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Microsoft Projektmanagement Tools

Microsoft schafft neue Wege im Projektmanagement

Wer die Entwicklung von Microsoft Project verfolgt hat, dem wird aufgefallen sein, dass es zwei wesentliche Veränderungen im Project und Portfoliomanagement aus dem Hause Microsoft gegeben hat. Neben dem altbekannten Project und Portfoliomanagement, findet man nun die neuen Produkte Office Planner 365 und Wunderlist. Ihnen mussten die Produkte SharePoint Taskliste und Microsoft Project Client weichen. Näheres dazu erfahren Sie im COMPAREX Blog.

Ein Beitrag von Torben Blankertz, IT-Consultant – Microsoft Most Valuable Professional

Nun – zunächst bleibt einmal zu betonen, dass Unternehmen, die einen Microsoft Project Client (Professional bzw. Standard) nutzen, diesen auch weiterhin in alt gewohnter Form verwenden können. Auch kleinere Projekte können weiterhin in eine SharePoint Taskliste synchronisiert werden, aber was hat das Ganze auf sich? Wann muss ich welches Produkt benutzen? Vorab ist es wichtig zu wissen, dass die unterschiedlichen Produkte vom Ressourcenumfang und dessen Komplexität abhängig sind. Doch schauen wir es uns gemeinsam an…

Microsoft Projektmanagement Tools

Unkompliziertes Task Management mit Wunderlist

Gehen wir in das Jahr 2015 zurück. Microsoft kauft im Sommer ein kleines Start-Up in Berlin. Das Unternehmen mit dem Namen 6Wunderkinder besaß eine sehr bekannte App, mit der es möglich ist, einfache To-do-Listen plattformübergreifend zu nutzen. Microsoft hat nun die App leicht modifiziert und mit dem Namen „Wunderlist“ auf den Markt gebracht. Hierdurch soll es Projektleitern ermöglicht werden, kleine Managementaufgaben in Form einer To-do-Liste zu bearbeiten und ihn dadurch bei seiner täglichen Arbeit zu unterstützen.

Mit Wunderlist lassen sich Aufgaben oder auch Teilaufgaben erstellen. In einer Aufgabe können Kommentare hinterlegt werden, dadurch ist es möglich, unterschiedlichste Projektinformationen im Projektverlauf auf eine einfache Art zu archivieren. Die Priorisierung einer Aufgabe ist ebenfalls möglich, genauso wie die Alarmfunktion durch die App oder als E-Mail.

Projektmanagement mit Wunderlist

Ein Zugriff kann über den Webbrowser und der Wunderlist-App für Windows, Apple und Android erfolgen. Sollte man in einem kleinen Team zusammenarbeiten, kann der Projektleiter einzelne Freigaben auf eine Rubrik oder Aufgabe erteilen. Dadurch können Teams ihre Aufgaben nicht nur bearbeiten, sondern auch neu erstellen und direkt in die Kommunikation einbinden. Es ist nämlich möglich, zu jeder Aufgabe eine Diskussion zu erstellen. Sollten innerhalb des Projektes Dokumente verfasst werden, können diese auch einer Aufgabe hinzugefügt werden.

Wunderlist ist zwar kostenlos, wer allerdings alle Features nutzen möchte, muss die Wunderlist Pro Version besitzen. Sie ermöglicht es, Dateien von mehr als 5 MB anzuhängen und es entfällt die Einschränkung einer maximalen Zuordnung von 25 Ressourcen und Teilaufgaben.

Office 365 Planner: Ein übersichtliches Werkzeug für das Projektmanagement

Office 365 Planner soll die Lücke zwischen Project Online und Wunderlist schließen. Nicht jedes Unternehmen braucht für die Durchführung von Projekten gleich alle Features die in Microsoft Project enthalten sind. Aus diesem Grund wurde Office 365 Planner so entwickelt, dass über eine Pinnwand Aufgaben zusammengefasst und strukturiert werden können. Den Aufgaben können dann entsprechende Ressourcen aus der Organisation zugeteilt werden. Jede Ressource kann Dokumente, Links oder Nachrichten einer Aufgabe hinzufügen. Wichtige Aufgaben können auch gesondert über eine Farbkennung markiert werden. Hierdurch ist es leichter besondere Arbeitspakete zu erfassen.

Projektmanagement Office 365 Planner

Auffällig ist die hohe Integration in andere Office 365 Produkte. Legt man ein neues Projekt im Office 365 Planner an, so entsteht gleichzeitig eine neue Gruppe, sobald man Exchange Online nutzt. Über diese Gruppe kann eine Projektkommunikation stattfinden, denn nicht nur im Exchange Online existiert die Gruppe, sondern auch in OneDrive for Business. Hier wird die gleiche Gruppe für die Dokumentenablage erstellt. Der Office 365 Planner erstellt ebenfalls einen direkten Link und stellt damit sicher, dass eine zentrale Projektablage existiert.

Was fehlt noch? Richtig, eventuelle Besprechungen oder andere Notizen, die zu einer Aufgabe hinzugefügt werden können. Hier greift der Office 365 Planner auf OneNote zurück. Innerhalb von OneNote wird dann zu jedem Projekt ein einzelnes Notizbuch angelegt. Die Notizbücher können auch innerhalb des OneNote Clients eingebunden werden. Dadurch können Projektinformationen ohne Medienbruch bearbeitet werden – Geräteübergreifend.

Project Online & Portfoliomanagement

Nun stellt sich dem einen oder anderen Leser die Frage: Wann brauche ich Microsoft Project Online und Portfolio Management? Die Antwort ist eigentlich ganz einfach. Sobald ein Unternehmen ein strukturiertes Projektmanagement besitzt und auf einem übergreifenden Ressourcenpool zurückgreifen möchte, kommt es nach wie vor nicht an Project Online vorbei. Auch die Darstellung von Portfolios, Projektplänen (Gantt) und Berichten bleibt alleine in Project Online möglich. Hier legt Microsoft auch immer mehr Wert auf die Darstellung von Projektvisualisierungen wie die jüngste Integration von Project Online in PowerBI zeigt.

Innerhalb von Power BI wurde nun auch ein eigenes PowerBI-Paket für Project Online integriert. Dadurch soll es dem User ermöglicht werden, einen ganzen Satz an Standardberichten zu erhalten und dadurch den Konfigurationsaufwand zu minimieren. Kunden von Project Online können Power BI Basic kostenlos beziehen.

Projektmanagement mit Microsoft Project

Quelle: Microsoft

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Artikel vom:
15.02.2016

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Microsoft, Projektmanagement

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