Verhoog uw productiviteit met Microsoft Delve

5/01/2015 - Madeleine van de Rotten, Partner Alliance Manager COMPAREX

‘De arbeidsproductiviteit moet omhoog. We moeten efficiënter werken’. Uitspraken die we al jaren horen en die samenhangen met de huidige economische instabiliteit. Het zijn ontwikkelingen die aan geen enkele sector voorbijgaan. Ook u herkent dit ongetwijfeld vanuit uw eigen organisatie en branche.

Technologie zorgt voor handige hulpmiddelen die bijdragen aan het verhogen van uw productiviteit en verlagen van uw kosten. Microsoft heeft de afgelopen jaren diverse oplossingen gelanceerd om u te helpen met uitdagingen op dit gebied. Cloud varianten van Office, Exchange, Sharepoint en Lync richten zich op het verlagen van uw kosten. U heeft hiermee tenslotte minder hardware nodig. Bovendien wordt het beheer eenvoudiger.

Maar hoe verhoogt u daarnaast ook nog uw productiviteit? Naar mijn mening zou Microsoft hier met haar nieuwste oplossing Delve wel eens een grote slag in kunnen slaan. Met Delve gaat u in de toekomst slimmer en sneller werken. Waarom gaat deze oplossing het verschil maken?

Wat is Delve?

De hoeveelheid data die in organisaties voor handen is, groeit snel. Microsoft heeft zich de vraag gesteld hoe zij voor elke gebruiker de meest relevante informatie beschikbaar zou kunnen stellen. De oplossing die Microsoft hiervoor heeft ontwikkeld was tot voor kort nog bekend onder de naam ‘Project Oslo’. Sinds de zomer van 2014 draagt het de naam Delve. Delve verandert de wijze waarop uw medewerkers zichzelf van informatie voorzien. Het maakt de voor u relevante informatie en connecties proactief inzichtelijk middels ‘Machine Learning’: De oplossing volgt uw activiteiten en bepaalt zo welke data voor u interessant is om te bekijken. Op maat gemaakte informatie dus, zonder dat u hier actief naar hoeft te zoeken.

Delve haalt de informatie vanuit de verschillende online services van Office 365, zoals Exchange Online, SharePoint Online en OneDrive voor Bedrijven. Deze informatie wordt gepresenteerd in een persoonlijk ‘dashboard’, die er voor iedereen anders uitziet. Iedere collega of afdeling heeft tenslotte behoefte aan andere informatie.

In deze korte video ziet u hoe Delve werkt:

Relevante informatie vinden zonder te zoeken.

Met Delve kunt u twee efficiency slagen behalen. U kunt zowel bekende informatie snel vinden, als onbekende informatie ontdekken. Door te kijken in het dashboard bij ‘Mijn werk’ ziet u de documenten die u onlangs hebt gewijzigd. Onder ‘Gedeeld met mij’ vindt u de documenten die expliciet met u zijn gedeeld in Office 365.

Daarnaast gaat Delve zelf proactief op zoek naar informatie die voor u belangrijk is. Deze documenten en onderwerpen worden getoond in het dashboard, nog voordat u er om vraagt. Delve zoekt hiervoor binnen de bedrijfsomgeving van Office 365, SharePoint en OneDrive.

Om een voorbeeld te geven: Binnen mijn organisatie zijn 170 collega’s werkzaam in Nederland en meer dan 2.000 wereldwijd. Op internationaal niveau gebruiken we SharePoint om informatie te delen. In Nederland gebruiken we daarnaast ook nog Yammer om elkaar op de hoogte te houden. Toch gebeurt het dat een (buitenlandse) collega van een andere afdeling over documenten beschikt die ook voor mij van belang zijn, zonder dat ik hiervan weet. Het is immers lastig zoeken naar informatie waarvan niet bekend is dat het beschikbaar is. Delve gebruikt de totale Office omgeving om mij te helpen eenvoudig relevante informatie te vinden.

Wat zijn de voorwaarden voor het succes van Delve?

Hoe meer informatie er beschikbaar is, des te effectiever Delve werkt. Het gebruik van Delve levert alleen echte productiviteitsvoordelen op wanneer er dus door alle personen binnen uw organisatie actief documenten gedeeld worden. Wanneer u met Delve aan de slag gaat binnen uw organisatie, dient u dus veel aandacht te besteden aan de adoptie. Moedig uw collega’s dan ook aan om deze services actief te gebruiken.

Hoe werkt Delve samen met de andere onderdelen van Office 365?

Vanuit Exchange Online wordt bijvoorbeeld informatie gehaald over de collega’s met wie u veel communiceert. Deze personen worden als eerste suggestie gegeven wanneer u zoekt naar Delve. Via Lync Online kunt u direct een gesprek starten vanuit Delve. De gebruikersprofielen vanuit de Azure Active Directory worden gebruikt om additionele informatie over deze personen weer te geven. De vakkennis en persoonlijke interesses worden weer uit Sharepoint gehaald. Al deze informatie maakt inzichtelijk bij wie u moet zijn over een onderwerp.

Hoe gaat Delve om met privacy?

De Office Graph, waarop Delve zijn informatie baseert, neemt momenteel content op vanuit uw email, OneDrive for Bedrijven en SharePoint Online. De verwachting is dat Delve de komende periode nog meer bronnen gaat gebruiken, zoals Yammer, email bijlages en OneNote. Belangrijk vanuit een privacy oogpunt is dat Delve alleen informatie laat zien waarvan is aangegeven dat die openbaar getoond mag worden. De documenten die bijvoorbeeld gedeeld worden binnen Sharepoint kunnen zichtbaar worden.

Documenten die u in een afgesloten privé map opslaat, zijn niet zichtbaar. Delve werkt dus alleen met content waar iedereen al toegang toe heeft, maar maakt het de gebruiker vooral makkelijker. U houdt dus zelf de controle. De Office Graph herkent het verschil tussen publieke documenten en privésignalen. Een Lync-gesprek is een voorbeeld van zo’n privésignaal. Dit wordt dan ook niet meegenomen in het dashboard en is dus niet inzichtelijk voor anderen.

Hoe komt Delve beschikbaar?

Delve en de Office Graph komen beschikbaar binnen de Office 365 Enterprise plannen (E1, E3 en E4), Education plannen (A2, A3 en A4) en de Government plannen (G1, G3 en G4). Momenteel vindt de uitrol voor de First Release plaats. Deze is naar verwachting begin 2015 gereed. Wel moet Sharepoint Online voor het gebruik van Delve geactiveerd worden. Ook dient u Sharepoint Online licenties toe te wijzen aan de collega’s die Delve gaan gebruiken.

Nieuwsgierig geworden?

Delve komt kosteloos beschikbaar voor gebruikers van Office 365. Wilt u weten hoe u hier optimaal gebruik van kunt maken? Neem dan contact met mij op!

Neem contact op

Madeleine van de Rotten

Madeleine van de Rotten

Cloud Consultant

Deel deze pagina