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Software Compliance ungenügend: 5 verborgene Anzeichen, dass Ihre Software falsch lizenziert ist

Software Compliance ungenügend: 5 verborgene Anzeichen, dass Ihre Software falsch lizenziert ist

Fehlerhafte Software-Lizenzierung sollten Sie nie auf die leichte Schulter nehmen, denn spätestens beim nächsten Software-Audit kommt es sowieso raus und es drohen teure Nachlizenzierungen und Strafzahlungen. Wie können Sie böse Überraschungen verhindern? Wie finden Sie heraus, ob Ihre tatsächliche Software-Nutzung auch mit Ihrer Lizenzierung übereinstimmt? Dafür gibt es viele versteckte Hinweise und Anzeichen. Sie müssen nur genau hinschauen.

Ein Beitrag von Tony Spruyt.

Die vermeintliche Ruhe vor dem Sturm…

Oftmals beginnen die Anzeichen eines aufziehenden Sturms nur ganz leise und kaum wahrnehmbar. Und trotzdem sind sie da: Kleine, graue Wolken erscheinen am Horizont, eine milde Brise verwandelt sich langsam in einen Wind und die Luft beginnt sich schwül anzufühlen, fast schon einengend. Alles zusammen sind es aber doch sehr eindeutige Hinweise auf ein nahendes, witterungsbedingtes Chaos.

Gar nicht so unähnlich verhält es sich manchmal in der IT, ganz besonders beim „beliebten“ Thema Software-Lizenzierung und Compliance. Klitzekleine Hinweise schießen auch hier immer wieder aus dem Boden und signalisieren, dass es Probleme bei der Software-Compliance geben könnte. Doch nur die wenigsten wissen, diese Anzeichen auch richtig zu deuten: Im Jahr 2015 etwa schätzte der Software Interessenverband BSA, dass nahezu 39% aller installierter Software in Unternehmen nicht korrekt lizensiert ist. Sogar in reglementierten Branchen (Banken, Versicherungen, etc.) waren es nicht unerhebliche 25%, so die Umfrage. Für viele CIOs stehen die Zeichen also auf Sturm.

Das sind die Anzeichen für fehlerhafte Software-Lizenzierung

Und wie sieht es bei Ihnen aus? Sind Sie sich absolut sicher, dass Ihre gesamte Software im Unternehmen einwandfrei lizenziert ist – von allen Herstellern, in der Cloud und auf allen Geräten? Welche Anzeichen könnten auf eine vermeintliche Falschlizenzierung hindeuten? Und wie können Sie böse Überraschungen beim nächsten Software-Audit verhindern? Hier finden Sie eine Auswahl von mehr oder weniger verborgenen Hinweisen auf eine fehlerhafte Software-Lizenzierung:

#1 – Computer sagt NEIN

Software Compliance ungenügend: 5 verborgene Anzeichen, dass Ihre Software falsch lizenziert ist

Eine offensichtliche Falschlizenzierung wird dann schnell entlarvt, wenn ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen anfängt und das folgende Beispiel passiert: AD Account – Angelegt! Office Software – Installiert! Telefonnummer – Eingerichtet! Internetzugang – Erledigt! Installation der CRM Software??? Plötzlich poppt eine Nachricht auf und behauptet irgendetwas von mangelnden Lizenzen. (Die CRM Software können Sie durch beliebige Beispiele ersetzen.)

Nun könnten Sie sich fragen, warum der entsprechende Geschäftsbereich nicht hätte besser planen können. Das hätte man doch eigentlich im Budget berücksichtigen müssen. An Ihnen bleibt das Ganze am Ende hängen: Ein verärgerter User und ein sehr unangenehmes Telefonat mit dem Software-Anbieter.

Ergo, wenn der Computer „Nein!“ sagt, sollten Sie anfangen, Ihren Lizenzenzmanagement-Prozessen mehr Aufmerksamkeit zu schenken.

#2 – Kapitän, wir haben ein Datenleck

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Dann ist da noch die düstere Welt der Schatten-IT. Darf man von Ihnen wirklich erwarten, dass Sie jedes einzelne Gerät im Auge haben? Vielleicht war die letzte Malware oder der Virus, der sich durch die Firewall des Unternehmens geschlichen hat nur etwas Einmaliges? Oder aber irgendjemand hat den Übeltäter durch heimliche, unlizenzierte Software eingeschleust, die er schon seit Jahren nutzt, ohne dass es irgendwer mitbekommen hat.

Unlizenzierte „Schatten-Software“ wächst zu einem beunruhigenden Anteil heran. Die BSA geht davon aus, dass 26% der Angestellten nicht genehmigte Software auf verschiedensten Geräten, die sie im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit nutzen, installieren. Wenn die Software-Nutzung nicht an die richtige Lizenzvereinbarung gebunden ist, kann es sein, dass sich etwas dahinter versteckt, was man überhaupt nicht gebrauchen kann – ein Datenleck zum Beispiel.

Leider sind Datenlecks, ausgelöst durch die Verwendung unlizenzierter oder „nicht offiziell freigegebener“ Software, traurige Realität. Sollten Sie also Malware oder Spyware entdecken, dann prüfen Sie nicht nur Ihre Sicherheitsvorkehrungen sondern auch, ob Ihre Mitarbeiter vielleicht nicht genehmigte Software installiert haben.

#3 – Es hat einfach aufgehört

Software Compliance ungenügend: 5 verborgene Anzeichen, dass Ihre Software falsch lizenziert ist

Ein deutlicher Hinweis auf nahende Probleme ist auch, wenn etwas plötzlich „einfach“ aufhört zu funktionieren. Der Anwender ist verwirrt, wenn nicht sogar eine Spur unzufrieden. Immerhin hat er diese kleine Access-basierende Applikation schon verwendet, da haben Sie noch „im Sandkasten gespielt“. Und „damals“ hat dann einfach der Kollege Schulz ein paar Knöpfe gedrückt und fertig. Aber der ist schon eine Weile weg und jetzt… Jetzt müssen Sie das so schnell wie möglich wieder zum Funktionieren bringen, damit die ganze Abteilung am Laufen bleibt. Geschäftskritisch!

Was folgt? Der Support schlägt auf, tätigt einen kurzen Blick und zieht etwas Luft durch die zusammengebissenen Zähne. Das Problem ist nämlich, dass ein Lizenzschlüssel abgelaufen ist. Der „alte Schulz“ hat nämlich nur deshalb alles am Laufen gehalten, weil er die ganzen Jahre über einen Haufen dieser Lizenzschlüssel von seinem eigenen Budget gekauft hat. Wer hätte das gedacht? Anscheinend niemand, weswegen jetzt der CFO vor Wut schäumt, weil ihm seine Buchhaltung mitteilt, dass es „ein Problem“ gibt.

Hätte man das nur eher gewusst, hätte man sich eine Menge Ärger ersparen können. Hätte, hätte, Fahrradkette!

#4 – Klingt teuer

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Ein weniger subtiles Anzeichen dafür, dass bei der Software-Lizenzierung in Ihrem Unternehmen irgendetwas schief gelaufen sein muss, eröffnet sich nach einem unerwarteten Audit Ihres Software-Anbieters. Nämlich dann, wenn herauskommt, dass Sie X-mal die Lizenz „A“ gekauft haben, Ihre Mitarbeiter aber eigentlich „ein paar mehr“ Lizenzen, ein paar hunderttausend mehr, nutzen!

Und dann? Der Hersteller wird Ihnen bestimmt nicht den Kopf abreißen, sondern will es genauer wissen und fordert Sie deshalb auf, ein automatisiertes Audit über Ihre Systeme laufen zu lassen. Entsprechend der Lizenzverstöße wird er ein Investitionsvolumen bestimmen, dem Sie Folge zu leisten haben. Schließlich haben Sie beim Kauf der Lizenzen mit Ihrer Unterschrift den Vertragsbestimmungen zugestimmt. Sie haben das Kleingedruckte doch gelesen, oder?

Aus Sicht des Herstellers ist das alles natürlich nachvollziehbar. Wenn Sie Software verkaufen würden, dann würden Sie doch auch sicherstellen, dass jeder seine Gebühren bezahlt.

Und richtig unangenehm wird es dann, wenn sich auch noch herausstellt, dass Ihr aktuelles Budget gar nicht ausreicht für die Anzahl an Lizenzen, die Sie laut Hersteller eigentlich nutzen.

All das ist ein Zeichen dafür, dass Sie Ihre Lizenzen effektiver verwalten sollten. Welche Lizenzierungsarten haben Sie eigentlich? Und was genau sagt dieser Vertrag über deren Wiederverwendung? Möglicherweise haben Sie ja fälschlicherweise angenommen, dass die Lizenzierung per User anstatt per Arbeitsplatz berechnet wird, aber nicht mitbekommen, dass es gerade bei dieser einen Software anders geregelt ist.

Im Endeffekt haben die Anbieter nichts dagegen, wenn Sie das Kleingedruckte nicht lesen, solange die Einnahmen weiter reinkommen. Unglücklicherweise könnte Ihr CFO etwas dagegen haben.

#5 – Etwas Unerwartetes steht auf der Matte

Software Compliance ungenügend: 5 verborgene Anzeichen, dass Ihre Software falsch lizenziert ist

Vielleicht denken Sie ja auch, Sie hätten das Problem falschlizenzierter Software aus dem Weg geräumt, indem Sie einfach die Mehrheit Ihrer IT ausgegliedert haben. Es könnte alles so einfach sein. Jemand anderes implementiert Anwendungen und verwaltet Ihre Systeme für Sie. Die Anzahl der Anwender wächst und schrumpft auch wieder, wenn jemand das Unternehmen verlässt. Mitarbeiter bekommen Software-Lizenzen zugewiesen, die wieder zurückkommen, wenn sie gehen.

Ein ganz normaler Ablauf eben und jeder scheint zufrieden zu sein bis… bis zu dem Zeitpunkt, an dem eine Rechnung aus der Buchhaltung kommt. Ist Ihnen bewusst gewesen, dass Ihre Lizenzkosten während des letzten Geschäftsjahres immens gestiegen sind? Nein? Wer genau hat das zu verantworten? Können Sie diese Fragen zu jeder Zeit einhundertprozentig beantworten oder verfolgen Sie eher das Motto „aus den Augen, aus dem Sinn“?

Je größer ein Unternehmen wird, umso schneller verliert man den Überblick darüber, wer genau was und warum tut. Und gerade das Support-Team hat in den seltensten Fällen die Zeit, jede Lizenzvereinbarung aufzuspüren und von A bis Z durchzulesen. Unerwartete Rechnungen für den zusätzlichen Gebrauch von Lizenzen sollten Sie als einen Weckruf verstehen, um endlich das Management Ihrer Software-Lizenzen mit ein bisschen mehr Präzision durchzuführen.

Beschäftigen Sie sich mit der Meteorologie Ihrer Software-Landschaft

Anzeichen: manchmal entdecken wir sie, manchmal nicht. Sie sind aber immer da. Wir müssen uns nur die Zeit nehmen, nach ihnen zu schauen. Sie würden doch auch auf die Wetter-App schauen, wenn Sie ein Picknick planen, um sicherzugehen, dass Sie am Ende nicht mit einer tropfnassen Sommerjacke unter einem Baum stehen? Oder vielleicht mögen Sie ja den Nervenkitzel und verlassen bei Gewitter als letztes den Badesee?

Software-Lizenzierung ist wichtig. Schatten-IT, inadäquate Lizenzierung oder unausgelastete Lizenzen können Sie Geld, Ansehen und vieles mehr kosten. Es ist wichtig, dass Sie verstehen, was Sie haben, was Sie benutzen und was gar nicht da sein sollte.

Und wenn Sie das nicht verstehen, dann brauchen Sie auch gar nicht die gesamte IT-Mannschaft einzubestellen und zu fragen, wer genau verantwortlich ist, denn die Antwort ist ziemlich klar – Sie sind verantwortlich.

Orten Sie, wo sich welche Software in Ihrem Unternehmen befindet…

OK, Ihnen kommt das ein oder andere Anzeichen bekannt vor! Und jetzt? Vielleicht haben Sie ja ein Software-Inventarisierungstool im Einsatz, aber trotzdem stimmen die Zahlen nicht. Wie können Sie sich eindeutig sicher sein? Wäre es jetzt nicht praktisch, wenn Sie Ihre komplette installierte Software automatisch erfassen und eindeutig bestimmen könnten – sortiert nach Version, Sprache, Funktion und vielem mehr?

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Artikel vom:
18.08.2016

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TAGS:
Compliance, Lizenzierung

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