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Wie Sie den Einstieg in die Welt von Office 365 meistern

Sind meine Daten sicher? Das ist noch immer die größte Sorge von Unternehmen, wenn es um das Thema Cloud-Dienste geht. Seit Jahren unterstützt Torsten Schaper Kunden bei der Planung, Konzeption, Umsetzung und Überführung von Cloud- und Unified- Communications-Lösungen in den Betrieb. Er weiß genau um deren Angst vor Datenverlust und Missbrauch. Am Beispiel von Microsoft Office 365 räumt er mit einigen Vorurteilen auf.

Ein Beitrag von Torsten Schaper, Principal Consultant Microsoft Office 365 und Communications

Cloud-Dienste sind heute so populär und attraktiv wie nie zuvor. Schaut man auf Messen und in Fachzeitschriften, so ist an jeder Ecke ein Beitrag oder ein neuer Dienst zu finden, der aus der Cloud dem Kunden einen ganz besonderen Mehrwert bietet. Natürlich sind auch die Microsoft Cloud-Dienste Office 365 zahlreich vertreten. Reicht das aber aus, um dem Kunden den Weg in Richtung Office 365 schmackhaft zu machen und folgt er diesem Werbeversprechen?

Aus der Erfahrung meiner Consultingtätigkeit bei COMPAREX kann ich das zurückblickend nicht unbedingt bestätigen. Kunden gehen heute unterschiedliche Wege und die Angst vor Datenverlust und Missbrauch ist größer denn je. Also warum überhaupt Daten in die Cloud überführen oder warum Cloud-Dienste nutzen? Berücksichtigen wir das, was Office 365 heute bietet, dann ist es sicherlich ein Teil von Online Services wie Exchange, SharePoint und Lync Online, die den Reiz ausmachen. Diese wesentlichen Infrastruktur-Dienste können jeweils eigenständig oder auch im Paket genutzt werden. In diesem Fall liegen die Daten des jeweiligen Dienstes dann natürlich innerhalb der Cloud-Dienste Office 365. Betrachten wir das für Lync, so geht es um Echtzeitkommunikation auf Basis von Instant Messaging, Voice, Video, Präsenzinformationen und Konferenzinhalten. Diese Funktionen werden auch heute schon von Unternehmen bei anderen Anbietern in Anspruch genommen. Verlassen also nicht schon heute Daten Ihr Unternehmen?

Und wie tauschen Ihre Mitarbeiter Daten mit anderen externen Partnern, Freiberuflern und Projektmitarbeitern aus? Hier habe ich leider immer wieder gesehen, wie kreativ der eigene Mitarbeiter sein kann. Er findet immer einen Weg und nutzt unterschiedliche Dienste wie Dropbox, Google Drive, iCloud und das meist mit privaten Accounts. Eine Kontrolle aus Unternehmenssicht ist hierbei ausgeschlossen. Auf diese Weise kann ich viele Beispiele aus der Praxis aufzählen und jeder Kunde hat ein Schmunzeln auf den Lippen. Warum wohl?

Betrachten wir nochmal die bereits aufgezählten Dienste in der Office 365 Welt, dann geht es um wesentliche Kommunikationswege eines Unternehmens. Der Anspruch nach Hochverfügbarkeit ist in vielen Fällen notwendig. Leider ist es aber in der Realität so, dass aufgrund der Komplexität dieser Produkte die Infrastruktur meist zu klein ausfällt. Hinzu kommt, dass alle lokalen Serversysteme eine administrative Verwaltung beanspruchen. Im immer enger werdenden Zeitdruck der täglichen IT Administration sind diese Systeme daher meist nur noch an der Oberfläche zu bedienen. Dies birgt aus Unternehmenssicht ein zusätzliches Risiko für Ausfälle, Fehlkonfigurationen bis hin zum lokalen Datenverlust.

Ich bekomme immer öfter von Kunden daher die Frage gestellt: „Wie aufwändig ist es, Office 365 für Dienste bereitzustellen?“ Pauschal ist diese Frage schwer zu beantworten. Betrachten wir aber die notwendigen Schritte, so kann die gesamte Bereitstellung und Installation der Systeme übersprungen werden. Erwirbt ein Kunde Office 365 Lizenzen, werden diese Dienste für Ihn automatisch bereitgestellt. Die Grundlage jeder Office 365 Umgebung ist das Admin-Portal. Dieses muss natürlich konfiguriert und den jeweiligen DNS-Domänen des Unternehmens zugeordnet werden. Anschließend erfolgt eine Synchronisation der Benutzer aus dem lokalen Active Directory. Die weitere Konfiguration der Office 365 Benutzer und Dienste kann mit Power Shell oder der Weboberfläche erfolgen. Vereinfacht zusammengefasst bedeutet dies, es kann in wenigen Tagen mit einzelnen Diensten und kleinen Benutzergruppen losgehen.

Gerade dieses überschaubare Deployment ist ein Grund aus Unternehmenssicht einmal mehr darüber nachzudenken, Teile von Office 365 zu nutzen und erste Erfahrungen zu sammeln. Um Kunden bei diesem Einstieg zu unterstützen und einen schnellen Erfolg zu gewährleisten, verfügt COMPAREX über vordefinierte IT-Consulting-Pakete. Gehen die Anforderungen weiter, so sind hybride Szenarien, bspw. ein Teil von Exchange im Unternehmen und ein Teil in Office 365, möglich. Diese bilden die Basis einer sanften Migration für zeitlich begrenzte Projekte oder um temporären Mitarbeitern Dienste integriert bereitzustellen.

Neben reinen Office 365 Diensten ist natürlich in einigen Lizenzen auch ein Office Paket enthalten. Hier ist eine flexible Nutzung auf unterschiedlichen Devices (PC, Tablet, Smartphone) möglich. Die Nutzung dieser Software-Pakete und der bereits beschriebenen Dienste wird über die dem Benutzer zugewiesene Lizenz gesteuert.

Als endgültige Entscheidung spielen die Kosten immer eine wesentliche Rolle bei der Überlegung, Office 365 Services oder Software zu nutzen. Das derzeit gültige Preismodell macht es für Kunden deshalb interessant, sich mit Office 365 zu beschäftigen.

Um auf die Eingangsfrage zurückzukommen: Die Faktoren Verfügbarkeit, Leistungsmerkmale, flexible Skalierbarkeit, überschaubares Deployment, einfacher Betrieb und günstige Unterhaltung sind DIE wesentlichen Argumente, sich mit Office 365 zu beschäftigen.

Mit welchem der Dienste ein Unternehmen aber letztendlich startet, kommt immer auf die jeweilige Situation an. Jedes Unternehmen hat dort seinen eigenen Anspruch und seine eigene Story.

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Artikel vom:
01.10.2014

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TAGS:
Cloud, Datensicherheit, Microsoft Office 365, Software

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