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Datenarchivierung im Lichte der Datenschutzgrundverordnung - mit Veritas (Header)

Datenarchivierung im Lichte der Datenschutzgrundverordnung - mit Veritas

DSGVO – Datenschutzgrundverordnung! In vielen Unternehmen ist es derzeit DAS Schlagwort schlechthin. Als vielleicht durchschlagendste und umfassendste Datenschutzbestimmung wird die DSGVO am 25. Mai 2018 anwendbar. Sie bringt weitreichende Anforderungen unter anderem hinsichtlich Datenschutz, Datenüberwachung, Datenlokalisierung, Datensuche und Datenminimierung (auch „Data Management“) mit sich. Während einige Firmen noch völlig unvorbereitet sind, suchen andere aktuell nach passenden Lösungen, um den neuen Regelungen gerecht zu werden. Mit einer vielversprechenden Lösung von Veritas stellen wir Ihnen einen Ansatz für den Bereich „Data Management“ vor.

Ein Blogbeitrag von Tino Wielkowski, Solution Advisor Veritas

Datenspeicherung: Ist das wichtig oder kann das weg?

In Deutschland gibt es strenge Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen. Das führt in vielen Fällen dazu, dass Unternehmen, speziell die Anwender, sämtliche Daten speichern und damit der Kultur des Hortens Auftrieb verleihen.

Wir kennen das Prinzip von unserem Keller oder Dachboden. Gegenstände, bei denen wir nicht sicher sind, ob wir sie noch mal benötigen, lagern wir ein und vergessen sie. Der Platz im Keller oder auf dem Dachboden ist jedoch begrenzt. Widerwillig müssen wir früher oder später für Ordnung sorgen.
Moderne Speichersysteme hingegen können nahezu unbegrenzt erweitert werden und sind dazu auch noch günstig in der Anschaffung. Ideal um alle Daten auf ewig zu speichern, egal ob diese redundant, völlig veraltet oder trivial sind. An ein Aufräumen der Speicher wird selten gedacht.

Dabei mag die Erweiterung des Speichersystems kurzfristig zum gewünschten Erfolg führen, löst jedoch nicht das eigentliche Problem, das Anwachsen des Datenberges. Zudem erhöhen sich die Kosten für den Betrieb, da mehr Strom verbraucht und mehr Kühlung benötigt wird und die Systeme ebenfalls administriert und überwacht werden müssen.

Der Data Hoarder Bericht: Erfahren Sie mehr zum Problem des Datenhortens

In dem Veritas-Bericht „Das Zeitalter der Daten-Messis und weltweiter Geschäftsrisiken“ erhalten Sie ausführliche Informationen zu der aktuellen Problemlage und wer für das Daten-Messi-Verhalten verantwortlich ist. Zudem gibt es Tipps gegen die ausufernde Datenspeicherung.

Jetzt den Data Hoarder Bericht downloaden

 

Datensuche: Wie schnell können Sie wichtige Daten und Informationen im Ernstfall liefern?

Die Tür springt auf und Ihr Kollege benötigt dringend Konstruktionspläne und Dokumentationen für ein wichtiges Bauteil. Der Zulieferer kann durch einen Wasserschaden nicht mehr auf die Daten zugreifen und der eigenen Produktion droht Stillstand. Das Projekt wurde vor fünf Jahren abgeschlossen und die Daten auf dem Storage abgelegt. Doch wo genau sind sie noch mal? Die Suche beginnt. Laufwerke, Ordner, Dateien und Emails werden durchsucht. Die Zeit wird knapp!

Auch in der neuen EU-Datenschutzgrundverordnung spielt das Thema Datensuche eine wichtige Rolle. So können EU-Bürger über eine entsprechende Anfrage Einblicke in alle über sie gespeicherten Daten anfordern. Um hier schnell reagieren zu können und hinsichtlich der DSGVO compliant zu sein, sollten Sie diese Anforderungen zeitnah erfüllen. Nur so lassen sich Sanktionen für die Nichteinhaltung umgehen.

Die Lösung: Über wenige Schlagworte alle Informationen schnell verfügbar haben

Jedes Unternehmen steht vor zwei Herausforderungen: Die Daten und Informationen müssen schnell und unkompliziert wiedergefunden werden. Zudem muss eine zentrale Datenablage für die Langzeitspeicherung geschaffen werden, in der die Daten und Informationen unveränderbar und für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum archiviert werden.

Das digitale Archiv mit Veritas Enterprise Vault

Früher wäre man einfach in den Keller gegangen und hätte sich vom Archivar alle Kisten und Ordner mit Informationen zum Projekt geben lassen, akribisch durchsucht und ausgewertet. Heute erhalten wir Informationen überwiegend digital und müssen diese auch entsprechend ablegen. Gesetzliche Vorgaben, wie die anstehende EU-Datenschutzgrundverordnung und GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) liefern zusätzliche Gründe, die digitale Archivierung im Unternehmen einzuführen.

Veritas bietet mit Enterprise Vault die Archivlösung, die Sie in allen Belangen unterstützt. Mit über 20 Jahren Erfahrung im Bereich der Archivierung genießt Enterprise Vault bei vielen Kunden weltweit größtes Vertrauen und findet sich seit Jahren im Bereich der führenden Archivlösungen im Gartner Magic Quadrant.

Wem vertrauen Sie Ihre Daten lieber an? Immerhin geht es bei der Archivierung nicht um irgendwelche Daten. Es geht um personenbezogene Daten, kritische Geschäftsdaten, geistiges Eigentum, kurz die Kronjuwelen Ihres Unternehmens.

DSGVO: Veritas-Lösungen, Gartner Magic Quadrant

Abb. 1: Führende Archivlösungen im Gartner Magic Quadrant, Quelle: Gartner

Klassifizieren. Aufbewahren. Auffinden: So unterstützt Sie Enterprise Vault bei der Umsetzung der EU-DSGVO

Mit der Version 12.2 wurde die „Integrated Classification Engine“ eingeführt, die bereits in Data Insight 6.0 zum Einsatz kommt. Dank der Klassifizierung von Daten können fundierte Entscheidungen darüber getroffen werden, was archiviert werden soll und welche Daten gegebenenfalls sogar gelöscht werden können. Damit schafft Veritas Enterprise Vault aktiv Voraussetzungen, die zur Einhaltung der Datenschutzgesetze, wie eben der EU-Datenschutzgrundverordnung, erforderlich sind. Unternehmen müssen in der Lage sein, personenbezogene Daten aufzuspüren und entsprechend zu verarbeiten. Und gerade das Aufspüren personenbezogener Daten stellt viele Unternehmen vor eine große Herausforderung, angesichts des heutigen Datenwachstums.

Gut, wenn Ihre Archivierungslösung keinen großen Aufwand bedeutet! Sie arbeitet automatisiert nach den eingerichteten Regeln und stellt dem User Daten und Informationen schnell und einfach dort bereit, wo er sie benötigt. Richtliniengestützte Prozesse sind die große Stärke von Enterprise Vault.

Enterprise Vault archiviert Ihre Emails, Files und räumt zusätzlich den Sharepoint auf. Durch Single-Instancing werden Duplikate im Archiv entfernt, was zu einer enormen Einsparung des Speicherplatzes führt. Zudem fallen archivierte Daten aus den täglichen Backups, wodurch diese beschleunigt werden. Backup Zeitfenster entspannen sich und Speicherkapazität für die Backups wird eingespart. Datenminimierung spielt bei der Umsetzung der EU-Datengrundschutzverordnung ebenfalls eine wichtige Rolle. Mit Enterprise Vault schaffen Sie Voraussetzungen, diesen Anforderungen nachzukommen.

Aspekte der EU-Datenschutzgrundverordnung, für die Veritas Lösungen parat hat. Quelle: Veritas

Abb. 2: Aspekte der EU-Datenschutzgrundverordnung, für die Veritas Lösungen parat hat. Quelle: Veritas

Wir kommen um ein Aufräumen nicht herum! Ein Fazit

Der Weg des geringsten Widerstandes verschleiert oft nur die dadurch entstehenden Probleme. Die dauerhafte Speichererweiterung mag im ersten Moment eine passable Lösung darstellen, löst langfristig jedoch nicht die Herausforderung eines sauberen Daten- und Aufbewahrungsmanagements. Schließlich mietet auch niemand einen zweiten Keller an, wenn der erste voll ist, um noch mehr Gegenstände unterzubringen. Letztlich kommen wir um ein Aufräumen nicht herum, sei es aus Eigeninitiative, weil wir dringend etwas suchen oder durch externen Druck, in Form von unerwarteten Anfragen oder neuen Gesetzen wie der DSGVO. An dieser Stelle setzt Veritas mit seinen Lösungen Information Map, Data Insight und Enterprise Vault an.

Sie wünschen sich weitere Informationen zu den Lösungen von Veritas?

Erfahren Sie hier mehr zu dem Produktportfolio. Bei Fragen und Beratungswünschen scheuen Sie sich nicht, uns zu kontaktieren!

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Artikel vom:
12.09.2017

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Data Management, DSGVO, Veritas

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