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Lohnt sich Software Asset Management?

Software Asset Management – Ab welcher Größenordnung lohnt es sich wirklich?

Ist Software Asset Management (SAM) eigentlich für mein Unternehmen bzw. für meine Branche geeignet? Eine oft gestellte Frage von Unternehmen. Die einfache und generell verkürzte Antwort lautet: Ja, es ist für alle Unternehmen aller Größenordnungen geeignet. Das überzeugt Sie noch nicht ganz? Dann lesen Sie hier die ausführlich Antwort von einem, der es wissen muss.

Ein Beitrag von Alexander Obert, Team Manager Software Asset Management.

Software Asset Management nur für große Unternehmen?

Von Software Asset Management profitieren Unternehmen umso mehr, je größer sie sind. Denn in Großunternehmen herrscht zwangsläufig eine höhere Komplexität in der IT‑Landschaft mit zahlreichen Software-Installationen, über die die Administration teils den Überblick verloren hat. Je mehr installiert ist und je komplexer und gemischter das Software-Portfolio ist, desto mehr lässt sich mit SAM einsparen. Als typische Branchen lassen sich hier Finanzinstitutionen, Transportunternehmen, Krankenkassen, die Pharma- und Automobilindustrie, öffentliche Verwaltungen, Einzelhandelsketten sowie Medien- und Telekommunikationsunternehmen nennen. Also Organisationen mit verteilter Struktur, die viele Niederlassungen und Einzelbetriebe umfassen, oft in diversen Lokationen rund um den Globus.

Auch die Kleinen profitieren von Software Asset Management

Aber auch kleinere und mittelgroße Unternehmen, sogenannte KMUs, profitieren von einem Software Asset Management. Sie kämpfen zwar nicht unbedingt mit der gleichen Anzahl an heterogenen Software-Installationen, aber dadurch, dass die Lizenzpolitik der zumeist eingesetzten Hersteller in Rechenzentren (wie Microsoft, IBM, Oracle oder VMware) sehr komplex ist, stellt es für kleine IT-Teams durchaus eine Herausforderung dar, stets informiert und auf dem Laufenden zu bleiben. Das zeigt sich auch darin, dass Hersteller wie Microsoft mittlerweile auf ihren eigenen Internetportalen relativ umfangreiche Informationen über SAM und sogar eigene „SAM-Tools“ anbieten. Dabei zeigt sich, dass vor allem Microsoft Technologien bei kleinen und mittelständischen Unternehmen im eigenen Rechenzentrum vorherrschen.

Heutzutage statten viele Unternehmen ihre mobilen Mitarbeiter nicht nur mehr mit Notebooks aus, sondern auch mit Tablet-PCs und Smartphones. Hier beginnt die Lizenzstruktur noch komplexer zu werden.

Software Asset Management in der Praxis – ein Rechenbeispiel

Ein Unternehmen hat einen Microsoft Select Vertrag mit 10.000 Desktopcomputern (PC-Systeme) und schafft nun für circa 500 Mitarbeiter zusätzlich Tablets (Windows 8) an.
Zunächst die einfache Regel: Für die 10.000 Clients werden 10.000 Office-Lizenzen benötigt.

Komplizierter wird es, wenn auf den Tablets auch Microsoft Office verwendet werden soll, dann darf bei Volumenlizenzen oder dem Full Packaged Product (FPP) mit Datenträger, Lizenz und Dokumentation, das Zweitnutzungsrecht angewendet werden – allerdings teilweise wiederum nicht, wenn Office auf einem Terminal-Server genutzt wird. Denn nur Office aus den Volumenlizenzen darf im Netzwerk genutzt werden – die Office-Lizenz auf dem FPP bietet diese Möglichkeit nicht. Wird allerdings mit dem Windows-8-Tablet mit Office gearbeitet, zählt es im Enterprise Agreement als "Qualified Desktop". Es muss somit im sogenannten "True-Up" gemeldet werden, also während der jährlichen Inventur aller qualifizierten Desktops und Nutzer, um die ein Konzern während eines Vertragsjahres mit Microsoft erweitert wurde.

Aber: Wenn diese Tablets nun Privatbesitz der Mitarbeiter wären und damit auf einen Terminal-Server mit Office-Installation zugegriffen würde, kann aufgrund einer möglicherweise abgeschlossenen "Software Assurance" das Roaming Use Right verwendet werden – doch nur, wenn sich die Tablets außerhalb des Firmengeländes befinden.

Alles klar? Oder doch zu kompliziert?

Das war noch einfach, weil es sich in dem obigen Beispiel um eine Microsoft-only-Umgebung handelt. Aber nur einmal angenommen, der Terminal-Server stellt virtuelle Desktops mittels VMware View oder Citrix bereit – wie ist dann die Lizenzsituation? Hier geraten Unternehmen schnell auf den falschen Weg und bezahlen oft mehr als sie müssten. Mit dem Trend zu virtualisierten Rechenzentren und Cloud Computing steigt die Gefahr von Fehlern bei Software-Lizenz-Berechnungen. Software-Lizenzmanagement ist deshalb ein hochkomplexer Querschnittsprozess, der ernst zu nehmen ist. Aus diesem Grund ist es ratsam, dass sich Führungskräfte, Projektleiter, IT-Entscheider, Netzwerk-Administratoren, Servicetechniker und der PC-Benutzerservice mit Software Asset Management befassen. Oder die wesentlichen Komponenten an einen Dienstleister auslagern.

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Artikel vom:
02.12.2015

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TAGS:
Lizenz Management, Rechenbeispiel, SAM

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