Adobe en SharePoint

10/10/2013, Jeffrey Stolker, Solution Advisor Adobe

Microsoft Sharepoint wordt door veel organisaties gebruikt als een raamwerk voor informatie-uitwisseling en online samenwerking binnen een groep of organisatie. Hoe kan Adobe Acrobat hier waarde toevoegen? Hierbinnen zijn de zogenaamde libraries of bibliotheken waarin documenten met informatie kunnen worden opgeslagen, een belangrijk concept.

Documenten worden ook wel gezien als de valuta van het zakendoen en dienen goed beveiligd en bewaard te worden waarbij de authenticiteit en integriteit van deze informatie gewaarborgd blijft. Dit is precies waar Adobe Acrobat waarde kan toevoegen voor u en uw organisatie.

Adobe Acrobat is de industriestandaard software voor PDF documenten. Het PDF-bestandsformaat bestond afgelopen juni al 20 jaar en deze lange historie heeft ook geleid tot een enorme installed-base.

Zo heeft 98% van alle werkstations met een internet connectie een Adobe PDF reader geïnstalleerd, zijn er meer dan 900 miljoen PDF bestanden te vinden op het web en ondertussen al meer dan 100 miljoen downloads van Adobe Reader Mobile op IOS en Android devices gedaan.

Binnen een SharePoint omgeving is het werken met office-documenten heel evident maar dit zijn zeker niet de enige document-formaten binnen SharePoint. Feitelijk is er de mogelijkheid om ieder digitaal object te gebruiken.

Niet iedereen heeft altijd Office (en/of eenzelfde versie), of werkt op een ander OS of met andere lettertypes. Hierdoor is er sprake van verminderde interoperabiliteit waardoor bijvoorbeeld commentaarprocessen met externe revisoren lastig in te richten zijn. Ook is het niet altijd mogelijk om alle document types out-of-the-box te ondersteunen in SharePoint zodat iedereen alles kan openen en kan inzien zelfs als ze de onderliggende software zelf niet hebben. Denk hierbij bijvoorbeeld aan CAD-documenten, GIS-documenten, 3D- documenten en  andere gescande documenten.

Indien u ervoor kiest om van alle bestanden een PDF te maken dan lost u alle bovengenoemde zaken op en vergroot u de reikwijdte van Sharepoint. Iedereen kan tegenwoordig PDF’s openen en indien u alles standaard opslaat als PDF, doet het er niet meer toe of u over de onderliggende software beschikt. Andere bijkomstigheid bij het gebruik van Acrobat is dat de originele bestandsformaat geheel intact blijft. Zo blijven bijvoorbeeld hyperlinks gewoon werken en kun je tevens samengestelde (compounded) documenten maken in een doorlopende PDF.

Adobe Acrobat stelt klanten in staat om naadloos samen te werken met PDF bestanden in Sharepoint; men heeft toegang tot Sharepoint vanuit elk open/opslaan dialoogscherm. Daarnaast is het een stuk makkelijker geworden om een zogenaamd Shared Review te doen van documenten, men kan het document makkelijk uitchecken (hiermee zien anderen dat het document op dat moment bewerkt wordt). En nadat het weer finaal is terug inchecken en de commentaren gegeven in het PDF document kunnen worden geïmporteerd in het initiële Office document. 

Naast alle bovengenoemde zaken is het ook van belang om te kijken naar de beveiliging van uw documenten. 84% van alle beveiligingsinbreuken komt van insiders die confidentiële informatie buiten hun organisatie sturen, al dan niet opzettelijk. Daarnaast wilt u ook zeker zijn dat de informatie die u uitstuurt authentiek is en dat andere deze niet zomaar even hebben gewijzigd zonder uw medeweten.

Daar waar Microsoft Sharepoint beveiliging zich richt op authenticatie middels toegangsbeheer (omgevings gebaseerde oplossing), richt Adobe Acrobat zich op beveiliging op documentniveau (informatie gebaseerde oplossing). Het nadeel van alleen de omgevings gebaseerde oplossing van Sharepoint is dat na distributie van het document buiten de Sharepoint omgeving er geen enkele beveiliging meer is van het document.

Binnen Adobe Acrobat zijn er diverse beveiligingsopties, van wachtwoordbeveiliging tot certificaatbeveiliging (digitale handtekening) tot aan Digital Right Management (DRM). Tevens zijn er granulaire instellingen voor de beveiliging mogelijk waarbij u kunt aangeven wat u wel/niet mag doen met het document. Conclusie is dan ook dat Adobe Acrobat de beveiliging van Sharepoint aanvult zodat documenten ook buiten de Sharepoint omgeving goed beveiligd zijn en blijven en de authenticiteit en integriteit van je informatie gewaarborgd is en blijft.


Meer informatie

Bent u op zoek naar meer informatie over Adobe en de toegevoegde waarde van Adobe producten binnen uw organisatie? Neem dan contact op met onze Solution Advisor Adobe of uw vaste contactpersoon binnen onze organisatie.

Neem contact op

Jeffrey Stolker

Jeffrey Stolker

Solution Advisor Red Hat

Deel deze pagina