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Click, sign and send – ist das papierlose Büro wirklich so einfach?

Click, sign and send – ist das papierlose Büro wirklich so einfach?

Lange haben Behörden und Antragsteller darauf gewartet: Eine Welt ohne Papierchaos! Eine Welt, in der Formulare bequem von zuhause ausgefüllt, signiert und dann elektronisch übermittelt werden. Eine Lösung, die Zeit spart und gleichzeitig Kosten senkt – aber ist das Ganze auch rechtskräftig?

Ein Beitrag von Dirk Heckler und Christoph Thodte, Adobe Experten im Auftrag von COMPAREX 

Digitalisierung – das wohl bedeutendste Wort unseres Jahrhunderts in vielerlei Hinsicht. Auch die Formularwelt geht weg vom Papier und ernennt PDF Formulare zu dessen Nachfolger. Neben der umweltfreundlichen Komponente, die durch die Digitalisierung begründet ist, bieten PDF Formulare ein weitaus größeres Potenzial.

Jedes Formular, egal ob einfacher Beleg oder ein komplexes Vertragswerk, zieht einen standardisierten Prozess nach sich. Dieser Prozess wird durch eine elektronische Formularbearbeitung mit geeigneten Fachanwendungen erleichtert und automatisiert. Das ausgefüllte PDF Formular kann auf elektronischen Weg übermittelt werden. Eine manuelle Datenerfassung ist somit nicht mehr notwendig. Formulardaten können effektiver, mit weniger Fehlerquellen, schneller und qualitativ hochwertiger bearbeitet werden.

Aber wie kann man gewährleisten, dass Formulare in digitalisierter Form gleichermaßen rechtskräftig sind, wie Papierformulare?

Die qualifizierte elektronische Signatur

Die qualifizierte elektronische Signatur kann die herkömmliche Unterschrift ersetzen. Ein PDF Formular kann nach dem Ausfüllen ganz unkompliziert mit einer elektronischen Signatur in das dafür vorgesehene Signaturfeld rechtsverbindlich gemacht werden. Gleichzeitig versiegelt es das Formular, sodass eine anschließende Änderung die Signatur wieder ungültig werden lässt.
Um eine solche Signatur nutzen zu können, muss der Nutzer ein qualifiziertes Zertifikat (gemäß EG-Richtlinie 1999/93 bzw. dt. Signaturgesetz) und eine sichere Signaturerstellungseinheit (SSEE) besitzen.

Diese Zertifikate können nur von einem staatlich akkreditierten Aussteller erzeugt werden. Sie bestehen im Wesentlichen aus Eigenschaften des Inhabers, die mittels eines Öffentlichen Schlüssels bestätigt wurden. Die sichere Signaturerstellungseinheit ist meistens ein Prozess auf einer Chipkarte bzw. Smartcard der den privaten Schlüssel des Zertifikats enthält und mit dessen Hilfe ein Hashwert des zu signierenden Dokumentes signiert wird.

Hierzu stellen wir Ihnen drei Alternativen vor:

  1. mit einer Signaturkarte eines Anbieter, auch Smartcard genannt,
  2. mit dem neuen Personalausweis,
  3. mit einem Unterschriftenpad.

Die Smartcard wird von einem Anbieter bereits mit dem digitalen Zertifikat ausgestattet, anschließend an den Kunden ausgeliefert und ist mit den entsprechenden PINs sofort einsatzbereit. Für das Auslesen der Smartcard werden zertifizierte Kartenlesegeräte genutzt.

Auch der neue Personalausweis kann als kontaktlose Signaturkarte dienen, nur dass es dafür bisher lediglich einen Anbieter – die Bundesdruckerei – gibt. Das Zertifikat muss beim Anbieter bestellt werden und anschließend mit Hilfe eines Komfortleser auf den Personalausweis aufgeladen werden.

Abbildung: Neuer Personalausweis Quelle: www.personalausweisportal.de

Variante 3 – das Unterschriftenpad – ist eine weitere Möglichkeit der elektronischen Signaturen. Hierbei werden biometrische Daten wie Schreibdruck, -geschwindigkeit, -richtung und -pausen bei der Signierung vom Pad erfasst und gespeichert. Diese Pads werden überwiegend von Behörden sowie Unternehmen und weniger von Privatpersonen genutzt, da der Kosten- und Integrationsaufwand zu hoch ist.

Abbildung: Unterschriftenpad Quelle: stepover.de

FAZIT:
Man spricht also nicht von DER Lösung schlechthin hinsichtlich der Formularentwicklung. Vielmehr existieren schon jetzt viele attraktive Lösungen, die Formularprozesse vereinfachen wenn gleich optimieren. Mit Hilfe unterschiedlichster Komponenten ist es bereits möglich, digitale Dokumente mit der eigenen Signatur rechtverbindlich zu gestalten, wobei die unterschiedlichen Optionen und Komponenten hinsichtlich der Anwendergruppe differenziert betrachtet werden müssen. Zukünftig ist weiterhin mit einem starken Trend in Richtung elektronische Rechtsverbindlichkeit zu rechnen.

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Artikel vom:
15.04.2015

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TAGS:
Digitalisierung, elektronische Signatur, Forumularentwicklung

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