Licenshåndteringen hos COWI rykker op i Superligaen

Om COWI

COWI er en global rådgivningsvirksomhed med 80 års erfaring inden for ingeniørteknik, miljø og samfundsøkonomi med 6.200 medarbejdere. Virksomheden har kontorer fordelt på 35 lande og løser projekter i hele verden – store såvel som små. COWI har altid gang i mere end 17.000 projekter.

Udfordingen

En stor international virksomhed i vækst kræver en strømlinet og skræddersyet it-strategi. Det kan dog være en kompleks affære at administrere og bevare overblikket over licensaftalerne, da de lokale juridiske forhold og rettigheder såvel som de tekniske behov varierer fra land til land og fra afdeling til afdeling.

"Vores globale tilstedeværelse stiller store krav til korrekt indkøb og administration af vores Microsoft-løsninger. I takt med at virksomheden voksede, så vi tydeligt, at vores daværende licensløsning ikke var sat rigtigt sammen og ikke tilstrækkeligt fremtidssikret", fortæller Claus Hagen Nielsen, CIO i COWI og i 2014 kåret til Årets CIO.

COWIs ønsker var større gennemsigtighed i forhold til aftaler og produktlicensering, og mulighed for at tilrettelægge kommende aftaler, så de bedre imødekom virksomhedens fremtidige it-strategi.

COWI valgte at inddrage en professionel rådgiver på licenshåndtering, og efter en grundig udbudsrunde faldt
valget på COMPAREX.

Indsigt giver bedre aftaler

For at nå frem til den rette løsning, lagde parterne ud med en to-dages skræddersyet evaluerings-workshop. Licensaftalerne blev grundigt analyseret, og COWI’s fremtidige behov afdækket. På workshoppen blev både 1:1-fornyelser samt minimum og maksimum leverancer på aftalen gennemgået. COWI blev herefter præsenteret for tre konkrete scenarier og forslag til, hvordan den fremtidige licensaftale kunne se ud.

"Licenser, aftaler og teknik bør altid være en skræddersyet løsning for den enkelte virksomhed. Og hele processen med evaluering af aftaler og teknologi i workshoppen giver virksomheden den nødvendige indsigt og det helt rigtige afsæt for at kunne træffe kvalificerede beslutninger omkring virksomhedens it-løsninger", siger Henrik Kasbani Andersson, administrerende direktør i COMPAREX.

En workshop varer typisk 1-2 dage, alt efter virksomhedens behov og ønsker. Evalueringen og workshoppen består konkret af en række specialdesignede moduler, som leder parterne igennem ønsket livscyklus, produktvalg, licensrettigheder, særlige krav til produkter, strategi for it-platform, indkøbsmuligheder, aftaleformer og pris.

"Vi har fået en langt større indsigt, og vi er nu kommet på forkant med vores løsninger og aftaler. Vi er derfor meget trygge ved, at COMPAREX er vores direkte link til Microsoft, og vi ved, at de er der for os på den lange bane med support, men også når det gælder rådgivning i hele aftalens løbetid", siger Claus Hagen Nielsen.

COMPAREX Danmark er en af de få godkendte Microsoft Licensing Solution Partners (LSP). Det giver COMPAREX mulighed for at rådgive omkring både teknologisk valg af software, og hvilke licenser en virksomhed har brug for, så it-aftalen er gyldig og tilpasset det faktiske behov.

"Ud over rådgivning inden for alle facetter af Microsofts aftalestruktur, er det muligt for COWI at fortsætte med centrale licensindkøb, samtidig med at virksomheden får lokal support", slutter Henrik Kasbani Andersson.

Kontakt COMPAREX