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Mobile content Management

Sicherer Zugriff für externe Mitarbeiter auf Unternehmensdaten dank Mobile Content Management

Wer MDM sagt, muss auch MCM sagen? Die Verwaltung von Inhalten und Zugriffen wird oftmals unterschätzt. Wie Mobile Content Management die Arbeit mit externen Mitarbeitern sicher und performant gestaltet am Beispiel von Acronis Access.

Ein Beitrag von Mathias Schneider, Solution Advisor Acronis bei COMPAREX

Die Einbindung externer Mitarbeiter – eine sichere Lösung

So gut wie jedes Unternehmen hat sie – externe Mitarbeiter. Und genau wie feste Mitarbeiter müssen auch diese in die vorhandene Unternehmens-IT eingebunden werden. Ein umfangreicher Zugriff auf Unternehmensdaten birgt jedoch potentielle Sicherheitsrisiken und kann zu Problemen führen, welche die Möglichkeiten von Mobile Device Management Lösungen oft weit übersteigen. Mit einer modernen Mobile Content Management Lösung lässt sich hier Abhilfe schaffen.

Die Herausforderung: der sichere, benutzerfreundliche und skalierbare Zugriff auf Inhalte

Die Integration von externen Mitarbeitern in vorhandene Arbeitsprozesse und damit verbundene IT-Strukturen stellt Unternehmen zunehmend vor Probleme. Zum einen sollen die Mitarbeiter produktiv arbeiten und benötigen dafür Zugriff auf alle relevanten Daten. Zum anderen soll dies aber sicher, skalierbar und compliant geschehen. Ein externer Zugriff über VPN stellt hier immer ein Risiko dar. Mit etwas Fantasie lassen sich damit relativ leicht kritische Daten aus dem Unternehmen schleusen. Hier kommt Mobile Content Management (MCM) zum ersten Mal ins Spiel.

Ein weiterer zentraler Punkt ist die gemeinsame Nutzung von Inhalten, damit Arbeitsgruppen und Abteilungen, bestehend aus internen und externen Mitarbeitern, Zugriff auf alle relevanten Daten haben. Studien zeigen, dass bis zu 70% der Mitarbeiter eines Unternehmens auf externe Cloud-Dienste zurückgreifen, was meist geltenden IT-Richtlinien widerspricht und natürlich die Sicherheit von Geschäftsdaten gefährdet. Dazu kommt, dass die meisten Cloud-Dienste von Experten als unsicher eingestuft werden. Darüber hinaus haben Administratoren keinerlei Kontrolle darüber, wo sich die Daten befinden und über welche Kanäle der Datenstrom fließt.

Hier muss Abhilfe geschaffen werden, benutzerfreundlich, sicher, unter voller Kontrolle der IT und ohne dass Daten das Unternehmen verlassen.

Und ganz sicher ist auch bei Ihnen BYOD ein Thema. Dies setzt zusätzlich zu unternehmenseigenen Geräten eine breite Unterstützung von mobilen und stationären Betriebssystemen voraus. Viele Unternehmen nutzen zur Geräteverwaltung bereits Lösungen für Mobile Device Management, die jedoch keine Verwaltung von Inhalten und Zugriffen zulässt.

Es gibt also es eine Reihe an Aspekten, die beachtet werden müssen. An diesem Punkt kommen Mobile Content Management Lösungen ins Spiel.

Mobile Content Management mit Acronis Access

Ein Lösungsbeispiel: Mobile Content Management mit Acronis Access (Advanced)

Moderne Mobile Content Management-Lösungen ermöglichen einen sicheren, benutzerfreundlichen und skalierbaren Zugriff auf Inhalte und sollten folgende Bedingungen erfüllen:

  • Alle Daten bleiben im Unternehmen und werden nicht in eine externe Cloud ausgelagert.
  • Verschlüsselung der Daten im Zugriffsgerät
  • Active Directory Integration
  • Gute Integration in vorhandene MDM-Lösungen
  • Möglichkeit der Fernlöschung bei Geräteverlust
  • Breite Unterstützung von Zertifikaten und Smart Cards
  • Individuelle Unterstützung verschiedener Zugriffstechniken (VPN, Portfreigabe, Reverse-Proxy)

Die Mobile Content Management Lösung Acronis Access bietet flexible Möglichkeiten, sicher auf Unternehmensdaten zuzugreifen und gemeinsam an Inhalten zu arbeiten. Dies wird durch den Acronis Access Server realisiert, der hinter Ihrer Firewall im Unternehmensnetzwerk implementiert wird. Dieser stellt die Schnittstelle für Zugriffe auf die betreffenden Daten und Dateien dar.

Da Mitarbeiter nicht nur im firmeneigenen Büro sitzen, sondern oft auch Möglichkeiten wie Home Office, öffentliche WLAN-Netze und Mobilfunkverbindungen nutzen, bietet Acronis Access einen sicheren Zugriff von außen. Da die Rechteverwaltung bis auf den einzelnen Benutzer heruntergebrochen werden kann, behält die IT die größtmögliche Kontrolle über sämtliche Vorgänge. Selbstverständlich können auch vorhandene Active Directory Einträge übernommen werden, was eine deutliche Zeitersparnis mit sich bringt. Dank einer umfangreichen Monitoring- und Log-Funktion lassen sich sämtliche Vorgänge kontrollieren.

Ebenfalls mit implementiert ist eine Funktion namens „Sync&Share“, die es Ihren Mitarbeitern erlaubt, eigene Ordner und Dateien an einem vordefinierten Speicherort zu erstellen und diese mit anderen Nutzern zu teilen und zusammen zu bearbeiten. Auch externe Nutzer lassen sich zu einem gemeinsamen Zugriff auf diese „Sync&Share-Ordner“ einladen. Dank einer bereits in der Access-App integrierten Office-Lösung lassen sich Office-Dateien auf mobilen Geräten direkt bearbeiten, ohne zusätzlich installierte Office-Anwendungen.

Leider ist es in der Praxis hin und wieder nicht möglich, eine Internetverbindung aufzubauen, da am betreffenden Ort keinerlei Anbindung besteht. Daher ist bei Acronis Access auch eine Offline-Speicherung von Dateien im Mobilgerät möglich. Dank Container-Verschlüsselung, remote Wipe, zeitabhängiger Löschung und Copy/Paste Schutz, hat der Nutzer die Möglichkeit, für ihn wichtige Dateien schon im Vorfeld offline abzulegen. All das natürlich unter voller Kontrolle durch die Unternehmens-IT. Selbstverständlich bleibt auch die Bedienbarkeit nicht auf der Strecke. Alle Oberflächen für Benutzer sowie Administratoren lassen sich sehr intuitiv und schnell bedienen.

Ruhigere Zeiten für IT-Verantwortliche? Mobile Content Management macht externe Zugriffe sicherer und komfortabler

Wie Sie sehen, kann der Einsatz von MCM in Ihrem Unternehmen die Integration von externen Mitarbeitern oder Partnern vereinfachen. Der Markt bietet eine Vielzahl möglicher Lösungen, die mittlerweile nicht nur ausgereift sind, sondern auch einen sehr hohen Funktionsumfang bieten. Acronis bietet mit seiner Lösung Access bzw. Access Advanced Unternehmen und Institutionen jeder Größe die Möglichkeit, Daten produktiv und flexibel zu nutzen - unter voller Berücksichtigung der Datensicherheit.

Möchten Sie mehr über Acronis Access erfahren? Gern stehe ich Ihnen für alle Fragen zur Verfügung.

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Artikel vom:
20.08.2015

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TAGS:
Acronis, IT-Security, Mobile Content Management, Netzwerk

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