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Menschen lieben Bäume. Bäume lieben Adobe LiveCycle.

Als Naturfreund setzt sich Dirk Heckler, Adobe Experte bei COMPAREX, für das Papierlose Büro ein. Begriffe wie Single Source Publishing und Paperless sind ihm wichtiger als redundante Informationen und Papierstapel. Um Ihnen seine Herzensangelegenheit näher zu bringen, betrachtet er hier gewisse Verwaltungs-Vorgänge einmal aus der Sicht eines Baumes. Zur Story…

Ein Beitrag von Dirk Heckler, Certified Expert: LiveCycle Developer Process Automation

Adobe LiveCycle Bäume rettenDarf ich mich vorstellen: Typ Eiche, 55 Jahre jung und schon fest verwurzelt. Ich liebe Vögel, Bienen und Eichhörnchen. Manchmal halte ich Vorträge in Baumschulen, vor Jugendlichen. Das macht mir Spaß. Was ich persönlich dagegen richtig blöd finde? Papierformulare. Stellen Sie sich vor, Behörden und Unternehmen haben daran immer noch einen Riesenbedarf. Und das im Jahre 2014! Wer stirbt dafür? Klar: Bäume. Allerdings ist die Verwaltung per Papierformular so aufwendig und kompliziert, dass dies einem Baum wie mir wiederum das Leben retten kann. Ein Wunschtraum? Keineswegs – ich erkläre Ihnen das mal an einem Beispiel mitten aus dem Behördenleben. Was passiert, wenn einer einen Baum fällen will? Zuerst muss man sich natürlich einen Antrag besorgen, ihn handschriftlich ausfüllen, unterschreiben, in die Post geben und hoffen, dass der Briefkasten auch in Kürze geleert wird. In der Behörde angekommen, wird der Antrag in die Hauspost einsortiert und dem zuständigen Bearbeiter zugeordnet. Sind mehrere Mitarbeiter am Genehmigungsprozess beteiligt, kann mein Stück Papier schon einige Zeit unterwegs sein. Eine Nachfrage über den Stand des Antrages kann mehrere Telefonate in Anspruch nehmen. Ist der Bogen schließlich durch alle Instanzen gelaufen, wird ein Bescheid geschrieben und per Post zugestellt. Das ist ganz schön umständlich und braucht ziemlich viel Papier, puhhh.

Aber jetzt kommt’s. Ein Vögelchen hat mir gezwitschert, dass die örtliche Naturschutzbehörde und das hiesige Ordnungsamt jetzt auf elektronische Antragsbearbeitung umgestellt haben. Die nutzen jetzt LiveCycle von Adobe. Ziemlich clevere Angelegenheit.

Formulare mit dem Adobe LiveCycle erstellen

Konkret heißt das: Formulare gibt es jetzt zum Download oder sie können über eine App gestartet werden. Sollte der Antragsteller schon registriert sein, kann das Formular mit entsprechenden Daten vorausgefüllt werden. Er kann es dann schnell am PC vervollständigen. Dabei überwacht der Reader von Adobe die korrekten Eingaben und verändert das Formular dynamisch, entsprechend der eingegebenen Werte. Ein Klick auf den Send-Button schickt das Formular im Handumdrehen an den elektronischen Posteingang der Behörde. Dort wird automatisch der Workflow gestartet und die Bearbeiter per Mail über einen zu bearbeitenden Antrag informiert. Auf Anfrage des Antragstellers gibt das System sofort Auskunft über den Bearbeitungsstand. Als Abschluss generiert der Prozess einen Bescheid und schickt ihn per Email an den Antragsteller.

Aber ist dann nicht der Antrag, einen Baum zu fällen, schneller durch, als es braucht, die Motorsäge zu ölen? Theoretisch schon. Aber man braucht ja kein Papier mehr und deshalb auch keine Bäume mehr zu fällen. Also, liebe Behörden, Unternehmen, steigert eure Produktivität und rettet die Bäume.

  • wieder nutzen statt wieder erfassen
  • einschränken statt irritieren
  • dynamisch statt statisch
  • verknüpfen statt isolieren
  • kontrollieren statt nachfragen

Adobe LiveCycle bietet für Formularprozesse die komplette Umgebung. Die Grafik zeigt einen Beispielprozess:

Adobe LiveCycle Prozess

Die Adobe LiveCycle Enterprise Suite ist eine Serverumgebung zur Bearbeitung von PDF Dokumenten. Ein Schwerpunkt sind Formularprozesse von einfachen statischen bis hin zu hochdynamischen Formularen. LiveCycle ES4 setzt verstärkt auf den Einsatz von mobilen Endgeräten zur Prozesssteuerung.

Weitere Informationen finden Sie hier.

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Artikel vom:
10.10.2014

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TAGS:
Adobe, Formulare, LiveCycle, PDF

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