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Dropbox: Der schnelle Online-Paketdienst und seine Vorteile im Business

Dropbox: Der schnelle Online-Paketdienst und seine Vorteile im Business

Der mobile und digitale Arbeitsplatz ist im heutigen Berufsleben nicht mehr wegzudenken. Große Datenmengen müssen schnell, unkompliziert und in Echtzeit getauscht werden können. Wir werfen einen genaueren Blick auf den Online-Paketdienst Dropbox. Was kann das Tool? Welche Möglichkeiten bietet es im Business-Sektor?

Ein Blogbeitrag von Sven Heitkamp, freier Journalist

Sven Heitkamp, freier Journalist und Autor
Sven Heitkamp, freier Journalist und Autor

Schnell sein, vernetzt sein, präzise sein – dieser Dreiklang ist für einen freiberuflichen Journalisten beim Austausch mit Redaktionen und Kunden bundesweit extrem wichtig. Neben einer spitzen Feder brauche ich smarte Tools, die Fotos, Videos und O-Töne mit wenigen Klicks von Leipzig direkt zum Auftraggeber bringen, wenn ich eine Reportage liefere. Dazu arbeite ich am liebsten mit der Dropbox.

Dropbox Pro: Die einfache Usability überzeugt

Sie ist ein wunderbar einfaches Werkzeug für den Versand umfangreicher Dateien, die für E-Mails zu groß sind: Bildersammlungen, Filme und Audio-Mitschnitte schicke ich mit dem schnellen Online-Paketdienst zuverlässig weiter. Außerdem kann ich rasch einen Link zu einer Datei erstellen und an beliebige Empfänger versenden.

Für mich ist die Dropbox zu einem unverzichtbaren Tool geworden. Gerade weil sie so simpel funktioniert, eignet sie sich für Menschen, die wenig technikaffin sind und oft mit größeren Teams kooperieren. Nach ersten Tests mit der kostenlosen Basisversion habe ich mich sogar für die Bezahlversion „Dropbox Pro“ entschieden: Sie liefert mir einen stolzen Speicherplatz von einem Terrabyte in der Cloud – und darüber hinaus die Chance, 30 Tage lang verschollene Dateien wiederherzustellen. Außerdem bietet sie mir einen Kennwortschutz, geregelte Gültigkeitsdauern für verschickte Links und die Möglichkeit, Berechtigungen für freigegebene Ordner zu verwalten. Diese Features sind mir 99 Euro im Jahr wert.

Wie neulich Abend, als ich von einem Vor-Ort-Termin an den Schreibtisch zurückkehrte: Ich war tagsüber auf einem großen Rinderhof, der modernisiert werden soll, habe Fotos geschossen, kleine Szenen gefilmt und Interviews mit der landwirtschaftlichen Führungsmannschaft auf Band aufgenommen. Die Rekonstruktion des Betriebs soll auf einem Blog für die Öffentlichkeit begleitet werden und wird zusammen mit der Marketing-Abteilung erstellt. Doch meine Dateien füllen Hunderte MB, mein Mail-Programm würde streiken. Also werfe ich die Dropbox an. Der Ordner, der aussieht wie ein offenes Paket, wird auf meiner Festplatte angezeigt. Er ist wie ein virtuelles Laufwerk mit direkter Verbindung ins Netz. Alle Dateien, die ich dort ablege, werden automatisch mit der Dropbox-Cloud synchronisiert. Konkrete Regeln für die Synchronisierung kann ich in den Einstellungen vorgeben, die mir unter dem typischen Zahnrad-Symbol angezeigt werden.

Am Abend nach meinem Bauernhof-Besuch öffne ich den Dropbox-Ordner, erstelle dort einen neuen Ordner und gebe ihm den Namen des Projekts. Sobald ich dort Dateien ablege, werden sie automatisch in der Cloud bereitgestellt. Im Dropdown-Menü klicke ich auf „Freigeben“, füge die Mailadresse meiner Kollegen ein und schreibe eine kleine Nachricht. Daneben kann ich die Rechte des Empfängers vorgeben: Soll er nur „Betrachter“ sein oder auch „Bearbeiter“? Ich schalte auf „Bearbeiter“, da mein Kunde frei über das Material verfügen soll.

Texte, Fotos, Audio und Video… einfach freigeben mit Dropbox Business
Texte, Fotos, Audio und Video… einfach freigeben

Sekunden später erhält der Marketing-Redakteur über sein Dropbox-Menü und per E-Mail die Nachricht, dass er meine Dateien gerade bekommt. Er fügt sie per Klick seiner Dropbox hinzu – und wir besprechen Minuten später am Telefon, welche Bilder und O-Töne in den Blog gestellt werden. Schon im Vorfeld der Recherche hatte er mir Hintergrundmaterial über den Hof übertragen, das ich für die Arbeit benötigte. Am nächsten Morgen sind die ersten Bilder und kleine Texte online. Mit einem USB-Stick auf dem Postweg wäre das alles nicht zu machen.

Dropbox Business, unbegrenzter Stauraum
Dropbox Business, unbegrenzter Stauraum

Dropbox Business: Der Rundum-Sorglos-Dienst

Weltweit hat die Dropbox nach Angaben des Konzerns in San Francisco heute mehr als 500 Millionen Nutzer – und inzwischen treten auch immer mehr Unternehmen der Community bei. Für sie wurde eigens der Rundum-Sorglos-Dienst „Dropbox Business“ geschaffen: Er bietet Speicherplatz ohne Begrenzungen an, dazu eine unbefristete Datei-Wiederherstellung.

Es gibt eine zentrale Verwaltung von Zugriffsrechten, differenzierte Datei-Berechtigungen, Administrator- und Kontrollfunktionen sowie andere leistungsstarke Kollaborationstools. Mehr als 150.000 führende Unternehmen arbeiten inzwischen mit „Dropbox Business“, berichtet der Konzern. Der Zugang kostet pro Nutzer zwölf Euro im Monat, fünf Nutzer sind die Untergrenze. Für mich als Freiberufler ist die „Business-Class“ damit weniger nützlich – aber je stärker die Dropbox verbreitet ist, umso einfacher wird auch für mich die tägliche Arbeit mit den verschiedenen Kollegen.

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Artikel vom:
15.02.2017

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