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VMware Audit Lizenzprüfung

VMware Audit: Wie Sie die Lizenzprüfung sicher überstehen

VMware hat sich längst im Bereich Virtualisierungstechnologien als einer der Marktführer etabliert. Das Unternehmen liefert ein vollständiges Produktportfolio im Bereich Server-, Anwendungs- und Desktop-Virtualisierung. Und wie jeder andere Softwarehersteller auch, hat VMware ein Recht in regelmäßigen Abständen einen Lizenz-Audit bei seinen Kunden durchzuführen. Damit bei solch einer Ankündigung nicht gleich Panik in Ihrem Unternehmen ausbricht, sollten Sie diesen Blogbeitrag lesen.

Ein Beitrag von Carsten Wemken, Consultant Software Asset Management

Wie bereits im Blogbeitrag von Marco Vogel erwähnt, führt VMware in regelmäßigen Abständen Lizenzüberprüfungen bei seinen Kunden durch. Dadurch soll aus Sicht des Herstellers sichergestellt werden, ob die vom Unternehmen genutzte Software auch wirklich den tatsächlichen Nutzerzahlen in den Lizenzverträgen entspricht. Denn es ist immer das Gleiche: Zu viele Lizenzen kosten dem Unternehmen unnötig Geld, zu wenige hingegen bringen nicht nur juristischen Ärger, sie können auch ziemlich teuer werden. Denn nicht nur VMware besteht auf die Nachzahlung der fälligen Lizenzgebühren, auch andere Hersteller verlangen Strafzahlungen bei Nichteinhaltung der Compliance.

Wie läuft eine VMware Lizenzprüfung ab?

Jeder Softwarehersteller führt seine Lizenzprüfung etwas anders durch. Wird ein Hersteller durch ein Wirtschaftsprüfungsunternehmen vertreten, empfiehlt ein anderer, sich einen Software Asset Management (SAM)-Partner mit ins Boot zu holen. So auch VMware. Ist der richtige Partner gefunden, werden vorab in einem Kick-Off-Termin alle wichtigen Details geklärt. Ein zentraler Punkt ist dabei der Scope des Audits. Wird nur Ihre Niederlassung geprüft oder soll der Audit auch in Ihren Tochtergesellschaften durchgeführt werden? Was ist Teil des Audits? In der Regel bezieht sich VMware auf Ihren aktiven Vertrag, beispielsweise das Enterprise License Agreement (ELA).

Sind alle Einzelheiten geklärt, kann der eigentliche Teil des Audits beginnen: Die Erhebung aller notwendigen Daten. Diese Installationsanalyse wird von Ihrem SAM-Partner durchgeführt, der auch gleichzeitig sicherstellt, dass die erhobene Datenqualität mit den Anforderungen von VMware übereinstimmt. Bei der Installationsanalyse wird aus technischer Sicht erhoben, wo was installiert wurde und vom wem es genutzt wird. Aus kaufmännischer Sicht wird untersucht, welche Lizenzen von wem und für welche Systeme (Länder, Niederlassungen) sowie über welchen Vertriebsweg erworben worden sind (Vertrag, Einzellizenzen etc.). Ein weiterer entscheidender Punkt ist, ein Organigramm über die verschiedenen Unternehmensstrukturen zu erstellen. Welche Mutter- und Tochtergesellschaften, Niederlassungen oder andere Beteiligungsverhältnisse existieren in Ihrem Unternehmen? In welcher Form nutzen diese Unternehmensteile VMware Produkte? Und in welchem Umfang?

Wurden alle Daten von Ihren SAM-Partner erfasst, beginnt dieser mit der Auswertung und füllt die von VMware vorgegeben Formulare für Sie aus. Danach werden die Daten direkt an VMware übermittelt. Zum Projektabschluss findet ein finales Gespräch zwischen dem Unternehmen und seinem Partner statt. Hier werden evtl. Nachkäufe besprochen, die in der Regel unverzüglich getätigt werden müssen. Auch hier kann ein Dienstleister von Hilfe sein und die Einkäufe der fehlenden Lizenzen übernehmen.

Ein Praxisfall: Korrekte Lizenzierung bei VMware

Auf den ersten Blick scheint die Lizenzierung von VMware recht einfach. vSphere-Lizenzierungen erfolgen nach gesteckten CPUs und die Keys werden im vCenter hinterlegt. Es gibt jedoch spezielle Sonderbedingungen, die berücksichtigt werden müssen. Hier drei Beispiele:

  1. Legal Entity Restriction

    Kann ein Administrator auf mehrere Legal Entities zugreifen, ist es evtl. notwendig, diese mehrfach zu lizenzieren. Unbedingt prüfen!

  2. SnS Consistent Coverage Policy

    Gleiches Wartungslevel für gleiche Host-Kategorien/-Klassen

  3. Geoprofiling

    Beschreibt den genauen Einsatzort der erworbenen Lizenzen

Fazit

Die Herausforderung der richtigen Compliance besteht darin, das vorhandene Lizenzwissen im eigenen Unternehmen zu erweitern und regelmäßig zu aktualisieren und nicht erst zu reagieren, nachdem ein Softwarehersteller ein Audit angekündigt hat. Der Aufwand für das Lizenzmanagement hängt dabei von mehreren Faktoren ab. Die Unternehmensgröße spielt eine große Rolle oder aber die Anzahl der Hersteller und deren Software, die in Ihrem Unternehmen zum Einsatz kommen. Virtualisierungstechnologien vergrößern die Komplexität des Lizenzmanagements enorm.

Sie benötigen Unterstützung beim Audit?

Möchten Sie sich einen spezialisierten Dienstleister mit ins Boot holen? Mittlerweile wurden fast alle SAM Consultants bei COMPAREX von VMware zum Thema Compliance ausgebildet und haben Projekterfahrung. Durch diese umfangreiche Expertise und das aktuelle Know-how können wir Ihnen bei der akkuraten Umsetzung Ihres VMware Audits helfen.

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Artikel vom:
22.03.2016

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TAGS:
Audit, Lizenzprüfung, VMware

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