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E-Mail-Archivierung: Nice to have oder Notwendigkeit?

E-Mail-Archivierung ist insbesondere aufgrund der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) aktueller denn je. Aber auch andere Gesetze erfordern eine ordnungsgemäße Ablage und Speicherung von elektronischer Kommunikation. Wir verraten Ihnen, warum E-Mail-Archivierung unabdingbar ist und welche Kriterien Sie bei der Auswahl der passenden Lösung beachten sollten. Die Checkliste in diesem Beitrag hilft Ihnen außerdem, alle notwendigen Fragen zu Ihrer E-Mail-Archivierungslösung zu beantworten und zeigt auf, wie Arcserve UDP Sie unterstützen kann.

Ein Blogbeitrag von Jacqueline Rambow, Solution Advisor Arcserve

Hand aufs Herz: Wann haben Sie das letzte Mal handschriftlich einen Brief verfasst? Oder geschäftliche Kommunikation per Postbrief geführt? In allen Lebensbereichen steigt die Geschwindigkeit der Kommunikation an, man erwartet schnelle Reaktionen und das Mittel der Wahl ist häufig elektronisch. Im privaten Bereich verwenden wir Instant Messenger und im geschäftlichen Bereich hat sich der E-Mail-Verkehr etabliert. Der elektronische Datenaustausch hat sich mittlerweile zu einer Kommunikationsplattform entwickelt, deren Funktionieren für ein Unternehmen essentiell ist und eine Störung schnell geschäftskritische Ausmaße annehmen kann. Die Aufbewahrung der elektronischen Kommunikation ist ebenso notwendig geworden wie das frühere Abheften in Aktenordnern.

Aus welchen Gründen wird elektronische Kommunikation archiviert?

1. Vermeidung der Überlastung von Mail-Servern

Innerhalb kürzester Zeit können sich auf E-Mail-Servern Unmengen von Daten ansammeln und Speicherplatz belegen. Um Kosten für den verwendeten Speicher und dessen Administration zu sparen, sollten die E-Mails in ein Archivsystem überführt werden.

2. Schutz vor Datenverlust

E-Mails können aus verschiedenen Gründen verloren gehen: defekte PST-Dateien, versehentliches Löschen durch Mitarbeiter, böswilliges Eingreifen von Cyberkriminellen, Systemwechsel... Vor diesem Datenverlust müssen Unternehmen geschützt werden.

3. Erfüllung von gesetzlichen Anforderungen

In Deutschland existieren gesetzliche Vorgaben, die Unternehmen zur Aufbewahrung der geschäftlichen Kommunikation verpflichten. Dazu gehören zum Beispiel: das Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabeanordnung (AO), die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Darüber hinaus gibt es noch weitere Gesetze und Vorschriften dazu, wie Unternehmen E-Mails archivieren müssen: beispielsweise das Bundesdatenschutz, die EU-DSGVO und das Telekommunikationsgesetz.

Welche Kriterien sind wichtig bei der Auswahl eines E-Mail-Archivierungssystems?

Diese Checkliste erleichtert Ihnen die Auswahl:

E-Mail-Archivierung: Checkliste Arcserve

Ausschnitt aus der Checkliste. Laden Sie sich gern die vollständige Checkliste runter.

Die vollständige Checkliste downloaden


Arcserve UDP Archivierung ermöglicht es Unternehmen, auf einfache Art und Weise Anforderungen bei der E-Mail-Suche, Konformität und rechtlichen Risiken mit einer spezifisch entwickelten Lösung vor Ort, in der privaten und in der öffentlichen Cloud zu erfüllen.

Die Vorteile der UDP Archivierungslösung liegen auf der Hand:

  • Verwaltung von Archivierung in einer einheitlichen Konsole
  • Schnelles und leistungsfähiges Suchen
  • Mandantenfähige Archivierung, Suche und Verwaltung von E-Mails per Standort
  • Unbegrenzte Anzahl Postfächer per Suche

Wie unterstützt Arcserve UDP Ihre DSGVO-Compliance hinsichtlich E-Mail-Archivierung?

Eine Schlüsselanforderung der DSGVO in Artikel 5(2) ist: „der Kontrolleur ist verantwortlich und sollte im Stande sein die Einhaltung der Anforderung beweisen zu können“. Regelmäßige Datensicherungen, Wiederherstellungstests und Reports zu gesicherten Daten sind demnach ein guter Weg, um dem Datenschutzbeauftragten zu belegen, dass Sie die Anforderung erfüllen und Ihre Daten effektiv sichern und schützen.

So kann Arcserve UDP Sie dabei unterstützen:

  • Standard Reports belegen, welche Daten gesichert werden und wo bzw. was das Ziel der Sicherung ist.
  • Retention Reports belegen, wie lange Kopien der Datensicherung aufbewahrt und wann sie zerstört werden.
  • SLA und Assured Recovery Reports belegen die Sicherheit der Daten, inklusive Häufigkeit der Datensicherung und Dauer einer Wiederherstellung.

Fazit: Selbst ohne gesetzliche Vorgaben gäbe es ausreichend Gründe, sich für eine leistungsfähige E-Mail-Archivierungslösung zu entscheiden, um die Leistungsfähigkeit der geschäftskritischen Unternehmenskommunikation zu gewährleisten. Lassen Sie sich anhand der Checkliste bei Ihrer Auswahl leiten und greifen Sie auf die Beratung unserer COMPAREX-Spezialisten zurück.

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Artikel vom:
09.11.2017

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TAGS:
Arcserve, E-Mail-Archivierung

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