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Microsoft Office Delve

Microsoft Delve: Wie Sie mit einer kostenlosen App Ihre Produktivität revolutionieren

Microsoft hat in den vergangenen Jahren verschiedene Lösungen lanciert, mit denen Sie ihre Produktivi-tät steigern und Kosten senken können: Cloud-Varianten von Office, Exchange, SharePoint und Lync verringern die Menge der benötigten Hardware und sparen so Geld. Aber wie steigern Sie parallel dazu noch Ihre Produktivität? Microsoft könnte hier mit einer neuen Lösung der große Wurf gelungen sein. Mit Delve können Sie in Zukunft schneller (und intelligenter) arbeiten.

Ein Beitrag der COMPAREX Redaktion.

Was ist Delve?

Wenn Sie im Internet surfen, zeichnen Cookies Ihr Nutzerverhalten auf. Suchen Sie im Netz nach Notebooks? Dann wird Ihnen zum Beispiel Facebook zielgerichtete Werbung für Notebooks anzeigen. Diese Aufzeichnungen nerven mitunter beim privaten Surfen. Das Konzept eignet sich aber hervorragend für den Berufsalltag. Denn Unternehmen greifen auf immer größere Datenmengen zurück. Deshalb stellte sich Microsoft die Frage, wie man jedem Nutzer nur die wichtigsten und interessantesten Informationen bereitstellen kann. Die Lösung war bis vor kurzem noch unter dem Namen „Project Oslo“ bekannt. Im Sommer 2014 wurde daraus dann „Delve“.

Mittels ‚Machine Learing‘ erkennt das System, auf welche Daten und Verknüpfungen ein Mitarbeiter häufig zugreift. Delve analysiert diese Zugriffe. So wird gefolgert, welche Informationen für den einzelnen interessant sein könnten. Es verwendet dafür die Daten aus den verschiedenen Online-Diensten von Office 365 wie Exchange Online, SharePoint Online und Microsoft OneDrive. Im Ergebnis liefert das System genau auf den jeweiligen Mitarbeiter zugeschnittene Informationen. Dazu gehören auch Daten, nach denen er noch gar nicht selbst gesucht hat – die für ihn aber interessant sein könnten.

Die Ergebnisse unterscheiden sich natürlich von Nutzer zu Nutzer. Deshalb werden sie in einem personalisierten Dashboard bereitgestellt. Dessen Oberfläche ähnelt denen bekannter sozialer Netzwerke. Die Bedienung folgt also gewohnten Abläufen.

Sehen Sie im Video, wie Delve funktioniert!

Mitarbeiter sind mit Delve immer auf dem neuesten Stand. Sie erhalten nicht nur eine Übersicht aller Daten, mit denen sie kürzlich gearbeitet haben. Sie können diese auch teilen und so ihre Kollegen up-to-date halten. Das Ergebnis: gesteigerte Produktivität durch die enge Vernetzung von Mitarbeitern und Daten.

Datennutzung und Privatsphäre

Die Grundlage von Delve ist der Office Graph . Der Service greift auf die Anwendungen der Office 365-Umgebung zu. Sucht ein Mitarbeiter zum Beispiel den richtigen Ansprechpartner für ein bestimmtes Thema, stellen Exchange Online und Azure Active Directory Informationen über die Kollegen bereit. Das Fachwissen und persönliche Interessen werden von SharePoint abgerufen. Anhand der Ergebnisse sucht sich der Mitarbeiter den passenden Kontakt heraus. Via Lync Online kann er dann direkt aus Delve heraus ein Gespräch beginnen. Noch ein Beispiel? Office Graph nutzt auch Daten aus Outlook-Konten und OneDrive für Unternehmen. Hat ein Mitarbeiter einen Termin, werden alle wichtigen Infos auf einen Blick zusammengefasst: Das System zeigt zugehörige Mails und Kontakte an und stellt relevante Dokumente zur Verfügung.

Natürlich sollen nicht immer alle Daten mit allen Kontakten geteilt werden. Deshalb verfügt Delve über Einstellungen zur Privatsphäre. Sie ermöglichen, dass nur solche Informationen öffentlich angezeigt werden, die auch entsprechend gekennzeichnet sind. Jeder Mitarbeiter kontrolliert selbst, welche Daten öffentlich sein sollen. Der Office-Graph erkennt den Unterschied zwischen öffentlich zugänglichen und privat gespeicherten Daten.

Vernetztes Arbeiten mit Delve – kostenlos!

Mit dem Office Graph verspricht Delve, jedem Nutzer die richtigen Informationen zur richtigen Zeit zu liefern. Das personalisierte Dashboard orientiert sich dabei am Bedienkonzept sozialer Netzwerke. Je mehr Informationen verfügbar sind, desto effektiver arbeitet Delve. Echte Vorteile für die Produktivität entstehen also nur, wenn alle Mitarbeiter im Unternehmen aktiv Dokumente bereitstellen und teilen. Die Nutzung von Delve setzt also voraus, dass alle Mitarbeiter in das System eingeführt werden; Change Management ist das Zauberwort.

Microsoft Delve
Microsoft Office Delve – Bildquelle: Microsoft

Das Beste: Delve ist für Nutzer von Office 365 kostenlos. Dazu muss SharePoint Online aktiviert werden. Darüber hinaus müssen den Nutzern SharePoint Online-Lizenzen zugewiesen werden. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, steht dem vernetzten Arbeiten nichts mehr im Weg.

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Artikel vom:
03.02.2015

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TAGS:
Machine Learning, Microsoft, Produktivität

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