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Software-Audits: Das haben Hersteller wirklich mit Ihnen vor

Software-Audits: Das haben Hersteller wirklich mit Ihnen vor

Software-Audits häufen sich, sie beschäftigen ganze Abteilungen über Monate hinweg – Zeit und Ressourcen, die man durchaus cleverer einsetzen könnte. Welche Absichten stecken wirklich hinter einem Audit? Und wie können Sie sich schützen? Eine aktuelle Studie gewährt spannende Einblicke in die komplexe Welt der Software-Lizenzpolitik.

Ein Beitrag von Maximilian Hoppe, SAM Consultant

Für Hersteller wie Microsoft, VMware oder Adobe sind Audits ein probates Mittel, um zu überprüfen, ob Unternehmen auch wirklich nur die Software einsetzen, die sie auch lizenziert, also bezahlt haben. Das ist verständlich und absolut legitim. Für Unternehmen hingegen sind Audits selten ein Grund zum Jubeln, denn jede neue Lizenzprüfung bedeutet Mehraufwand und verursacht Kosten. Unterdessen wird mit der zunehmenden Häufigkeit von Audits und der Aggressivität in der Durchführung deutlich, dass hinter den Prüfungen noch andere Absichten stehen als nur die reine Überprüfung der rechtmäßigen Nutzung von Lizenzen.

Welche Interessen verfolgen Software-Hersteller mit Audits also? Wie wirkt sich das auf den Einsatz von Software aus? Mit diesen Fragen beschäftigt sich die britische Non-Profit-Organisation Campaign for Clear Licensing. Sie gründete sich 2012 mit dem Ziel, Aufklärung zur komplexen Lizenzpolitik im Software-Umfeld zu leisten und gleichzeitig eine unabhängige Alternative zur BSA | The Software Alliance, der Vertretung weltweit führender Software-Unternehmen, zu bieten.

Neben dieser Transparenz informiert die Gruppe regelmäßig über bekannte Praktiken von Software-Herstellern. Dazu gehört die Betrachtung der Auswirkungen von Audits auf Unternehmen. In einem Artikel vom November 2016, Software vendor audits block software market competition and hinder customer innovation, beruft sich die Organisation auf eine weltweite Studie und bemängelt, dass Hersteller mithilfe von Software-Audits Wettbewerb und Innovationen bremsen.

Audit-Abwehr: Zeitverschwendung statt Innovation

Was hat es damit auf sich? Die Befragung von über 170 Lizenzmanagern ergab, dass IT-Abteilungen im Schnitt 194 Stunden für die Bearbeitung eines Audits aufbringen – und dass über 7 Monate hinweg. Unternehmen verschwenden also Unmengen an Zeit für die „Abwehr“ von Audits. Was Ihnen aber einen wirklichen Mehrwert bringen könnte, wie zum Beispiel das strategische Management ihres Software Portfolios, fällt dabei unter den Tisch.

Die Hintergründe liegen auf der Hand, so die Campaign for Clear Licensing: Software-Hersteller verkomplizieren absichtlich ihre Lizenzierungsregeln. In der Folge begehen Lizenzmanager und Software-Admins immer häufiger unbewusst Fehler. Die erhöhte Schlagzahl von Audits führt dann zu einer durchaus lukrativen Einnahmequelle für Hersteller. Gleichzeitig fehlt es Unternehmen an Personal und Ressourcen. Sie beschäftigen sich mehr mit der Bearbeitung von Auditanfragen als mit dem gewinnbringenden, strategischen Lizenzmanagement. 

Zu viele Audits sind geschäftsschädigend

Auf die Frage hin, welche Hersteller im Audit-Fall am wenigsten hilfreich, also aggressiv und auf möglichst schnelle Umsätze aus sind, wurden von den Befragten die Hersteller Oracle, IBM und Attachmate (Microfocus) am häufigsten genannt. Eine Studie aus dem Jahr 2010 kam zu ähnlichen Ergebnissen.

Welcher Software-Hersteller ist im Audit am wenigsten hilfreich?
Umfrage unter Lizenzmanagern: Welcher Software-Hersteller ist im Audit am wenigsten hilfreich?

Die Teilnehmer begründen ihre Aussage aber nicht nur mit dem Ablauf von Audits, sondern auch mit der Häufigkeit. So steht im Kleingedruckten von Lizenzverträgen meist nur festgeschrieben, dass der Hersteller das Recht hat, die zureichende Lizenzierung seiner Software zu überprüfen. Wie oft er von diesem Recht Gebrauch machen kann, ist jedoch nicht festgehalten.
Theoretisch also können Software-Hersteller so oft und wann sie wollen einen Audit durchführen. Im Extremfall wäre das aber geschäftsschädigend. In Deutschland greift in diesem Fall der § 307 BGB. Demnach sind AGBs unwirksam, wenn sie den Vertragspartner unangemessen benachteiligen. Bedeutet das zwangsläufig, dass Audit-Ankündigungen nicht rechtens sind? Nein, aber es gibt dem Auditierten die Möglichkeit, zu überprüfen, welcher Aufwand für einen Audit zweckmäßig ist. 

Kein Hersteller-Wechsel möglich: Der Software-Audit als Sales Pitch

Ergibt ein Audit eine Unterlizenzierung, dann müssen sich Software-Hersteller und das betroffene Unternehmen auf „ausgleichende“ Maßnahmen einigen. In der Regel ist das ein Nachkauf der „fehlenden“ Lizenzen. Laut der Campaign for Clear Licensing geht der Trend in eine neue Richtung. Als Beispiel wird Microsoft genannt. So würde kleineren Lizenz-Vergehen nachgesehen, wenn sich die betroffenen Unternehmen für den Kauf von Microsofts strategischen Produkten wie Office 365 oder Azure entscheiden.

Auf den ersten Blick mag das vielleicht „nett“ klingen. Tatsächlich ist es aber so, dass sich Unternehmen damit in eine starke Abhängigkeit des Herstellers begeben. Die Chance, eine ähnliche, aber viel günstigere Software einzusetzen, ist damit passé. Außerdem löst der Kauf nicht das eigentliche Problem der fehlenden Transparenz in der Software-Lizenzierung. Damit lässt der nächste „Audit-Schreck“ nicht lange auf sich warten.

Software-Audits entgegenwirken mit proaktivem Software Asset Management

Die Lösung ist keine Neuigkeit; wir predigen es schon seit Jahren! Um sich aus der Endlos-Schleife von ständigen Software-Audits zu befreien, bleibt Unternehmen nur die Möglichkeit, sich aktiv und langfristig mit dem Management ihrer Software-Lizenzen zu beschäftigen. Dabei sollte absolute Transparenz die oberste Prämisse sein. Sie müssen zu jederzeit wissen, welche Software wie im Einsatz ist, welche Vertragsbestimmungen gelten und was diese bedeuten. Nur so können Sie selbstbewusst in einen Audit und in Verhandlungen mit Software-Herstellern gehen. Langfristig lohnt sich diese Arbeit. Welche Einsparungen Software Asset Management bringen, darüber haben wir bereits berichtet: Einsparungen durch Lizenzmanagement.

Welche Prozesse Sie dafür in Gang setzen müssen, ob Sie alles im Alleingang bewältigen oder sich für einen Managed Service entscheiden, kommt ganz auf Ihre Ziele an. Wir helfen Ihnen den richtigen Weg zu finden.

Was Sie tun sollten, um Ihre Kosten für Softwarelizenzen so niedrig wie möglich zu halten.

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Artikel vom:
24.01.2017

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TAGS:
Audit, Lizenzprüfung, Software-Audit

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