Volledige flexibiliteit voor uw gebruikers: een droomscenario of een stap te ver?

29/05/2015 - Christiaan Hendriks, Solution Advisor Microsoft

In deze gejaagde wereld komt u soms handen te kort: ’s morgens vroeg naar kantoor, vergaderingen voorbereiden, werkoverleggen en conference calls. Eenmaal ‘s avonds thuis aangekomen tóch nog even de telefoon controleren. Terwijl de kinderen aan uw been hangen, even checken of er nog belangrijke mailberichten zijn binnengekomen.

Op zulke momenten ontkomt u er soms niet aan om de tablet of smartphone even aan die kleine spruit te geven. Hij of zij kan dan even zijn of haar favoriete spelletje spelen en u heeft even een moment voor uzelf.

De volgende generatie: nog meer devices, nog meer uitdagingen

Verbazing. Dat is het gevoel wat overheerst als ik Thijmen, mijn zoontje van 3, op zulke momenten met mijn tablet aan de gang zie. Hij “swipet” van de ene app naar de andere. Ook de ‘beveiligingscode’ is niet meer veilig te noemen. Een ding is zeker: Als wij met z'n allen denken dat wij dé generatie veeleisende gebruikers zijn die overal toegang willen tot onze belangrijke informatie, hebben we het mis. Wanneer mijn zoon over 20 jaar de arbeidsmarkt betreedt, is het aantal devices dat hem helpt bij zijn dagelijkse taken alleen maar toegenomen. Daarbij zullen tegelijkertijd de uitdagingen op het gebied van asset management en licentiebeheer alleen maar toenemen.

Neem nu de contractvormen van Microsoft voor Enterprise organisaties. Deze contracten nemen het device als uitgangspunt. De spelregel hierbij luidt dat voor elk gekwalificeerd device (elk apparaat waar Windows (virtueel) op draait of op kan draaien) een Office en/of Windows licentie benodigd is. En in deze veranderende wereld kan dit best in de papieren lopen. Ga er maar aan staan wanneer u als verantwoordelijke manager tijdens de nieuwjaarsreceptie de BYO-strategie van uw organisatie uit de doeken heeft gedaan! "Misschien moeten we de flexibiliteit dan toch maar weer wat gaan inperken", hoor ik u denken.

Focus van device naar user

Met Office 365 is er een eerste kentering ontstaan: de gebruiker heeft de mogelijkheid om de Office applicatie te installeren op 5 willekeurige apparaten. In december 2014 werd Windows per user gelanceerd en werd de Enterprise Cloud Suite een feit: volledige flexibiliteit voor iedere gebruiker! Maar, heeft iedere gebruiker dezelfde flexibiliteit nodig?

Waar komen we vandaan?

Alweer drie jaar geleden kwam Microsoft met een eerste release van Office 365. Een unieke cloud-oplossing die gebruikers naast flexibiliteit, ook de mogelijkheid biedt om nóg efficiënter met collega’s samen te werken. Door de toename van het aantal apparaten per gebruiker, werd het belangrijk dat die apparaten en data ook adequaat konden worden beheerd. De lancering van de Enterprise Mobility Suite (EMS) begin 2014 was het antwoord van Microsoft op dit vraagstuk.

Sinds december vorig jaar biedt de EMS ook toegangsrechten tot de on-premise omgeving, waardoor hybride scenario’s mogelijk zijn. Meer over de aanschaf van Office 365 en EMS is terug te lezen in de blog van mijn collega Manuel Middendorp.

Windows per user

De voorlopig laatste stap om organisaties volledige flexibiliteit te bieden, is de introductie van de Windows SA User Subscription License (USL) begin december 2014. De Windows licentie wordt hiermee gekoppeld aan de gebruiker in plaats van een apparaat.

Let wel, hier zit wel een addertje onder het gras. De gebruiker die een Windows SA per user krijgt toegewezen, dient een primaire gebruiker te zijn van een Win Pro 7/8 apparaat of tablet kleiner dan 10,1 inch. In een kantooromgeving waar volledig flexwerken wordt toegepast, zijn de gebruikers geen primaire gebruikers, en is de Windows SA per user dus niet te gebruiken. In dat geval is de VDA per user de enige juiste optie.

Onderstaand schema geeft de gebruiksrechten en voorwaarden kort en bondig aan. De kleur van de cellen geeft de mate van flexibiliteit aan.

U zoekt volledige flexibiliteit voor uw medewerkers?

Dan is de nieuwe Enterprise Cloud Suite het overwegen waard. Het biedt de mogelijkheden van Office 365 Plan E3 + EMS + Windows SA per user bij elkaar in één suite. De Enterprise Cloud Suite (ECS) is de meest uitgebreide cloudoplossing en lost alle uitdagingen op het gebied van uw BYO-concept op. U hoeft zich geen zorgen meer te maken met welk apparaat uw medewerkers toegang zoeken tot uw IT-omgeving. En u heeft de mogelijkheid om uw hybride scenario’s (waarbij u IT diensten gedeeltelijk via de cloud en gedeeltelijk on-premise aanbiedt) te behouden. Een nieuw tijdperk is eindelijk aangebroken!

Kunnen wij in plaats van de volledige Enterprise Cloud Suite, ook de losse componenten afnemen?

Ja dit kan. Houd er dan wel rekening mee dat u zich houdt aan het commitment voor de Enterprise producten, dat binnen uw organisatie geldt (Office, Core / Enterprise CAL, Windows of een combinatie van deze).

Wat betekent de introductie van de Enterprise Cloud Suite voor het tellen van het aantal Qualified Devices?

Wanneer uw organisatie over gaat naar de Enterprise Cloud Suite (of onderdelen daarvan), dan hoeft het aantal Qualified Devices niet meer geteld te worden: volledige flexibiliteit.

Maar niet al onze medewerkers hebben die vrijheid nodig. Daarnaast vraag ik me af of onze organisatie klaar is voor de Cloud. Is de Enterprise Cloud Suite dan nog wel aantrekkelijk voor onze organisatie?

Niet in iedere situatie is de Enterprise Cloud Suite de meest kostenefficiënte methode. Sommige gebruikers hebben één vaste werkplek zonder dat gebruik wordt gemaakt van additionele apparaten (denk aan medewerkers op een financiële afdeling). Anderen zijn veel onderweg en gebruiken hierbij een smartphone en/of een tablet. Op kantoor aangekomen openen ze vervolgens hun laptop. Zij maken gebruik van veel devices. Ook werkplekken die gedeeld worden door meerdere medewerkers vragen om een aparte benadering.

Daarnaast verschilt de benodigde functionaliteit per functie. Zo heeft een financieel medewerker eerder een volledige Office-omgeving nodig, terwijl een fabrieksmedewerker voldoende heeft aan een e-mailaccount die hij of zij via een browser benadert. In dergelijke situaties kunnen we zogeheten profielen inzetten. Om deze te bepalen zijn de volgende essentiële vragen van belang:

  1. Welke functietypen (gebruikersgroepen) kunnen worden onderscheiden?
  2. Wat is het “gedrag” van de verschillende gebruikersgroepen binnen de IT omgeving?
  3. Welke functionaliteiten hebben deze groepen nodig?
  4. Is de organisatie klaar om (deels) over te stappen naar de cloud?

Klinkt ingewikkeld!

Het is ook niet eenvoudig. Veel organisaties worstelen met deze vraagstukken. Uw organisatie is op dat vlak niet uniek te noemen. Voor veel organisaties nadert echter het verlengingsmoment van de Microsoft-overeenkomst. Dit is dus bij uitstek het moment om zaken met betrekking tot uw contract te heroverwegen.

Wilt u meer informatie?

U kunt met uw vragen altijd terecht bij onze Microsoft Solution Advisors.

Neem contact op

Christiaan Hendriks

Christiaan Hendriks

Solution Advisor

Deel deze pagina