Ihren Autodesk Lizenzbestand, reduzierte Transaktionskosten und eine erhöhte Compliance-Sicherheit.

Sie wünschen eine persönliche Beratung?

Gern prüfe ich auch mit Ihnen, ob eine Autodesk Vertrags- und Lizenzkonsolidierung in Ihrem Unternehmen oder Ihrer öffentlichen Einrichtung sinnvoll ist. Bitte füllen Sie dazu das Kontaktformular aus.

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Artikel vom:
22.08.2017

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TAGS:
Autodesk, Lizenzmanagement, SAM

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