Vendoroplossingen
COMPAREX adviseert over Microsoft-oplossingen

Softwarelicenties, het blijkt voor veel organisaties een hele uitdaging om ze goed te regelen en bij te houden. Ze zijn er in vele varianten, kennen elk hun eigen voorwaarden en verlopen meestal niet op hetzelfde moment. Overweegt uw organisatie een overstap op cloud computing, virtualisatie, outsourcing en/of flexwerken? Win dan op tijd deskundig advies in over uw Microsoft-licenties. Een adviseur wijst u op de optimale oplossing en voorkomt dat uw organisatie te veel betaalt of niet-compliant is.

Er zijn veel goede momenten om een licentiedeskundige in te schakelen. Geschikt is elk moment waarop uw organisatie iets wil veranderen dat van invloed is op softwarelicenties. Om het licentiemodel en de bijbehorende kosten mee te nemen in de afwegingen, is het verstandig de expert al in een vroeg stadium te betrekken. Niet pas nadat de besluiten zijn gevallen. Dat komt helaas regelmatig voor en kan leiden tot onnodige kosten, verkeerd licentiegebruik en veel frustratie.

Kennis van product en markt

Het selecteren en beheren van softwarelicenties vergt specialistische productkennis. Zeker een grote leverancier als Microsoft heeft namelijk een zeer uitgebreid productportfolio. Van de software wijzigen bovendien regelmatig de licentievoorwaarden, mogelijk zelfs elk kwartaal. Rigoureuze aanpassing van de licenties blijft gelukkig beperkt tot het moment dat de fabrikant nieuwe software releases uitbrengt. Dat gebeurde bijvoorbeeld bij SQL Server 2012, toen Microsoft het coremodel introduceerde, en bij de aanloop naar Windows 10, toen de fabrikant hiervoor voor het eerst een gebruikerslicentie beschikbaar stelde.

Een goede licentieadviseur past ook sector- of branchespecifieke kennis toe. Organisaties binnen dezelfde markt hebben vaak vergelijkbare softwarewensen en lopen vaak tegen dezelfde licentieproblemen aan. Of u nu actief bent in de zorg, de overheid, het onderwijs, het transport of de retail: laat u over uw softwarelicenties voorlichten door consultants die uw werkveld kennen. Adviseurs die weten hoe zaken in vergelijkbare situaties zijn opgelost, welke uitzonderingen er mogelijk zijn en hoe u daarvan optimaal gebruikmaakt.

Flexwerken

Een veel gehoorde licentiekwestie doet zich voor bij het organiseren van flexwerk. Wist u dat overstappen van ‘persoonlijke’ geautomatiseerde werkplekken naar een flexibel werkplekconcept, vaak met thin clients, onmiddellijk gevolgen heeft voor thuiswerkend personeel? Office licenties worden bijvoorbeeld toegewezen per apparaat. Microsoft gaat daarbij uit van één hoofdgebruiker die mag thuiswerken. Is er geen hoofdgebruiker, dan vervalt dit recht. Is uw organisatie afgestapt van een vast apparaat per medewerker en faciliteert u nog wel thuiswerken op uw VDI- of RDS-omgeving, dan bent u met traditionele Office-licenties incompliant.

Echt apparaat-onafhankelijk werken is dan alleen mogelijk met de gebruikerslicentie Office 365 ProPlus. Daarmee mag u dan weer geen andere versies van Office benaderen, zoals Office 2013 of 2010. Kunt u uw bestaande Office-installaties niet vervangen door Office 365 ProPlus vanwege compatibiliteit met andere systemen, dan blijft u incompliant totdat dit probleem is verholpen. Een wijziging van het personeelsbeleid en de praktische IT-uitwerking daarvan kan dus ongemerkt tot verkeerd licentiegebruik leiden. Win daarom zo vroeg mogelijk advies in, zodat u de plannen voor het nieuwe werkplekconcept hierop kunt aanpassen.

Ook het uitbesteden van de IT-omgeving levert de nodige misverstanden op. Veel hosting providers kijken niet verder dan het besturingssysteem. Zij gaan ervan uit dat de klant verantwoordelijk is voor de licenties van alle software die hij daarop installeert, zoals Office op een Remote Desktop Server, Exchange Server en SQL Server. Niets is minder waar. In een gehoste omgeving is de hosting provider verantwoordelijk voor de licenties, die hij uiteraard aan u doorbelast. Indien u eigen licenties in de gehoste omgeving gebruikt, is dat in veel gevallen onterecht. Ook als eigen licenties wel mogelijk zijn, dienen ze aan specifieke criteria te voldoen. Zo dient u deze licenties te voorzien van actief Software Assurance. De hosting provider moet daarnaast een verificatieformulier van u ontvangen. Met zo’n formulier kan hij aantonen dat u uw licenties op een correcte manier op zijn platform gebruikt.

Klaar voor de Microsoft Cloud?

De transitie naar de publieke Microsoft cloud is een andere hersenkraker. Veel organisaties hebben een jarenlange historie met Microsoft-licenties en vragen zich af hoe ze die naar de cloud kunnen overzetten. Voor lopende contracten gelden daarbij vaak andere afwegingen dan bij verlenging van de volumeovereenkomst. Andere belangrijke afwegingen zijn de verhouding tussen het aantal apparaten en het aantal gebruikers en de mate waarin medewerkers onafhankelijk van tijd, plaats en apparaat werken. Ook de afweging tussen 100% cloud en hybride speelt een rol.

Een Solution Advisor kan de verschillende afwegingen inventariseren. Bij COMPAREX noemen wij dit het License Readiness Assessment. Bij de inventarisatie komen de diverse aspecten van cloud computing en softwarelicenties aan de orde. Experts kijken met hun deskundige blik naar de bestaande en gewenste manier van werken in uw organisatie en helpen u bij de juiste keuzes. Welke software gebruiken de diverse afdelingen en wat is het stappenplan voor de toekomst? Welke licenties en contracten heeft uw organisatie en hoe faciliteren zij de overstap op de cloud? Moeten zij de integratie van Office 365 ProPlus met uw systemen onderzoeken? Welke workloads kunt en wilt u wel eenvoudig overzetten naar de cloud en welke niet? Het assessment resulteert in een uitgebreid adviesrapport.

Advies rondom Microsoft licenties

Zorg dat de complexiteit van Microsoft softwarelicenties u niet boven uw hoofd groeit. Een stap naar virtualisatie, cloud computing, een nieuwe werkplek of outsourcing is immers al lastig genoeg. De experts van COMPAREX adviseren u graag over de juiste licentiekeuzes en helpen uw organisatie op weg.

Hebt u interesse in onze diensten, neem dan contact op met Manuel Middendorp, Teammanager Solution Advising Microsoft. Hij is bereikbaar via +31 (0)646320315 of manuel.middendorp@comparex.nl.

Neem contact op

Manuel Middendorp

Manuel Middendorp

Teamleider Microsoft