Best of Microsoft SharePoint

30/09/2013, Manuel Middendorp, Teamleider Microsoft

Donderdag 26 september stond in het teken van het Best of: Sharing in ICT evenement in de Veerensmederij te Amersfoort, met aandacht voor oplossingen als Yammer, DMS & RMA, samenwerken en kennisdelen en uiteraard de valkuilen. Gezien de titel van het evenement en het feit dat de organisatie naast Agile Software door ETTU, dé Microsoft SharePoint-specialist van Nederland, werd georganiseerd niet verwonderlijk dat de dag vooral in het teken van SharePoint stond.

Yammer

Meteen tijdens de keynote presentatie door Bert Pluimers van Microsoft werden wij enthousiast gemaakt voor een van de meer recente toevoegingen aan het SharePoint portfolio, genaamd Yammer.

Deze Facebook achtige oplossing zal voor sommigen wellicht een manier lijken om juist niet met werk bezig te zijn, maar wie zich openstelt voor nieuwe manieren om naar werk te kijken zal voor Yammer al snel de handen op elkaar krijgen. Yammer kan de manier waarop we werken revolutionair veranderen en mailoplossingen naar het tweede plan degraderen. Waar een mail die aan een enkel persoon wordt gestuurd aan de goegemeente voorbij gaat en een mail die aan een heel bedrijf of afdeling wordt gestuurd vaak de nodige irritaties opwekt is Yammer veel beter in staat op het snijpunt van vraag en aanbod te gaan zitten. Door vraagstukken te delen via Yammer kan iedereen die daar interesse in heeft een aandeel leveren in de oplossing. Bij Microsoft noemen ze dat ‘working out loud,’ waarbij het werk voor het eerst een echt collectieve exercitie wordt en iedereen zijn gekende en ongekende expertise in kan zetten. Verzuiling van de organisatie wordt zo doorkruist en opgeheven, terwijl de organisatie tegelijkertijd ook platter wordt. Yammer zorgt er bijna automatisch voor dat missie, visie, strategie en koers niet langer gebaseerd worden op meerjarenplannen van bovenaf, maar dat de organisatie zichzelf aanstuurt, bijstuurt en slagvaardig houdt in de markt.

DMS & RMA

De eerste breakoutronde stond in het teken van documentmanagement en recordmanagement in SharePoint met behulp van het eConnect Zaakgericht Werken Portaal van ETTU. De opzet was een praktijkcase over en met GGD Brabant-Zuidoost. Judith Murk, projectleider binnen het GGD, werd geïnterviewd door Lourens Siderius van ETTU over haar ervaringen. Aanleiding voor het project was de wens om tijd en plaats onafhankelijk te werken en daarbij altijd alle benodigde documenten beschikbaar te hebben. Tegelijkertijd bestond de wens om de papierstroom in te dammen en het fysieke archief zoveel mogelijk te digitaliseren. SharePoint in combinatie met eConnect werd hierbij gekozen als de meest ideale oplossing, omdat hierbij het aanbod van documenten binnen SharePoint kan worden ingedeeld naar de meest praktische structuur zoals proces, afdeling, project of cliënt. Het toepassen van standaard software in een specifieke bedrijfsomgeving gaat echter altijd gepaard met de nodige uitdagingen. De manier om deze uitdagingen te pareren begint met een goede samenwerking in het projectteam die naast de ETTU afgevaardigden moet bestaan uit sleutelfiguren binnen de organisatie. Vervolgens moet er draagvlak gecreëerd worden middels het train de trainer principe die zijn of haar kennis van de specifieke werkwijze combineert met kennis van de software.

Deze migratie was slechts de eerste stap, in de toekomst zal GGD Brabant-Zuidoost alle documentstromen, in ieder geval visueel, willen onderbrengen in een enkel systeem dat aansluit op die van andere organisaties binnen en buiten de landsgrenzen. Het vereenvoudigen van het uitwisselen van documenten zorgt voor een hoger, completer en actueler kennisniveau die essentieel is om bijvoorbeeld epidemieën tijdig te signaleren en daar adequaat op te reageren. SharePoint is een volwassen oplossing die heel goed in staat is om de standaard te worden binnen deze en andere sectoren. SharePoint doorbreekt dus niet alleen muren en plafonds binnen de organisatie, maar slaat ook bruggen tussen meerdere instanties in verschillende landen.

Samenwerken & Kennisdelen

Na de lunch was het de beurt aan Roland van Herwijnen, ad interim projectleider SharePoint bij Teijin Aramid, wereldwijd marktleider in bijzonder sterke vezels genaamd Aramiden. Wederom een verhaal uit de praktijk, ditmaal over de aanpak van een project om tot een kennisportaal te komen middels SharePoint. Teijin Aramid is in korte tijd explosief gegroeid en dit heeft er voor gezorgd dat er verschillende eilanden zijn ontstaan binnen de organisatie. Deze eilanden hebben geen uniforme werkwijze is, delen hun kennis onvoldoende met elkaar en gebruiken voor soortgelijke processen verschillende systemen. Het TASK project, wat staat voor Teijin Aramid Samenwerken Kennisdelen heeft als doel deze zaken op te lossen. Door een eenduidig proces te implementeren zodat standaard workflows gebouwd kunnen worden wordt er lijn gebracht in de manier van werken. Kennis kan worden gedeeld via bijvoorbeeld Wiki pagina’s waardoor wereldwijd van elkaars kennis en ervaringen kan worden geprofiteerd. Ook wordt SharePoint gebruikt om een groot aantal losse applicaties te vervangen, zo hoeft de beeldbank niet apart afgenomen te worden en hoeven de handboeken voor kwaliteit en veiligheid niet langer apart in Mavim ondergebracht te worden. Dit bespaart dubbele investeringen in systemen die hetzelfde kunnen en zorgt voor een prettigere werkervaring voor de gebruikers die niet langer in meerdere systemen tegelijkertijd hoeven te werken. SharePoint dus als totaaloplossing om je applicatielandschap te verkleinen en vereenvoudigen.

Valkuilen

Om ons met beide benen op de grond te houden sloot Rogier Duurkoop, SharePoint Infrastructuur Consultant, af met een ontnuchterend verhaal over de valkuilen bij migraties naar SharePoint 2013. Allereerst dient een organisatie goede redenen te hebben om te migreren en hier duidelijke doelstellingen op te formuleren. Gelukkig hadden we in de voorgaande sessies al genoeg inspiratie opgedaan om goede redenen te hebben om naar SharePoint te gaan en daar werden nu valide argumenten aan toegevoegd om van een oudere versie van SharePoint naar versie 2013 te gaan. Nieuw in 2013 zijn is bijvoorbeeld de mogelijkheid om Apps for SharePoint aan te schaffen die de gebruikerservaring kunnen verrijken, persoonlijke taken kunnen beter worden gemanaged en de Search is aanzienlijk verbeterd. Er kan veelbekeken of aan een search gerelateerde content getoond worden die het makkelijker maakt om snel bij de juiste en informatie te komen en het spectrum hiervan te vergroten. Andere redenen kunnen Skydrive Pro en Shredded Storage zijn die de benodigde hoeveelheid Storage aanzienlijk kunnen terugdringen.

Als dan eenmaal besloten is dat een migratie naar de meeste recente versie van SharePoint de juiste keuze is dienen de volgende valkuilen vermeden of geadresseerd te worden:

  • Onderschat de complexiteit van een migratie niet. Verschillende informatiebronnen en documenttypen dienen te worden ondergebracht in een geheel nieuwe structuur.
  • Migreer geen overbodige data, wat niet gebruikt wordt hoeft ook niet mee.
  • Heroverweeg het migreren en aanbrengen van maatwerk, want aanpassing op oudere versies kunnen vaak niet of niet eenvoudig mee naar een nieuwere versie. Probeer zoveel mogelijk een oplossing te vinden in standaardfunctionaliteit.
  • Denk na over nodige en onnodige designaanpassingen, ook het design kan vaak niet zomaar mee naar de look & feel van de nieuwe SharePoint versie. Overweeg de standaard look & feel die Microsoft ‘out of the box’ biedt.
  • Zorg voor voldoende draagvlak, betrek en informeer de organisatie over de veranderingen.
  • Ga niet meteen in de productieomgeving aan de slag. Test eerst de migratie, leer daarvan en doe loadtests
  • Zorg voor voldoende ruimte. Migraties hebben veel storage nodig, omdat de oude en de nieuwe omgeving vaak tijdelijk naast elkaar bestaan. Azure kan dan een oplossing zijn om hardware investeringen te voorkomen.
  • Een goede planning is essentieel. Zorg dat betrokkenen voldoende tijd en resources beschikbaar hebben voor hun aandeel in de migratie.
  • Controleer compatibiliteit. Voldoet de huidige hardware nog wel aan de systeemvereisten van de nieuwe versie en kan elke applicatie die iets met SharePoint doet er mee overweg?
  • Wees ervan bewust dat migreren van oudere versies dan 2010 naar 2013 niet zomaar kan. Hiervoor is dan vaak tooling van derden nodig, zoals Content Matrix van Metalogix of  DocAve Migrator for SharePoint Migration van AvePoint
  • Uiteraard moet na de migratie de ingebruikname ook vlekkeloos verlopen. Bij een migratie van versie 2010 naar 2013 is het mogelijk de look & feel nog tijdelijk volgens de oude versie te houden, zodat de eindgebruiker kan kiezen wanneer hij er klaar voor is om over te gaan.

Meer informatie

Bent u op zoek naar meer informatie over SharePoint? Neem dan contact op met één van onze Microsoft Solution Advisors via microsoft@comparex.nl, of uw vaste contactpersoon binnen onze organisatie.

Om op de hoogte te blijven van product- en licentiewijzigingen op Microsoft gebied kunt u ons ook volgen op Twitter via https://twitter.com/COMPAREX_NL.

Neem contact op

Manuel Middendorp

Manuel Middendorp

Teamleider Microsoft

Deel deze pagina