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Woran die meisten SAM-Tools scheitern und wie Sie sie retten können

Trauriger Alltag: Unternehmen haben sich ein teures Tool für Software Asset Management (SAM) zugelegt, doch je weiter die Implementierung zurückliegt, umso unzuverlässiger werden die Ergebnisse. Was sind die häufigsten Fehlerquellen? Wie können Sie Ihr SAM-Projekt vor dem Scheitern bewahren? Unsere SAM-Expertin beschreibt den (manchmal leider typischen) Weg einer SAM-Tool-Einführung und verrät, wie Ihr Lizenzmanagement garantiert erfolgreich bleibt.

Ein Blogbeitrag von Stefanie Wucher, SAM Consultant

Der Anfang…

Sie haben sich dazu entschlossen, ein SAM-Tool zu kaufen - Gratulation! Sie heben den Reifegrad Ihres Lizenzmanagements auf eine ganz andere Ebene. In Zukunft werden Sie jederzeit absolute Transparenz über Ihren Compliance-Status haben. Sie werden jederzeit ohne Aufwand auskunfts- und entscheidungsfähig sein und automatisch über wichtige Ereignisse informiert.

Die Durchführung…

Sie starten ein Projekt zur Implementierung Ihres neuen SAM-Tools. Sie investieren viel Zeit, Energie und Geld in die Installation, die Anbindung von Schnittstellen, die Pflege von Verträgen, Softwareprodukte, Lizenzkataloge und die kleinen Besonderheiten, die Sie und Ihre IT-Landschaft ausmachen.
Nach Abschluss des Projektes können Sie stolz sein. Sie haben nun ein mächtiges Werkzeug an der Hand, das Ihnen das Leben um ein Vielfaches erleichtert. Sie haben Ihr Ziel erreicht und nun endlich Zeit, sich um andere Themen zu kümmern.

Alles umsonst…?

Seit der Einführung sind nun einige Monate vergangen. Sie haben Ihr SAM-Tool vermutlich häufig genutzt, um kurzfristig Informationen zu Installationen, Systemen oder auch Compliance-Status einzelner Produkte zu erheben. Doch nun ist es soweit. Der erste große Einsatz, die Budgetplanung, steht an. Die interne Revision prüft und nebenbei soll noch ein True-up abgewickelt werden.

Und plötzlich stellen Sie alles in Frage. Sie prüfen die Daten im SAM-Tool, machen Abgleiche, suchen in alten Dokumentationen und stellen fest, dass seit der Einführung keine Lizenzen mehr gepflegt wurden, die individuell hinterlegten Metriken nicht mehr gültig sind und es überhaupt scheinbar vergessen wurde, Produktsignaturen anzulegen. Ihre Compliance basiert auf einem Datenfriedhof.
Das ist das Ende. Die ganze Arbeit der Einführung ist dahin, weil jetzt alles hinterfragt, gepflegt und angepasst werden muss.

Holen Sie das Beste aus Ihrem SAM-Tool heraus – am besten mit einem erfahrenen Partner!

Wir helfen Ihnen, das passende SAM-Tool zu finden, analysieren den SAM-Reifegrad Ihres Unternehmens und sorgen dafür, dass jeder in Ihrem Team weiß, was er tun muss:

SAM-Tool-Evaluierung                  

SAM-Reifegradanalyse  

Rollen- und Prozessberatung für Software Asset Management

Der Neuanfang!

Nein! Das ist nicht das Ende. Sie haben vermutlich „nur“ versäumt, Ihre SAM-Organisation sowie Rollen und Prozesse an die neuen Gegebenheiten durch das SAM-Tool anzupassen. Ein SAM-Tool bietet die Möglichkeit, eine große Menge an Daten zu konsolidieren, zu verarbeiten und zu interpretieren und das täglich oder in sehr kurzen Zyklen. Das bedeutet allerdings nicht, dass der Pflege-, Validierungs- und Qualitätssicherungsaufwand, den Sie bei der manuellen Bilanzierung haben, plötzlich wegfällt. Einiges kann sicherlich automatisiert werden, jedoch ist auch nicht außer Acht zu lassen, dass im Regelfall die Bandbreite an Herstellern, Produkten, und Schnittstellen, die ein Tool abdecken kann, um ein Vielfaches höher ist als das, was in der Vergangenheit manuell betrachtet werden konnte.

Ebenso hat sich unter Umständen der Anspruch an den Umfang des Lizenzmanagements verändert. Wurde in der Vergangenheit auf lokaler oder regionaler Ebene bilanziert, so bringt eine Tool-Einführung häufig die Erwartungshaltung auf eine globale Compliance-Sicht mit sich.

Kurzum, mit Einführung eines Tools verändern sich auch die Ansprüche an die Aufstellung, den Umfang und den Reifegrad des Lizenzmanagements. Dadurch verändern sich ebenfalls die regelmäßigen Tätigkeiten des Lizenzmanagements. Viele Tätigkeiten, die bisher in einem halbjährlichen oder jährlichen Rhythmus für einen eingeschränkten Umfang von Herstellern, Produkten oder Unternehmenseinheiten durchgeführt wurde, müssen nun in regelmäßigen Abständen erledigt werden.

Was bedeutet das nun konkret für die Veränderung Ihrer Organisation, Rollen und Prozesse?

So wird’s richtig

1. Organisation:

Machen Sie sich Gedanken, wer Ihre Stakeholder sind. Wer hat Interesse an den Inhalten und Ergebnissen Ihres SAM-Tools? Wer hat welche Anforderungen und in welchen Positionen, Abteilungen und Standorten sind diese Personen angesiedelt? Vor allem aber, wie können Sie sich im Hinblick auf Ihr SAM-Tool und dessen Inhalte von diesem Personenkreis unterstützen lassen - egal ob strategisch durch Richtlinienkompetenz oder operativ durch Unterstützung in der Datenverarbeitung?

Unter Umständen macht es auch Sinn, Ihr Team zu erweitern, um diesen Anforderungen gerecht zu werden. Sie könnten weitere Lizenzmanager z.B. regional, lokal, für einzelne Produkte oder auch Sparten Ihres Unternehmens einsetzen.

Eine wichtige Frage darüber hinaus ist: Haben Sie den richtigen Hersteller- oder Produkt-Scopes für Ihr Tool-unterstütztes Lizenzmanagement gewählt und können Sie diese auch mit den Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen, Kompetenzen und Befugnissen bedienen und oder müssen Sie ggf. Ihre Prioritäten überdenken?

2. Rollen und Prozesse

Essentiell wichtig bei der Einführung eines SAM-Tools ist es, sich Gedanken zu machen, wie der Regelbetrieb des Tools sichergestellt werden kann. Welche zusätzlichen Prozesse müssen implementiert werden und wie wirken sich diese konkret auf die bestehenden Arbeitsabläufe aus? Welche zusätzlichen Aufgaben müssen nun erledigt werden, von welcher Rolle werden sie ausgefüllt und vor allem, welche Personen besetzen diese Rollen?

Zumeist handelt es sich bei den zusätzlichen Aufgaben primär um Tool-Pflegeaufgaben wie beispielsweise:

  • Inventarisierung von Lizenzen
  • Zuordnung von SKUs
  • Aufbau von Wartungsketten
  • Anlegen von Produktsignaturen
  • Pflege von Katalogen

Dazu kommt jedoch auch die regelmäßige Prüfung der technischen Daten, die automatisiert oder manuell importiert werden, d.h. Prüfung der Vollständigkeit, der Aktualität und der Qualität der Daten. Da es leider nicht ausreicht, den Stand der Datenqualität zu kennen, müssen auch in regelmäßigen Abständen Maßnahmen initiiert und ggf. Quellsysteme bereinigt werden.

Auch ein Tool braucht Pflege. D.h. es muss mit Einführung sichergestellt werden, dass die nötigen Ressourcen für die technische Toolbetreuung, beispielsweise im Sinne von Tool Updates, Patches, oder die Prüfung von Logfiles sowie ggf. Anpassung an Schnittstellen, zur Verfügung stehen.
Um diese neuen Aufgaben übergeordnet zu steuern, kann es ggf. sinnhaft sein, weitere Lizenzmanager-Rollen im Unternehmen zu implementieren und diese im Rahmen eines SAM-Trainingsprozesses auszubilden.

Die Zukunft

Um langfristig erfolgreich zu sein, prüfen Sie regelmäßig Ihre organisatorischen Rahmenparameter. Hinterfragen Sie Ihre Prozesse und Rollen und integrieren Sie die Entwicklung Ihres SAM-Tools in den Entwicklungsprozess Ihres Lizenzmanagements. Nur so können Sie sicherstellen, dass Sie sich kontinuierlich verbessern, Ihren Reifegrad weiter heben und das Lizenzmanagement einen wesentlichen Beitrag zur Transparenz, Planung und Kontrolle innerhalb Ihrer Organisation leisten.

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Artikel vom:
20.09.2017

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TAGS:
SAM

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