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SAM Tool

Compliance auf Knopfdruck!? Schön wär‘s. Ist ein SAM Tool wirklich die Lösung?

Seit mittlerweile fast 15 Jahren bin ich im Thema Software Asset Management, kurz SAM, unterwegs. Viel hat sich getan in den letzten Jahren. Immer mehr IT-Leiter begreifen, dass in Zeiten von Kostenoptimierung und Effizienzsteigerung SAM einen zentralen Stellenwert einnimmt. Viele Unternehmen haben sich daher bereits über ein SAM Tool Gedanken gemacht, oder sich sogar schon eine entsprechende Lösung zugelegt. In der Praxis zeigt sich dann aber stets, dass ein SAM Tool alleine nicht ausreicht, um Software Asset Management wirklich erfolgreich durchzuführen. Warum ist das so und wo ist der Haken?

Ein Beitrag von Alexander Obert, Team Manager Software Asset Management.

SAM ToolViele von Ihnen kennen sicherlich diese Situation: Sie stehen vor der Herausforderung festzustellen, ob Compliance herrscht; das heißt, ob die Anzahl der vorhandenen Software-Lizenzen mit der tatsächlich auf den Rechnern installierten Software übereinstimmt. Sie wollen anfangen, alle notwendigen Daten und Informationen zusammenzustellen, um so eine Übersicht über den Lizenzierungs-Status Ihres Unternehmens zu generieren.  

Relativ schnell wird jetzt klar – das ganze Vorhaben ist ja viel komplexer als gedacht! Womit fängt man überhaupt an – mit den kaufmännischen Daten? Oder aber mit den technischen? Und wie geht man dann mit diesen Daten um? Selbst aber, wenn alles komplett vorliegen sollte: Wie kann man damit den Compliance Status übersichtlich darstellen?

Die Rettung! SAM Tools! Sie versprechen Hilfe und werben mit Slogans wie „Compliance-Status auf Knopfdruck!“. Außerdem bieten sie in der Regel jede Menge an Zusatzfunktionen. Und weil das tatsächlich verheißungsvoll klingt, entscheiden sich viele Unternehmen für den Kauf eines solchen SAM Tools. Wirklich die Rettung? Denn leider ist es mit dem Kauf nicht getan. Ich treffe eigentlich immer wieder nur auf solche Kunden, die trotz eines SAM Tools keine saubere Lizenzbilanz erstellen können. Woran aber liegt das? Worauf müssen Sie sich bei einer Tooleinführung einstellen?

Unterschätzen Sie nicht den Initialaufwand

Wenn Sie ein SAM Tool einsetzen, können Sie nicht einfach Ihre Daten in das System einspielen und auf einen Knopf drücken. Das wäre so, als würden Sie als Steuererklärung ein leeres Formular mit einem Paket unsortierter Belege an das Finanzamt schicken. Nein, man muss tatsächlich jeden einzelnen Datensatz „anfassen“. Das heißt, jede einzelne der vorhandenen Lizenzen muss in das Tool übertragen und der entsprechenden Installation zugewiesen werden. Je nachdem wie viele Rechner oder Devices man hat, bedeutet das einen enormen manuellen Aufwand. Ohne den geht es leider nicht.

Informieren Sie sich umfassend über die Lizenzbestimmungen der Hersteller der bei Ihnen eingesetzten Software

Wenn man in einem SAM Tool Datensätze anlegt, muss man immer auch die entsprechenden Lizenzbestimmungen hinterlegen. In einigen SAM Tools werden die Grund-Lizenzbestimmungen sogar mitgeliefert. Bedenken Sie aber, dass die richtige Lizenzbestimmung nicht unbedingt vorhanden sein muss oder sich mittlerweile geändert haben könnte! Eine häufig auftretende Diskrepanz liegt zum Beispiel dann vor, wenn man ein und die gleiche Lizenz über verschiedene Verträge erworben hat und sich dadurch die zu dieser Lizenz gehörigen Bestimmungen geändert haben.

Korrekte Ergebnisse oder gefährliche Täuschung?

Ohne die Beachtung all dieser Dinge kann man nie sicher sein, dass die Ergebnisse – nach dem Druck auf den berühmten „Compliance-Knopf“ – auch wirklich einhundertprozentig stimmen. Wie aber kann man diesen Unsicherheitsfaktor letztendlich ausräumen?

Die einzige Lösung: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Lizenzmanagement!

Um eine Lizenzbilanz sinnvoll anzulegen und auszuwerten, benötigt man entsprechend fundiertes Lizenz-Know-how. Man muss sich mit verschiedenen Fragen auseinandersetzen: Müssen Lizenzen zwingend nachgekauft werden? Gibt es alternative Möglichkeiten? Ist es sinnvoll in einen anderen Vertrag zu wechseln? Hilft es, wenn man seine IT-Infrastruktur ändert? Hier gibt es fast unendlich viele Möglichkeiten und Varianten! Spätestens jetzt wird klar, den „Compliance-Knopf“ werden Sie in keinem SAM Tool finden. Und egal für welches Tool man sich entscheidet, der manuelle Aufwand und die Notwendigkeit, umfassendes, lückenloses Know-how aufzubauen, bleibt immer! Es fallen immer zusätzliche Kosten für Mitarbeiterschulungen an – oder ein Unsicherheitsfaktor bleibt.

SAM als Managed Service?

Alternativ lohnt es sich eventuell darüber nachzudenken, Software Asset Management als Managed Service, also als eine Dienstleistung zu beziehen. Dabei können Sie in der Regel sicher sein, dass echte SAM-Profis am Werk sind. Zudem haben Sie Ihre Kosten immer unter Kontrolle. Und letztendlich bietet Ihnen SAM als Managed Service dann auch wirklich „Compliance auf Knopfdruck“. Dass das funktionieren kann, erklären wir in unserem 2-Minütigen Video: COMPAREX SAM2GO.

SAM2GO Live-Demo

Mehr Infos und natürlich eine Live-Demo gibt es auf unserer SAM2GO Roadshow:

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Artikel vom:
09.10.2014

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SAM, Software

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