De meest gestelde vragen over Microsoft Office 365 ProPlus

13/08/2015 - Madeleine van de Rotten, Cloud Consultant

Ik krijg dagelijks vragen over de Office-applicatie binnen Office 365. Dat is niet heel vreemd, gezien het aantal variaties dat Microsoft biedt: Office 2016, Office 365 en Office 365 ProPlus…. Wat is nu wat? En wat zijn de verschillen? Alleen al de tenaamstelling schept verwarring. Toch zijn er steeds meer organisaties die de stap richting de Office-applicatie uit de Cloud gaan maken. In deze blog ga ik  de meest gestelde vragen beantwoorden.

De meest gestelde vragen concentreren zich met name op de inpassing van Office 365 ProPlus in de huidige infrastructuur en het beheer ervan. Bij een aantal van de meest gestelde vragen, sta ik kort stil:

1. Wat is Office 365 ProPlus en wat is het verschil met Office 2016?

Office 365 ProPlus is een volledige Office-versie die gebruikers kunnen downloaden en lokaal installeren. De cloud-variant van Office is vergelijkbaar met de Office 2016-versie die nu on-premise be-schikbaar is. De functionaliteit van de beide Office-versies is vergelijkbaar en Office 365 ProPlus bevat dezelfde applicaties als Office 2016. Toch zijn er behoorlijk wat verschillen tussen beide versies, die zich met name uiten in verschillende manieren van licenseren en implementeren. Waar de Office 2016-applicatie een device based licentiestructuur kent die op de traditionele manier via een MSI package wordt geïnstalleerd, werkt Office 365 ProPlus via een user based-abonnement en de implementatiemethode is wezenlijk anders.

Office 365 ProPlus wordt niet alleen verward met Office 2016, maar velen denken ook dat Office 365 ProPlus een web-gebaseerde variant is van Office die alleen via het internet kan worden gebruikt. Hier verwart men Office 365 ProPlus met Office Online, dat ook onderdeel is van de Office Enterprise Plannen en kan worden gebruikt via de browser.

2. Hoe kan ik Office 365 ProPlus implementeren?

Office 365 ProPlus is weliswaar een cloud-versie, maar wordt nog steeds lokaal geïnstalleerd. Er zijn verschillende opties voor het implementeren van Office 365 ProPlus. De keuze voor de implementatiemethode hangt af van de mate van controle die een organisatie wil hebben over de implementatie.

Waar het vaak misgaat, is dat men denkt Office ProPlus op dezelfde manier te implementeren als Office 2016 of een eerdere versie: via de MSI-packages. De Office 365 ProPlus-versie is echter wezenlijk anders en kent een andere implementatiemethode. Voor de klant kan een implementatie van de verkeerde Office-licentie grote gevolgen hebben, omdat dit incompatibiliteit veroorzaakt.

Installatie vanaf de Office 365 Portal

Het is mogelijk een abonnement aan een gebruiker toe te wijzen, zodat deze de software zelf installeert op een willekeurige pc, op een willekeurige locatie. Zo kunnen gebruikers flexibel werken, waar en wanneer ze maar willen. Het toewijzen van een abonnement gebeurt in de Office 365 Admin Portal. De installatie verloopt via het zogenaamde click to run-principe. De applicatie wordt dan naar de pc gestreamd zodat gebruikers direct met de meest gebruikte functionaliteit kunnen werken. Het is ook mogelijk om deze installatiewijze voor gebruikers te deactiveren en slechts de onderstaande methode te gebruiken.

Installatie naar een local network share

Beheerders kunnen de Office365 ProPlus-software ook downloaden op een on premises-locatie en deze vervolgens distribueren via de implementatie-tools die ze gewend zijn; SCCM bijvoorbeeld. Ze kunnen er zelfs voor kiezen om Office 365 ProPlus in een image te verwerken. Deze wijze van implementeren geeft organisaties meer controle, met als voordeel dat beheerders nieuwe updates kunnen testen voordat ze deze distribueren naar de gebruikers. Ze kunnen er dus ook voor kiezen om het doorvoeren van updates uit te stellen (hier zit wel een limiet aan). Een ander voordeel van installatie naar een local network share is dat het ook mogelijk is om bepaalde applicaties uit te sluiten: zoals Access, Infopath en zo voorts.

Installatie in een RDS of VDI omgeving

Wie Office momenteel beschikbaar stelt via Remote Desktop Services (RDS) of Virtual Desktop Infrastructure (VDI), kan dit nog steeds doen met Office 365 ProPlus. Sinds Augustus 2014 heeft Microsoft namelijk Shared Computer Activation (SCA) aangekondigd. Een veel voorkomende vraag is om Office 365 ProPlus te implementeren in een omgeving waar RDS, soms in combinatie met Citrix XenApp, wordt gebruikt. Via RDS kunnen meerdere gebruikers tegelijkertijd op dezelfde externe computer werken. SCA maakt gelijktijdig werken op bijvoorbeeld Word uit Office 365 ProPlus mogelijk. SCA wordt alleen gebruikt wanneer meerdere gebruikers gelijktijdig op dezelfde computer werken. Wanneer gebruikers een individuele computer hebben, dan moeten ze gebruikmaken van een product key-activatie voor Office 365 ProPlus zoals hiervoor omschreven.

3. Hoe moet ik omgaan met updates en upgrades van Office 365 ProPlus?

De keuze voor de implementatiemethode heeft gevolgen voor de updates en de mate van controle hierop. Wanneer gebruikers Office 365 ProPlus rechtstreeks van de portal installeren, dan krijgen ze ook automatisch updates en upgrades gepusht. Zo krijgen ze maandelijks veranderingen, net als extra functionaliteit. Het voordeel van deze methode is dat de stappen kleiner zijn en dat gebruikers gemakkelijker wennen aan de nieuwe functionaliteit.

Klanten die de Office 365 ProPlus-implementatie in eigen beheer houden, hebben de keuzevrijheid om updates al dan niet door te voeren. Ze kunnen met alle nieuwe updates meegaan of besluiten om ze uit te stellen zodat ze deze eerst kunnen testen. Aan het uitstellen van updates zit momenteel wel een limiet van maximaal twaalf maanden, waarna Microsoft deze versie niet meer ondersteunt. De beheerder bepaalt welke groep dit uitgestelde update-mechanisme krijgt toegewezen en welke groep met het bestaande always up-to-date-model kan werken.

Aangekondigde veranderingen in de hoeveelheid updates per jaar: 'Deferred updates'

Microsoft kondigde in maart 2015 aan veranderingen door te voeren in de kwantiteit van de updates per jaar en in de beschikbaarheid van deze nieuwe 'builds'. Deze verandering moet de afstemming met de updates van Windows 10 verbeteren. Dit nieuwe update-mechanisme wordt in de release van Office 365 ProPlus meegenomen in het najaar van 2015. Een admin kan vanaf deze versie drie keer per jaar een update verwachten met hierin aanpassingen in functionaliteit. In de tussenliggende maanden worden er alleen securityupdates gedaan. Dit is een belangrijke verandering die ook impact heeft op de beschikbaarheid van de 'build’. Daarmee bedoel ik dat er momenteel iedere maand een nieuwe ‘build’ beschikbaar komt met hierin securityupdates en nieuwe functionaliteit. Iedere ‘build’ wordt twaalf maanden ondersteund door Microsoft.

Met Deferred updates is een build vier maanden voordat deze wordt uitgegeven beschikbaar voor het testen ervan. Beheerders kunnen dus al testen of er bijvoorbeeld problemen zijn met plugins van andere applicaties. Zodra de build is vrijgegeven, wordt deze nog acht maanden ondersteund.

https://blogs.office.com/2015/03/19/office-365-proplus-it-control-and-management-update/

4. Hoe werkt de activatie van Office 365 ProPlus?

Een van de grootste veranderingen bij de introductie van Office 365 ProPlus is de licentiestrategie. Office ProPlus biedt een licentie per gebruiker in plaats van per device. Ook het toewijzen en activeren van een licentie is wezenlijk anders. Het activeren van Office via Key Management Service (KMS) is verleden tijd. Een gebruiker die een Office 365 ProPlus subscription krijgt toegewezen, kan deze installeren op vijf devices; bijvoorbeeld op vijf tablets of vijf smartphone’s. Als gebruik wordt gemaakt van SCA dan tellen deze devices echter niet mee voor het maximaal aantal devices van vijf. In dat geval is het maximaal aantal devices feitelijk nog hoger. Wanneer een gebruiker het maximum aan installaties bereikt, kan hij zelf aangeven welk devices hij wil ‘deïnstalleren’. Microsoft kondigde recent aan dat beheerders dit ook kunnen doen voor gebruikers. Daardoor wordt het gemakkelijker om gebruikers te ondersteunen die problemen hebben met inloggen en het installeren van Office 365 ProPlus, maar ook Project Online en Visio for Office 365.

Microsoft creëerde deze activatiemethode om twee redenen: ten eerste geeft dit user based-model de mogelijkheid om flexibel te werken op meerdere devices. Ten tweede krijgen gebruikers op elk device dezelfde gebruikerservaring. Deze werkwijze vergt wel een identiteitscontrole om te zien wie inlogt en of deze persoon een geldige licentie heeft. Deze controle wordt gedaan via het invoeren van naam en wachtwoord. Er wordt dan op de achtergrond gecontroleerd of deze gebruiker Office 365 ProPlus rechten heeft. Door een samenwerking van het on premise AD van de gebruiker met Office 365, is Single Sign-on mogelijk zodat wachtwoorden worden onthouden.

5. Hoe krijg ik grip op de plug-ins, macro’s en andere applicaties die niet samengaan met Office 365?

Hoe groter de organisatie, hoe complexer de IT-omgeving. En in dat soort complexe omgevingen zie ik de meeste plug-ins en macro's terug. Men gebruikt bijvoorbeeld een financiële applicatie die alleen werkt met een oudere versie van Office, zoals 2010 of 2007. Doordat deze applicaties achterlopen op de ontwikkelingen van Microsoft, kan zo’n organisatie zijn applicatie niet op korte termijn laten werken met Office 365. Gezien de continue veranderingen binnen Office 365 moet hier een oplossing voor worden gevonden. Het uitfaseren van een dergelijke applicatie is namelijk vaak niet mogelijk. Gelukkig zien we dat de aanbieders van dergelijke applicaties een inhaalslag aan het maken zijn en hun ontwikkeling aanpassen aan de ontwikkeling van Office 365. Steeds meer applicaties worden uitgebracht in een versie die werkt met Office 365. Daarbij is het van belang dat, voordat een organisatie Office 365 ProPlus gebruikt in combinatie met zo’n applicatie, contractueel wordt afgesproken dat de applicatie ook bij toekomstige updates en upgrades van Office 365 wordt meegenomen in de verdere ontwikkeling.

Een paar maanden geleden gaf Microsoft aan dat bij het uitbrengen van Office 2016 geen aanpassingen zijn gedaan in macro’s of add-ins. Die boodschap is cruciaal voor het omarmen van Office 365 ProPlus voor organisaties die kampen met dit vraagstuk. https://blogs.office.com/2015/03/16/announcing-the-office-2016-it-pro-and-developer-preview/

Side-by-side-installaties

Office 365 ProPlus ondersteunt Side-by-side-installaties van Office 365 ProPlus en oudere versies van Office om incompatibiliteitsproblemen van applicaties met Office 365 ProPlus op te lossen. Dit biedt in sommige gevallen een oplossing.

Zorgvuldig onderzoek doen voor de compatibiliteit van Office 365 ProPlus?

Essentieel is in ieder geval om onderzoek te doen naar het huidige applicatielandschap en de compatibiliteit van deze applicaties met Office 365 ProPlus. Hier doen we bij onze klanten onderzoek naar om ze goed voor te bereiden op een overstap. Wanneer we inzicht hebben in eventuele compatibiliteitsproblemen, kunnen we ervoor kiezen om met de fabrikant om tafel te gaan zitten om een oplossing te zoeken of om naar alternatieven te kijken. Ik heb bij veel van dit soort vraagstukken al gezien dat de fabrikant van de applicatie een goed alternatief kon bieden die wel samengaat met de nieuwe software. Fabrikanten willen graag dat hun applicaties in gebruik blijven en ruilen in sommige geval-len graag hun huidige applicatie gratis om.

6. Hoe zorg ik ervoor dat mijn IT-afdeling en eindgebruikers goed om gaan met deze veranderingen?

De IT-afdeling en de eindgebruikers adopteren Office 365 ProPlus alleen als voorafgaande aan de implementatie en daarna veel aandacht is voor het gebruik van de software en de IT-afdeling een goede ondersteuning inricht. Denk hierbij aan het maken van een adoptieplan met daarin aandacht voor de training van de support-afdeling, training van de eindgebruikers en ook de communicatie richting de eindgebruikers over de veranderingen die plaatsvinden en de voordelen die dit hun biedt. Het opzetten van een dergelijk plan is cruciaal voor het succesvol implementeren en gebruiken van Office 365 ProPlus.

Een goed hulpmiddel dat feitelijk niets extra’s kost, is het verstrekken van Office 365 ProPlus aan de eindgebruikers voor thuisgebruik. Office 365 ProPlus leent zich uitstekend voor het installeren op meerdere devices en één device hiervan zou om te beginnen de thuis-pc van de eindgebruiker kunnen zijn. Hierdoor doet men thuis ervaring op met de functies van Office 365 ProPlus en dat maakt de stap op kantoor kleiner.

Beheer is nog steeds nodig en dus krijgt ook de beheerorganisatie te maken met veranderingen. Zo zijn er verschillen in installatie, activatie en het uitvoeren van updates. De IT-organisatie kan diverse trainingen volgen om de medewerkers op deze veranderingen voor te bereiden. Ook bieden veel externe organisaties ondersteuning op verschillende niveaus.

Toekomstvisie

Is het adopteren van Office 365 ProPlus onvermijdelijk? Wat mij betreft wel. Microsoft zal steeds sneller en vaker ontwikkelingen doorvoeren en organisaties die niet bijblijven, krijgen in de toekomst te maken met support- of compatibiliteitproblemen. Daarbij kan Office 365 ProPlus een goede start zijn om een eerste stap te nemen richting de Microsoft Cloud.

Ik zie een aantal scenario’s bij organisaties terug die een goede start kunnen zijn voor het gebruik van Office 365 ProPlus:

  • Vervanging voor het home use-programma: Ondanks dat de organisatie misschien nog een stap moet maken, zou je als je Office 365 (inclusief Office 365 ProPlus) hebt aangeschaft de medewerkers thuis alvast kunnen laten kennismaken met deze cloudversie. Dat zorgt er ook voor dat medewerkers zodra de overgang definitief is, al gewend zijn geraakt aan de Office 365 ProPlus-versie. Door deze aanpak adopteren medewerkers de nieuwe ver-sie sneller en eenvoudiger.
  • Compliance-risico vermijden: In het verleden was het niet mogelijk om Office 365 ProPlus, die in de E3 en E4 licentie wordt aangeschaft, binnen een virtuele RDS- of Citrix-omgeving te implementeren. Dit is sinds augustus 2014 veranderd. Tenzij de klant nog Office 2013-licenties heeft of downgrade rights voor zijn Office 365 ProPlus-licenties (via SA) is deze per 1 september 2015 incompliant. Als de klant na 1 september 2015 kan aantonen de juiste licenties te hebben afgesloten, bestaat de kans dat hij voor al zijn gebruikers een nieuwe Office-licentie voor on premise-gebruik moet aanschaffen of onmiddellijk Office 365 ProPlus moet gebruiken.
  • Stringent beleid voor data in de publieke Cloud, maar toch een eerste stap maken: Een eerste stap richting de cloud is voor veel organisaties moeilijk. De grootste vraag is of de bedrijfsdata de cloud in mag. Wie alleen gebruik maakt van Office 365 ProPlus en nog niet van de andere Online Services die Microsoft biedt, maakt een stap richting de cloud zonder dat de data direct in de cloud staat. Implementatie, updates doorvoeren en beheer kan nog steeds on premise worden gedaan, zonder dat de data naar de Microsoft Cloud moet worden gemigreerd. Kritieke data kan on premise blijven staan. Alleen de volgende meta data staat in de cloud:
     
    • Links to recently used documents (http file paths)
    • Links to recent places (http file paths)
    • Last reading position in Word documents
    • Last viewed slide in PowerPoint
    • Custom dictionary
    • Office theme and user picture

Office 365 ProPlus is voor veel organisaties de eerst stap die zij richting de Microsoft Cloud-oplossingen maken. Wanneer deze stap succesvol is gebleken, kan gekeken worden of er nog andere scenario’s zijn waarbij een stap richting de andere Microsoft Cloud oplossingen zal passen.

Meer informatie?

Heeft u vragen die niet in dit artikel beantwoord zijn? Of wilt u meer weten over Office 365 ProPlus? Neem dan contact op met Madeleine.

Neem contact op

Madeleine van de Rotten

Madeleine van de Rotten

Cloud Consultant

Deel deze pagina