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Software Asset Management als Innovationsgrundlage

Software Asset Management als Innovationsgrundlage

Innovation ist für Unternehmen nicht nur ein Schlagwort, sondern oft Grundlage und Daseinsberechtigung. Lösungen anzubieten, die vom Wettbewerb nicht bedient werden, ist die Basis für Erfolgsgeschichten vom Silicon Valley, über Walldorf bis Leipzig. Dieses Bewusstsein treibt aber nicht nur Forschungs- und Entwicklungsabteilungen weltweit, sondern – zumindest im Idealfall – jeden Mitarbeiter zu einem gewissen Grad. So auch jeden SAM Consultant. Aber wie gestaltet sich eigentlich innovatives Software Asset Management?

Ein Blogbeitrag von Maximilian Hoppe, Consultant Software Asset Management

Kann es innovatives Software Asset Management (SAM) überhaupt geben?

Als Berater ist man es gewöhnt, Prozesse kritisch zu betrachten. Da ist die kritischste aller Fragen natürlich: Kann SAM überhaupt innovativ sein? Mit dieser Frage sehen sich meine Kollegen und ich häufig konfrontiert, wenn wir unseren Beruf erklären möchten. Häufig fällt der Vergleich zur Steuererklärung, weil es für die Bewertung ja strikte Herstellerrichtlinien gibt. Was ist überhaupt der Handlungsspielraum im Software Asset Management? Bei der Auswertung in einem Hersteller-Audit wird niemand aufspringen und rufen: „Ich präsentiere Ihnen jetzt die neueste Lizenzierungsmethode, bei der Sie SQL Core Lizenzen global verteilen können.“

Wo ist also der Teil, der innovativ und flexibel sein kann? Der fängt in der Regel bereits im ersten Gespräch an. Wie können Zugriffe gemessen werden? Welche Software läuft auf Servern? Wird  festgehalten, welche Software installiert ist? Die Praxiserfahrung zeigt, dass allein diese drei Fragen bei drei verschiedenen Unternehmen neun ausführliche Antworten bringen. Abläufe und Prozesse sind so verschieden und nicht nur für Außenstehende, sondern auch für Mitarbeiter, die sich neu einarbeiten, komplex. Wird ein Mitarbeiter zum Beispiel Neu-Lizenzmanager, braucht es in der Regel Monate bis alle relevanten Prozesse einmal durchlaufen worden sind. Denn die Aufgaben von Lizenzmanagern sind vielfältig:

  • Vertragsverhandlungen mit Softwareherstellern begleiten,

  • Audit-Vorbereitung und -Durchführung,

  • Compliance im gesamten Unternehmen herstellen

All diese Aspekte können in unterschiedlich großen Teilen dazu gehören.

Was wird von neuen SAM Prozessen erwartet?

Innovatives Software Asset Management fängt also bei den tatsächlichen SAM-Prozessen an. Darüber hinaus geht es aber weiter bis zu den unternehmensweiten Schnittstellen. Dabei sind die Erwartungen von Unternehmen an Prozessinnovationen sehr eindeutig. Im Rahmen einer Umfrage durch die Unternehmensberatung Accenture wurde festgestellt, dass die Senkung unternehmensinterner Kosten als höchster Anreiz für die Umgestaltung gesehen wird. Andere Themengebiete, wie die Etablierung eines innovativen Außenbildes waren deutlich weniger wichtig.

Innovatives Software Asset Management
Abb. 1: Innovatives Software Asset Management

Die Orientierung an SAM-Richtlinien wie die ISO-Norm 19770-1 ist dabei nur bis zu einem gewissen Grad zielführend. Eine an der ISO orientierte Schnittstelle zwischen Software Asset Management und Beschaffungsprozess muss zum Beispiel mit dem eigentlichen Grundgedanken der Norm abgeglichen werden. An dieser Stelle ist der Inhalt der ISO-Norm 19770-1:  „(Software-) Beschaffung ist standardisiert und wird dokumentiert“. Wie dieses Ziel erreicht wird, gibt die ISO nicht vor. Einzig die Voraussetzungen für eine Zertifizierung in diesem Bereich werden mitgegeben:

  • Definition von Standards und Abweichungskriterien

  • Richtlinien und Verfahren zur Bestellung und Beschaffung sowie zur Abwicklung der Lieferung

    • Prüfung des Lizenzpools

    • Empfang und Archivierung von Lizenznachweisen
      (ggf. inklusive Echtheitsprüfung)

Es sind also weder Rollen noch Umfang der eigentlichen Prozesse vorgeschrieben.

Wie lassen sich Schnittstellen erkennen und Synergien nutzen?

Da dieser Umfang sehr individuell ist, muss in der Praxis ein Überblick erstellt werden, der aufzeigt, welche Prozesse sinnvoll und auch umsetzbar sind. Hier stellt sich die Frage, WIE die Prozesse im jeweiligen Unternehmen umgesetzt werden können. Dazu gehört die individuelle Einbindung in bestehende Prozesse! Um Innovationspotentiale in diesen Bereichen auszuschöpfen, muss klar sein, wie weit einzelne Bereiche sind. Das gilt für Software Asset Management ebenso wie für alle anderen Schnittstellen.

Der erste Schritt auf dem Weg zu optimierten Prozessen ist die unternehmensweite Unterstützung. Eine Idee kann in der Theorie noch so gut sein, wenn Mitarbeiter und Management sie nicht umsetzen können oder wollen, ist das Scheitern sicher. Ziel für Unternehmen ist es deswegen häufig, herauszufinden, was am Markt passiert und wie vergleichbare Unternehmen aufgestellt sind.

Wie können Innovationen gestaltet werden?

An dieser Stelle können wir mit gezieltem Fachwissen unterstützen. Um einen ersten Überblick zu erhalten, lohnt sich eine Standortbestimmung für SAM in Bezug auf Prozesse und Prozess-Schnittstellen. Dabei erfolgt nicht nur eine Bestandsaufnahme durch unsere erfahrenen Berater. Auch eine angeregte Diskussion, welche Prozesse und Rollen im Unternehmen fehlen, ist auf dem Weg zur individuellen Prozessgestaltung vorgesehen. Kernfragen der Standortbestimmung sind:

  • Welche Veränderung ist für mein Unternehmen umsetzbar?

  • Wie gehe ich den Veränderungsprozess konkret an?

So wird die individuelle Situation für alle Teilnehmer geordnet und gleichzeitig können wir am Ende der Standortbestimmung kurz-, mittel- und langfristige Voraussetzungen für ein nachhaltiges Software Asset Management geben.  

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  • Eintägiger Workshop zur Ist-Aufnahme (zwei SAM Consultants vor Ort)

  • Aufbereitung, Erstellung der Ergebnisse eines individuellen SAM-Basiskonzepts und internen Reviews

  • Vorabbesprechung der Ergebnisse mit dem Hauptverantwortlichen für den Workshop / Lizenzmanager und Einarbeitung eventueller Änderungen

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Darüber hinaus haben wir Ihnen hier alle Informationen zu der Frage, warum sich die Auslagerung von Software Asset Management lohnt, zusammengestellt.

 Alles über Software Asset Management als Managed Service im Überblick »

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Artikel vom:
08.03.2017

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TAGS:
Innovationen, SAM

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