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Lizenzprüfung durch VMware - Audit

Hilfe, ein Audit! Lizenzprüfungen durch VMware – sind Sie bereit?

Ach war VMware mal nett. Aber so richtig. Technologisch schon seit jeher top, wenig Kunden klagen über technische Probleme, unser interner MultiVendor Helpdesk kann das aus seiner Sicht leidvoll bestätigen – wenig zu tun. Auch unsere COMPAREX-interne IT, die maßgeblich auf einer VMware-Basis läuft, schnurrt wie ein Kätzchen, und das seit Jahren. Prädikat „Besonders belastbar“.

Ein Beitrag von Marco Vogel, Senior Manager Global Alliances

Also alles auf Grün? Nnnnein…Es besteht die Chance, dass VMware einige seiner Kunden überrascht. Womit? Mit „netten“ Briefen, die dazu auffordern, gemeinsam das Thema Compliance anzugehen. VMware und Compliance? Kann man da etwas verkehrt machen, wird sich der treue VMware-Kunde fragen? Kann man. Aber wie? vSphere-Lizenzierungen erfolgen nach gesteckten CPUs, die Keys hinterlegt man im vCenter Server – fertig. Stimmt auch. Ganz ehrlich gesagt: Wenn Sie ein Kunde sind, der ein Rechenzentrum hier in Deutschland hat und dies ausschließlich für interne Zwecke nutzt – dann sollten Sie Ihr Leseerlebnis hier beenden.

Sollten Sie allerdings mehrere Rechenzentren Ihr Eigen nennen,

  • eventuell noch Hosting-Angebote haben,
  • mehrere Niederlassungen besitzen,
  • die womöglich noch im Nicht-EU-Ausland liegen, verschiedene Support-Level bei Ihrer VMware-Basis haben
  • und/oder einen Mix aus OEM und Channel-Lizenzen einsetzen
  • und auch schon eine gewisse sechsstellige Summe in VMware-Technologie investiert haben,

dann sollte man zumindest ein paar Vorkehrungen treffen, um im Falle der Fälle sicher zu sein.

Warum sind Audits überhaupt nötig?

Aber langsam. Warum macht VMware das? Zunächst sind Sie nicht alleine, auch Hersteller wie Microsoft, IBM, Oracle, Symantec, Adobe, Autodesk und noch viele andere führen seit langem mit einer gewissen Regelmäßigkeit Audits durch. VMware ist hier also nicht der Spielverderber. Der Hersteller muss sich, wie andere amerikanische Softwarehersteller, den strengen Auflagen der Börsenaufsichten unterwerfen. Wir als Partner müssen nachweisen, dass wir uns „compliant“ verhalten, jetzt folgen logischerweise auch die Kunden.

Aber sind wir mal ehrlich: VMware ist längst ein „Major Player“ in Unternehmen geworden. Servervirtualisierung ist inzwischen ein Fall für das Phrasenschwein, wir reden heute von Mobility, Management, Automatisierung und – hier bezahl ich die 5 € gern – die Cloud. VMware hat sich ausgebreitet und macht sich beim Kunden mehr und mehr bemerkbar, auch bei den Investitionen. Machen Sie die Probe aufs Exempel und rechnen Sie alle VMware-Investitionen der letzten drei Jahre zusammen. Und vergessen Sie nicht die Wartungsverträge! Ich schätze, der Hersteller fällt mindestens unter die Top sieben. Kein Wunder, schließlich ist VMware mittlerweile der fünftgrößte Softwarehersteller der Welt.

Nun ist der Compliance-Willen in Deutschland schon länger extrem ausgeprägt – man will ja. Kramen wir Herrn Pareto kurz hinter dem Kachelofen hervor und der wird uns überfallartig sagen: Wenn Du für deine Top-Hersteller compliant bist (das sind 20 Prozent der eingesetzten Hersteller), dann sind schon mal 80 Prozent der Arbeit getan. Schöner Gedanke, vor allem am Anfang des Jahres. Die gute Nachricht: VMware ist in den 20 Prozent mit eingeschlossen. Die schlechte: Darum hat sich noch keiner so richtig um ein VMware Audit gekümmert. Wie auch, wusste ja niemand so richtig, worauf VMware achtet und was wichtig ist.

Überlebensregeln für Ihren VMware Audit

Da Vorbeugen besser als Reagieren ist, möchte ich Ihnen ein paar einfache Überlebensregeln mitgeben, um die Wirtschaftsprüfer im Fall der Fälle richtig zu versorgen. Falls Sie sich fragen, woher wir das Wissen nehmen, einfache Antwort: Projekterfahrungen. Als Software Asset Management-Dienstleister, wir bieten SAM sogar als Managed Service an, haben uns in den letzten zwölf Monaten unsere Kunden verstärkt zum Thema VMware Audits um Hilfe gebeten. Übrigens nicht nur aus der Industrie, sondern auch aus dem Öffentlichen Dienst.

Um es kurz zu machen: Der Klassiker bei einem Audit, von wegen der Kunde hat zu wenig Lizenzen, den gibt es kaum. Natürlich kann man Lizenz-Keys splitten/ mergen/ neuzuteilen und man hat eine gewisse Sorgfaltspflicht, was die Alt-Keys angeht. Aber das sind Ausnahmen. Bei VMware geht es hauptsächlich um die Auslegung von Dokumenten. Damit herzlich willkommen zur EULA. Zum einen, ein netter Ort südlich der COMPAREX Zentrale in Leipzig, zum anderen das Dokument, das regelt, was mit der Lizenz gemacht werden darf und was nicht.

Privatnutzer mit IT-Kenntnissen kennen die EULA, die jedes Mal hochpoppt, wenn man ein Programm installiert. Bewältigungsstrategien? Gibt es direkt aus dem Handbuch „Grundregeln einer glücklichen Ehe“. Da heißt es: Ausblenden und OK sagen. Oder alles anhören, sich verwirren lassen und dann, es soll einfach vorbei sein, auch OK sagen bzw. drücken. Klappt aber leider im Geschäftsumfeld nur bedingt.

In der EULA hat VMware einige wichtige Sachen versteckt. Beispiele gefällig?

  • Dürfen Sie eine in Deutschland gekaufte Lizenz in Ihrer Niederlassung in Russland einsetzen? Tendenz: Nein.
  • Darf eine in der Schweiz gekaufte Lizenz in einem anderen Land eingesetzt werden? Tendenz: Nein.
  • Dürfen Sie mit von Ihnen gekauften Lizenzen anderen Unternehmen Hosting-Services anbieten. Tendenz: Nein.
  • Dürfen Ihre Kollegen in China auf Ihre in Deutschland ordnungsgemäß lizenzierte VMware-Umgebung zugreifen? Können schon, aber nur gegen Münzeinwurf.
  • Dürfen Sie die Hälfte Ihrer Produktiv-Server mit Basic Support ausstatten, die anderen mit Production Support? Tendenz: Nein.

Teilweise ist es schon erstaunlich, was man in so einem kurzen Text, der übrigens ein Internetlink und damit dynamisch ist, packen kann. (Kleiner Hinweis: Auch für deutsche Kunden ist die englische EULA bindend).

Compliant mit der Unterstützung von COMPAREX

Sie werden merken, ich habe „mit Tendenz“ geschrieben – alternativ auch Radio Eriwan zitiert: Im Prinzip Ja. Im Einzelfall sind Sie mit jemanden an Ihrer Seite, der das schon mehrfach begleitet hat, weitaus besser aufgestellt. Sollten Sie hier tätig werden wollen, kommen sie auf COMPAREX zu. Fast alle unsere SAM Consultants sind mittlerweile von VMware zum Thema Compliance ausgebildet und haben Projekterfahrung. Angenehmer Nebeneffekt: Solche Gespräche bzw. Folgeaktionen helfen Ihnen, das Maximum aus Ihren VMware-Investments zu holen. Wissen Sie,

  • wie Sie alte OEM Lizenzen reaktivieren und auf andere Geräte zuweisen?
  • Ob wirklich all Ihre gekauften Lizenzen auch mit vollem Funktionsumfang im Einsatz sind?
  • Wie man VMware-Produkte, die eigentlich End-Of-Life sind, in aktuelle VMware-Produkte überführt
  • oder wie viele Lizenzen Sie überhaupt im Einsatz und unter aktivem Support haben?
  • Welche neuen Möglichkeiten Ihnen etwaige Sonderklauseln in Ihrem Enterprise License Agreement neue Möglichkeiten eröffnen?
  • Wie Sie als Mitglied eines Konzernverbundes oder von Rahmenverträgen profitieren können?

Schlussendlich kann ein umfassender „richtiger“ Vertrag auch helfen, Geld und Verwaltungskosten zu sparen und die Compliance abzusichern. Und selbst wenn Sie dies alles schon wissen, können wir Ihnen helfen, die Ergebnisse der Lizenzaufnahme so aufzubereiten, dass sie auch den Ansprüchen von VMware genügen. In diesem Sinne wünsche ich ein Compliance-sicheres Jahr 2016. Wir sehen uns in der Cloud!

Droht Ihnen ein Audit?

Hat VMware in Ihrem Unternehmen einen Audit angekündigt? Unsere Experten beraten Sie gern zur Sicherstellung Ihrer Compliance und helfen Ihnen bei der korrekten VMware Lizenzierung.

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COMPAREX und VMware – zwei starke Partner an Ihrer Seite.

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Artikel vom:
15.01.2016

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TAGS:
Audit, Compliance, VMware

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