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Adobe eSign elektronische Signatur

Adobe eSign: Die elektronische Signatur auf dem Vormarsch (Teil 1)

In den letzten Jahren ist der Bedarf stetig angestiegen, digitale Daten sicher zu transportieren. eSign von Adobe macht die Unterschrift in elektronischen Dokumenten nun auch als Cloud-Prozess möglich und ersetzt somit die Signatur auf dem Papier mit minimalem Aufwand. Wir haben Ulrich Isermeyer von Adobe Fragen zum Thema eSign gestellt. Seine Antworten lesen Sie hier….

Ein Beitrag der COMPAREX Blog-Redaktion

Was ist eine elektronische Signatur und wie sieht es mit der Rechtsverbindlichkeit aus?

Eine elektronische Signatur ist die digitale Form einer Unterschrift, mit der das Papier und der Kugelschreiber eliminiert werden können. Wir unterscheiden zwischen elektronischer Signatur und digitaler Signatur. Die elektronische Signatur ist eine einfache Signatur, die für 90 Prozent aller Geschäftsprozesse ausreicht. Für die restlichen 10 Prozent der Unterschriften gibt es zwei höhere Stufen. Nämlich die fortgeschrittene und die qualifizierte Signatur – auch digitale Signaturen genannt. Der Kern einer digitalen Signatur ist ein verschlüsselter Hashwert (Prüfsumme). Durch die erneute Erstellung des Hashwertes und dessen Vergleich gegenüber dem ursprünglichen Wert, kann die Integrität von signierten Daten ermittelt werden. Somit wird erkannt, ob Veränderungen an den Daten bzw. dem Dokument nach der Signaturerstellung vorgenommen wurde.

Die fortgeschrittene Signatur muss ausschließlich dem Unterzeichner zuzuordnen sein und er muss sich mit ihr eindeutig identifizieren können. Nur der Unterzeichner darf dabei in der Lage sein, die Signatur zu erzeugen. Hierzu gehören auch biometrische Unterschriften. Nachträgliche Änderungen an elektronisch unterschriebenen Daten müssen erkennbar sein.

Durch einen Identitätsnachweis kann somit aus einer einfachen Signatur eine fortgeschrittene werden. Die qualifizierte elektronische Signatur baut auf der fortgeschrittenen elektronischen Signatur auf und muss zum Zeitpunkt ihrer Erstellung auf einem gültigen qualifizierten Zertifikat von einem Trust Center basieren. Außerdem muss sie mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit (SSEE) generiert worden sein. Diese Methode gewährleistet, dass kein Dritter auf die Signatur zugreifen kann. Bereits seit elf Jahren ist der Adobe Reader und Adobe Acrobat mit dem Openlimit Signcube Plug-In für die qualifizierte digitale Signatur zertifiziert.

Wozu wird sie benötigt?

Eigentlich für alles, was in irgendeiner Weise früher auf Papier von Hand signiert wurde und in der heutigen digitalen Zeit elektronisch gemacht werden kann. Die einfache elektronische Signatur ist höherwertig als eine E-Mail mit Empfangsbestätigung und gilt für formfreie Vereinbarungen. Dazu gehören Dokumente wie Bestellungen, Verträge, Anträge, Aufträge oder Bestätigungen wie z.B. Prozess-Freigaben, Empfangsbescheinigungen, Dokumentationen, Quittungen, Protokolle und Bescheide.

Überall dort, wo die einfache Signatur nicht ausreicht, ist mindestens eine fortgeschrittene oder sogar qualifizierte Signatur erforderlich. Die meisten Menschen kennen sich aber nicht richtig aus, was wie unterschrieben werden muss.

Das sind die wichtigsten Fragen, die im Vorfeld geklärt werden müssen:

  • Wurde per Gesetz explizit eine qualifizierte Signatur gefordert?

  • Wurde per Gesetz keine bestimmte Schriftform gefordert, aber die elektronische Signatur von vornherein ausgeschlossen?

  • Ist eine Vorab-Identifizierung gewünscht oder sogar erforderlich?

Adobe eSign elektronische Signatur auf dem iPad
Quelle Adobe

Wie funktioniert die elektronische Signatur? Wie wird elektronisch signiert?

Es gibt zwei Möglichkeiten, wenn Sie mit dem Adobe Acrobat digital unterschreiben wollen.

  • Klassische Variante:
    Sie definieren ein digitales Unterschriftenfeld über die Formularfunktion. Beim Ausfüllen des Formulars klickt der Empfänger auf das Unterschriftenfeld und muss seine Signatur nur platzieren und das Dokument neu abspeichern.
    Falls Sie noch keine Signatur definiert haben, werden Sie dazu aufgefordert, eine Signatur-Identität anzulegen. Bei großen Unternehmen macht das die IT-Abteilung schon vorab. Eine einfache Signatur kann jeder selbst erzeugen. Für die fortgeschrittene und qualifizierte Version werden Plug-Ins benötigt, um die entsprechende Hardware (Signaturpad, Pin-Eingabegerät oder Kartenleser) nutzen zu können.
    Sie können auch direkt über den Befehl „Signatur platzieren“ (Zertifikate) ein Unterschriftenfeld in das PDF-Dokument platzieren und unterschreiben. Das funktioniert sogar mit dem kostenlosen Reader ab Version XI.

  • Cloud Workflow:
    Mit Adobe eSign lässt sich der Prozess noch einfacher gestalten. Sie benötigen lediglich einen Browser oder ein internetfähiges Smartphone. Hier wird das Unterschriftenfeld oder auch Formularfelder in das Dokument mit Acrobat DC (Mietvariante) platziert (Befehl „Zum Unterschreiben senden“), danach wird die E-Mail-Adresse des Empfängers eingegeben. Sollten Sie mehrere Empfänger haben, müssen diese in der Reihenfolge der notwendigen Unterschriften eingegeben werden. Nun wird das PDF-Dokument auf den Adobe eSign Cloud-Server (steht in Dublin und Frankfurt) hochgeladen und automatisch an die Empfänger verschickt. Die Empfänger brauchen nur einen Link in Ihrem email anklicken und auf dem Browser bzw. auf dem Smartphone mit dem Finger zu unterschreiben. Es ist kein Acrobat, Reader oder irgendein Plug-In notwendig. Das unterschriebene Dokument bekommt jeder Beteiligte als zertifizierte PDF-Kopie. Der Autor bekommt auch ein Audit-Verlaufsprotokoll mit Unterschriften, Zeitpunkt und IP-Adresse als Nachweis.

Adobe eSign  elektronsche Signatur im PDF
Quelle: Adobe

Welche gesetzlichen Grundlagen gibt es?

Im Signaturgesetz (SigG) und in der Verordnung zum Signaturgesetz (SigV) wurden die elektronischen Signaturen selbst und insbesondere die Anforderungen an elektronische Signaturen und Zertifizierungsdienstanbieter (ZDA) definiert. Die Rahmenbedingungen, also wann welche elektronische Signatur verwendet werden muss, wurden nicht im Signaturgesetz definiert, sondern beruhen im Wesentlichen auf dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), der Zivilprozessordnung (ZPO) und anderen Gesetzen sowie Rechts- und Verwaltungsverordnungen.

Ab dem 1. Juli 2016 greift jedoch die neue Europäische Signatur Richtline eIDAS, die das deutsche Signaturgesetz übertrumpft. elDAS stellt sicher, dass elektronische Identifikationen (eID) und elektronische Trust Services (eTS) genauso behandelt werden wie handsignierte Unterschriften und dass diese über die europäischen Grenzen hinweg gültig sind. Zu den anerkannten Dienstleistungen zählen elektronische Signaturen, Siegel, Zeitstempel und Website-Authentifizierungen. 

Wichtig zu wissen über eIDAS:

  • Um elektronische Unterschriften zu erzeugen, kann der Unterzeichner von den neusten Technologien (u.a. Mobiltelefon, Cloudtechnolgie) Gebrauch machen

  • Der Anwender kann elektronische Unterschriften mit vorheriger Einwilligung für gültig erklären

  • Elektronische Unterschriften und Überprüfungsdienstleistungen sind vor Gericht zulässig

  • Unternehmen können ihre eigenen nationalen elektronischen Identifikationssysteme (eIDs) verwenden, um öffentliche Dienstleistungen in anderen EU-Ländern wahrzunehmen.

eIDAS bietet die passende Grundlage und einen berechenbaren Rechtsrahmen, um die Verwendung von elektronischen Signaturen in Deutschland auszuweiten. Diese Änderungen machen die digitale Geschäftskommunikation reibungsloser und sicherer als jemals zuvor. Unternehmen, Behörden und Institutionen sparen dadurch Zeit, Mühe und Geld, das in sinnvollere Projekte investiert werden kann.

Adobe arbeitet aktiv an der PDF-Signaturen-Spezifikation mit. Adobe Acrobat sowie der Acrobat Reader sind bereits kompatibel zu den neuen Anforderungen. Darauf aufbauend wird Adobe eSign auch Cloud-basierte Signatur-Workflows auf mobilen Endgeräten mit allen Signatur-Leveln unterstützen.

Adobe eSign elektronische Signatur in der Cloud
Quelle: Adobe

Welche Anforderungen muss man im Vorfeld erfüllen, um die elektronische Signatur zu nutzen?

Bezogen auf Adobe eSign, muss man bei der einfachen Signatur gar keine Anforderungen erfüllen. Ein einfacher Acrobat VIP Subscriptions Account reicht aus. Bei der fortgeschrittenen und qualifizierten Signatur muss man auf die Enterprise Variante von Adobe Document Cloud eSign zurückgreifen, die jetzt schon beide Levels unterstützt.

Außer einem Browser und Internetzugang, beziehungsweise eine internetfähiges Smartphone, benötigt der Anwender keine weiteren Hilfsmittel. Es muss keine Software installiert werden und ein aufwendiger Registrierungsprozess fällt weg. Bei der fortgeschrittenen Signatur kommt allerdings ein einmaliger Identifikationsnachweis. Bei der qualifizierten Signatur ist der Aufwand am größten, da hier bisher eine Signaturkarte von einem Trust Center und ein Pin-Eingabegerät sowie ein Plug In notwendig war. Auch das wird durch die neuen Cloud-Technologien und die neue eIDAS-Richtline in Zukunft erheblich einfacher.

Welche Vor- und Nachteile hat die elektronische Signatur mit Adobe eSign?

Vorteile:

  • fünfmal schneller als der übliche Papierprozess
  • Dadurch werden die Abläufe und Prozesse günstiger,
  • einfacher und unkompliziert.
  • Es liegt eine Archivkopie beim Autor und Unterzeichner als zertifiziertes PDF vor
  • Adobe eSign Enterprise P2 hat eine Programmierschnittstelle (API) und kann in alle Backend Systeme oder Portale integriert werden.

Nachteile:

  • Die elektronische Signatur setzt eine technische Infrastruktur voraus
  • Zu Beginn entstehen Kosten für die Anschaffung
  • Mitarbeiter müssen geschult und sensibilisiert werden

Adobe eSign - Wie Unternehmen die elektronische Signatur nutzen können

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Ulrich Isermeyer

Dipl.-Ing. (FH) Ulrich Isermeyer, Adobe Systems GmbH Dipl.-Ing. (FH) Ulrich Isermeyer ist bei der Adobe Systems GmbH in München als Senior Business Development Manager in Deutschland, Österreich und der Schweiz für die Adobe-Produkte und für die Technical Communication Suite verantwortlich. Zu seinen Schwerpunkten gehört hauptverantwortlich der Aufbau neuer Märkte, die enge Zusammenarbeit mit Vertriebs- und Lösungspartnern, Verbänden, Software-Herstellern, Endkunden sowie dem Produktmanagement von Adobe USA. Auch die Durchführung zahlreicher Veranstaltungspräsentationen rund um Acrobat und die Technical Communication Suite gehört zu seinen Aufgaben.

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Artikel vom:
15.03.2016

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TAGS:
Adobe, elektronische Signatur, eSign

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