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Project Online Ressourcenmanagement

Neue Features in Project Online: Übersicht und Kontrolle mit dem neuen Ressourcenmanagement

Seit November 2015 können Projektorganisationen, die einen Project Online Tenant besitzen, das neue Feature „Ressourcenengagement“ nutzen. Doch wozu wird dieses neue Feature benötigt? Ganz einfach: Ab sofort können Projektleiter und Ressourcenmanager den benötigten Bedarf schnell & einfach abstimmen und die Projektplanung wird zum Kinderspiel.

Ein Beitrag von Torben Blankertz, IT-Consultant – Microsoft Most Valuable Professional

Wie bekomme ich das neue Feature "Ressourcenmanagement"?

Das Feature „Ressourcenmanagement“ muss, im Gegensatz zu den schleichenden Updates, von einem Systemadministrator innerhalb der PWA (Project Web App) aktiviert werden. Sobald der Administrator die PWA aufruft, erhält er einen grafischen Hinweis, dass das Feature aktiviert werden kann. Die Aktivierung erfolgt über die Option „Weitere Servereinstellung“ in den PWA-Einstellungen des Project Online Tenant. Unternehmen müssen aber keine Sorgen haben, dass die Migration sofort durchgeführt wird. Microsoft gibt einen extra Hinweis, dass die Migration außerhalb der Stoßzeiten stattfinden wird. Danach steht dem Unternehmen das aktuelle Feature im Ressourcen Center unter der Funktion „Project Online“ zur Verfügung.

Zum jetzigen Zeitpunkt können Unternehmen das Feature aber nur nutzen, wenn diese Project Online oder Project Online in Verbindung mit Project Pro für Office 365 nutzen. Unternehmen, die dieses Feature on-premise nutzen wollen, müssen sich noch bis zur Veröffentlichung von Project Server 2016 gedulden. Dies bestätigt wieder einmal, die Cloud First-Strategie von Microsoft. Auch erwähnenswert: das Feature ist für Project Online-Nutzer kostenfrei. On-Premise User können das Feature leider erst nach einer Migration auf Project 2016 nutzen.

Funktionalität Projektleiter

Project Online Ressourcenmanagement

Der Projektleiter erstellt einen Plan und fügt diesem Ressourcen hinzu. Im Gegensatz zu früheren Verfahrensweisen, stellt er nun über die Registerkarte „Einsatz hinzufügen“ eine Anfrage mit der benötigten Ressource inkl. Beschreibung, Anfang und Endtermin sowie einem entsprechenden Kommentar, damit der Ressourcenmanager eine Vorstellung davon hat, was die entsprechende Ressource leisten soll. Danach werden die Ressourcen aber nicht dem Arbeitspaket zugeteilt, sondern über die neue Funktion „Einsatz hinzufügen“ für das jeweilige Arbeitspaket und dem Zeitraum angefragt. Der Projektleiter kann über die neue Ansicht „Ressourcenplan“ innerhalb von Project Pro für Office 365 den Status der Ressourcenanfrage überprüfen. Sollte er mit der Planung fertig sein, kann er seine Anfrage an den Ressourcenmanager übertragen.

Funktionalität Ressourcenmanager

Project Online Funktionalität Ressourcenmanager

Der Ressourcenmager kann über das Ressourcen Center prüfen, ob Anfragen vorliegen. Durch das neue Feature erkennt er auf einem Blick, welche Ressource für welches Projekt und welchen Zeitraum angefragt wurde. Was aber ein wirklicher Mehrwert ist, ist die neue Ansicht „Kapazitäts- und Einsatzwärmebild“ innerhalb des Ressourcen-Engagement unter der Option „Kapazitätsplanung“. Hier kann der Ressourcenmanager in einer Excel-Darstellungsform ausgewählte Ressourcen auf eine gewünschte Zeitskala mit den geplanten Aufwänden auswerten und eventuelle Engpässe schnell erkennen. Dadurch kann in Zukunft schneller auf Ressourcenengpässe reagiert werden und die leidliche Excel-Planung gehört der Vergangenheit an.

Nachdem der Ressourcenmanager die Kapazitäten geprüft hat, kann er eine Anfrage zustimmen, ablehnen oder eine weitere Ressource in die Auswertung einbeziehen, um dem Projektleiter eventuell eine Alternative vorzuschlagen. Danach werden die Ressourcen innerhalb des Ressourcen Center als „zugesichert“ markiert.

Zuteilung der Ressource durch den Projektleiter

Zuteilung der Ressource durch den Projektleiter

Nachdem der Ressourcenmanager die Ressource freigegeben oder eine andere Ressource zugeteilt hat, wird dem Projektleiter in Project Pro für Office 365 dieser Vorschlag unterbreitet. Im besten Fall nimmt der Projektleiter diesen Vorschlag an – was eventuell eine Korrektur des Projektplans zur Folge hat, oder er nimmt die weitere Abstimmung mit dem Ressourcenmanager auf. Nachdem die Ressource vom Projektleiter angenommen wurde, kann sie einem Arbeitspakt zugeteilt werden. Die Planung wird dann nach dem Veröffentlichen der Ressource, zugeteilt.

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Artikel vom:
03.12.2015

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TAGS:
Microsoft, Project, Projektmanagement

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