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Warum Sie den Software-Zoo in Ihrem Unternehmen unbedingt im Zaum halten sollten

Als Lizenzeinkäufer gehört es zu Ihren Aufgaben, Geld, Zeit und Aufwand beim Kauf von Software-Lizenzen einzusparen. Aber wie oft haben Sie das Gefühl, dass es in Ihrem Software-Bestand noch Optimierungspotenzial gibt? Haben Sie vielleicht etwas übersehen? Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie die vielen Software-Programme verschiedener Hersteller im Zaum halten können und welche ungeahnten neuen Möglichkeiten sich dadurch ergeben.

Ein Blogbeitrag von Winfried Metzger, Product Manager - COMPAREX Portfolio Management Platform

Das Problem: Der ungezähmte Software-Zoo

Vielen Lizenzkäufern ist durchaus bewusst, dass sie einen echten Software-Zoo aus Programmen verschiedener Hersteller mit ähnlichen bzw. gleichartigen Funktionen haben: Das sind zum Beispiel  37 verschiedene PDF Reader, 18 Security-Programme und mehrere Grafik-Anwendungen. Zu den typischen Beispielen für gleichartige Software-Funktionen gehören neben den PDF-Writern, Sicherheitsprogrammen und Grafikanwendungen auch noch Online- und Cloud-Speicher sowie Viren-Scanner.

Letztendlich bedeutet das für Sie als Lizenzmanager, dass Sie kleinere Lizenzmengen von vielen verschiedenen Herstellern beschaffen müssen. Das ist unglaublich zeitraubend und führt dadurch zu hohen Kosten. Kein wirklicher Gewinn für Sie. Besser wäre es, wenn Sie größere Lizenzmengen von einer kleineren Anzahl an Software-Herstellern beschaffen würden. Dazu brauchen Sie einen klaren Überblick, welche Ihrer vorhandenen Software die gleichen Funktionen hat. Leider bieten die meisten Analysemethoden eine unvollständige und inadäquate Übersicht über den Software-Bestand. Mit einer besseren Erhebungsmethode könnten Sie sich ein klareres Bild machen, wie viel Sie wirklich durch eine Software-Konsolidierung sparen können.

Wie entstehen Software-Zoos überhaupt?

In den meisten Unternehmen läuft es wahrscheinlich so ab: Die IT-Abteilung fragt beim Einkauf, also Ihnen, an, ob Sie neue Softwarelizenzen beschaffen können. Die Kollegen begründen es damit, dass es kein ähnliches Programm im aktuellen Software-Bestand gibt und dass sie es jetzt sofort brauchen. Sie willigen ein und kaufen das Produkt zum bestmöglichen Preis. Eine Woche später kommt die Marketing-Abteilung auf Sie zu. Diese benötigt ebenfalls neue Software. Und zwar eine, die Funktionen bietet, die die bereits erworbenen nicht haben. Sie sind gezwungen diese ebenfalls zu kaufen, denn Sie sind nicht in der Lage, die bereits vorhandene Software hinsichtlich Funktionen und Kosten zu bewerten. Ohne die Möglichkeit, die verschiedenen Funktionen Ihrer aktuellen Software zu identifizieren und zu vergleichen, kaufen Sie gezwungenermaßen immer mehr Software-Programme und bauen sich einen unkontrollierbaren Software-Zoo auf.

Ein Software-Zoo kann ebenfalls das Resultat von Unternehmensfusionen und -übernahmen sein. Ihre Firma übernimmt eine andere, die einen eigenen Software-Bestand mitbringt. Sie haben möglicherweise die wichtigen Lizenzverträge konsolidiert, aber keiner hat die Zeit, die kleinen Nischenprodukte unter die Lupe zu nehmen. Es ist genau dieses unkontrollierte Wachstum, was zu einem unnötigen Zeit- und Arbeitsaufwand in den Bereichen Einkauf, Administration, Lizenzmanagement und Support führt.

So sparen Sie mit Hilfe von Konsolidierungen

Wenn Sie die Anzahl der Programme mit identischen Funktionalitäten in Ihrem Unternehmen verringern, könnten Sie Ihre Ausgaben enorm reduzieren. Denn durch den Kauf größerer Lizenzmengen können Sie bessere Bedingungen und Konditionen mit den Herstellern verhandeln. Gleichzeitig sparen Sie Zeit und Aufwand bei der Beschaffung und Abwicklung. Stellen Sie sich folgendes vor: Anstatt hunderte von Verträgen für Lizenzerneuerungen oder Lizenzverlängerungen auszuhandeln, müssten Sie nur noch wenige bearbeiten.

Kurzum: Der gesamte Software-Zoo erfordert nicht nur das Verhandeln, Managen und Beschaffen von Software, sondern zudem das Verwalten, das Sichern der Security, den Support und das Überwachen. Ist die Software konsolidiert, ist all das ein Kinderspiel. Klingt doch ganz gut, oder?

Wie Sie mit der richtigen Analysemethode einen besseren Überblick erhalten

Wir haben unsere Kunden befragt: 90 Prozent der Lizenzkäufer können überhaupt nicht sagen, wie viele Programme mit identischer Funktionalität sie eigentlich im Unternehmen haben. Und was man nicht kennt, kann man nicht ändern. Für diese Lizenzkäufer ist es schwer, folgende Fragen zu beantworten:

  1. Wie viele verschiedene Programme werden eingesetzt?
  2. Von wie vielen Herstellern sind diese Programme?
  3. Wie viel Software mit gleicher Funktion wird genutzt?

Die klassischen Analysemethoden von Lizenzmanagern bieten diese Informationen meist nicht an, weshalb sie keine fundierten Entscheidungen über Software mit identischen Funktionen treffen können. Was ihnen wirklich hilft, ist ein besserer Einblick in die derzeit im Unternehmen verfügbare Software sowie in die jeweiligen Funktionen. Nur so lassen sich verschiedene Konsolidierungsansätze miteinander vergleichen.

Erinnern Sie sich noch an die Marketing-Abteilung aus unserem Beispiel? Die, die ein neues Programm benötigte, weil die aktuellen vermeintlich nicht den Anforderungen entsprechen? Indem Sie die Funktionen der verfügbaren Software kennen, wird Ihr Gespräch mit dem Marketingmanager über verschiedene Programme auf Augenhöhe geführt. Sie müssen sich nicht blindlings auf seine Begründung der Software-Anfrage verlassen. Abgesehen davon, dass Sie keine zusätzlichen, neuen Programme kaufen müssen, bieten Ihnen diese Erkenntnisse intern eine bessere und fundierte Entscheidungsgrundlage: Sie sind imstande, zu sagen, welche Software deinstalliert und nicht länger beschafft werden muss. Diese Einsparungen würden nicht nur den Zielen Ihres Unternehmens, sondern gleichwohl Ihren eigenen Zielen zu Gute kommen.

Fassen wir zusammen: Was sind die Vorteile beim Konsolidieren von funktionsidentischer Software?

  1. Sie gewinnen an Verhandlungsstäke, um bessere Preise bei den Herstellern zu erzielen.
  2. Sie verschwenden weniger Zeit und Aufwand bei Wartungsvertragsverhandlungen.
  3. Sie nutzen diese Vorteile für das gesamte Unternehmen, indem Sie den Zeit- und Arbeitsaufwand für Kauf, Verwaltung, Wartung, Schulung und Support von Software minimieren.
  4. Sie erzielen eine bessere Arbeitsleistung und schaffen sich eine höhere Wertschätzung Ihrer Person im Unternehmen.

Erhalten Sie mehr Informationen und schaffen Sie echte Mehrwerte

Haben Sie auch einen Software-Zoo in Ihrem Unternehmen? Erfahren Sie, wie Sie diesen mit Unterstützung der COMPAREX Portfolio Management Platform in Griff bekommen. Wir haben Ihnen dazu alle Informationen und Best Practices zusammengestellt. Oder lassen Sie es sich live von unseren Experten zeigen. Melden Sie sich für ein kostenloses Webinar an und verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihren Software-Bestand.

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Artikel vom:
23.01.2018

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TAGS:
Portfolio Management Platform, Software Zoo

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