Pak uw cloud-uitdagingen aan met Unified Cloud Management voor Office 365

Als consultant heb ik de afgelopen jaren vaak contact gehad met organisaties die van plan waren om de stap naar de Cloud te nemen of daadwerkelijk de eerste stappen al hadden genomen. In de meeste gevallen bestond dit uit een migratie van Exchange on-premise naar Exchange Online, een implementatie van SharePoint Online of een datacenter gerelateerd project zoals het migreren van een on-premise workload naar het Azure platform.

De early adopters hebben in veel gevallen het klappen van de zweep gevoeld en hebben gemerkt dat het implementeren van een, veelal hybride, Cloud omgeving niet altijd even gemakkelijk is en ook meer complexiteit met zich meebrengt. Denk dan bijvoorbeeld aan de afhankelijkheid van internetverbindingen, de complexiteit van het implementeren en beheren van een hybride omgeving en relatie tussen de verschillende Office ProPlus plugins en Office 365. Mijn collega Madeleine van de Rotten heeft over dit laatste onderwerp een interessant blog geschreven.

Door Jeroen Engelander, Cloud Consultant – 8 augustus 2017

 Leestijd: 9.00 minuten

Inmiddels nemen de meeste organisaties vol vertrouwen de stap naar Office 365. Samen met mijn Cloud collega’s constateer ik een aantal terugkerende uitdagingen van onze klanten. Wij hebben deze verdeeld in vijf hoofdpunten.

5 uitdagingen bij de migratie naar Office 365

  1. Knowledge: Microsoft biedt een vloedgolf aan informatie over Office 365, meestal gericht op implementatie en nieuwe features. Desondanks merken wij dat er nog steeds veel vragen zijn over de hybride identiteit en Exchange implementatie. Ook vragen rondom support en de performance van Office 365 komen in veel gesprekken aan bod. Tevens is Office 365 een service die elk kwartaal wordt uitgebreid met nieuwe functionaliteiten. Op dit moment zijn er al 155 features toegevoegd, 81 features worden op dit moment uitgerold en 170 features zijn in ontwikkeling. Natuurlijk neemt de beheerlast met Office 365 af maar zelfs met de beste wil is het lastig om de impact te bepalen van alle nieuwe functionaliteiten op de business.
     
  2. 24/7 availability: met het normaliseren van het nieuwe werken worden de werktijden van veel organisaties verruimd. Ook zijn er veel organisaties die vestigingen hebben over de hele wereld. Hoe houdt u inzicht in de performance en beschikbaarheid van Office 365, welke vestiging heeft last van eventuele storingen en wie gaat u bellen tegen welke prijs?
     
  3. User Adoption: gebruikers weten over het algemeen prima hoe ze gebruik kunnen maken van Exchange Online. Ten slotte blijft hun e-mail beschikbaar in de vertrouwde Outlook applicatie. Kijken wij verder naar het gebruik van Skype for Business, SharePoint, OneDrive for Business of Microsoft Teams, dan ervaren wij dat er nog veel te winnen valt bij het trainen van gebruikers zodat zij optimaal gebruik maken van de gedane investering in Office 365. Dit blijft een trein die continue doorrijdt, het is verstandig om regelmatig stil te staan bij alle nieuwe features die continue uitkomen en om te monitoren hoe de adoptie is van alle beschikbare oplossingen. Wij hebben de ervaring dat ondanks alle TechNet documentatie veel features niet worden gebruikt in de aangeschafte Office 365 Suites.
     
  4. Security: met ongeveer 500 verschillende instellingen verdeeld over 11 portalen is Office 365 een prachtig maar veelomvattend platform. Hoe zorgt u dat ook de Office 365 inrichting voldoet aan de organisatie richtlijnen zoals ISO of NEN normeringen? De impact van een wijziging in één van de 500 beschikbare instellingen kan grote beveiligingsgevolgen hebben als u door kennisgebrek niet de exacte impact kunt bepalen, zoals het toestaan van extern delen van documenten zonder beperkingen voor bijvoorbeeld de afdeling HR of finance.
     
  5. Cost Optimization: na de overslap naar Office 365 is een tekort aan licenties niet langer mogelijk, alleen is inzage in het daadwerkelijk gebruik niet eenvoudig. In de praktijk blijkt dat veel licenties überhaupt niet worden gebruikt of is slechts een deel van de aangekochte Office 365 suite in gebruik. Wij kunnen u assisteren bij het inzichtelijk maken van de gebruikte licenties zodat u met een druk op de knop weet waar u kunt besparen.

Zoals u ziet, zijn er nogal wat uitdagingen waarbij ik benieuwd ben of u zich herkent in een of meerdere punten. U kunt mij altijd bereiken om van gedachten te wisselen over uw uitdagingen! Graag neem ik u alvast mee in onze Managed Service oplossing genaamd COMPAREX Unified Cloud Management voor Office 365. Deze service bestaat uit een drietal modules:

  • Support (Problem Management)

  • Optimize (Adoptie)

  • Manage (Change Management)

COMPAREX Unified Cloud Management

Service Manager

Al onze services worden gemanaged door een dedicated servicemanager die fungeert als een trusted advisor en als single point-of-contact. Samen zorgen wij er als partners voor dat u uw successen met Office 365 kunt behalen. De servicemanager is verantwoordelijk voor de volgende zaken:

  • Samen met de organisatie een roadmap opstellen voor adoptie en deze bijsturen;

  • Manager van het onboarding traject;

  • Een langetermijnstrategie ontwikkelen met stakeholders uit de business zodat de continuïteit en meerwaarde uit de service wordt gewaarborgd;

  • Single point-of-contact, coördineert alle resources en houdt de communicatielijnen kort en simpel;

  • Escalatiepunt, neemt de verantwoording over het escalatieteam;

  • Audit rapport met alle Office 365 configuratiewijzigingen (elke maand);

  • Levert elke maand een SLA-rapportage op met een overzicht van alle gelogde support tickets, de status, de oplossing en de klanttevredenheid. Onderdeel van deze rapportage is een overzicht van de beschikbaarheid van de Office 365 omgeving op basis van onze unieke tooling.

Onboarding

Voordat u besluit om gebruik te maken van onze managed service, heeft u de mogelijkheid om onze dienstverlening en aanpak voor een geringe investering 30 dagen uit te proberen. Deze Proof of Value komt in twee varianten.

1. Als u van plan bent te migreren dan kunnen we met onze Proof of Value ervoor zorgen dat u gedegen de eerste stap kunt nemen naar Office 365. In deze variant zorgen we voor:

  • Een Cloud Readiness Assessment om hobbels voorafgaand aan de migratie te tackelen;
  • Implementatie van Azure AD Connect;
  • Basisconfiguratie van de Office 365 tenant;
  • Migratie van de eerste 25 pilot gebruikers;
  • Customer Immersion Experience sessie, we nemen de 25 gebruikers mee in de functionaliteiten van Office 365 in de eigen live omgeving (Office Pro Plus, SharePoint, Skype, Yammer, Teams, Delve, etc.);
  • Toegang tot alle modules gedurende 30 dagen;
  • Configuratie adoptiedashboard en service health monitoring dashboard
  • Toegang voor eindgebruikers tot ons online trainingplatform;
  • Toegang tot onze 24/7 supportlijn voor al uw technische en functionele vragen rondom Office 365.

2. Mocht u al gebruikmaken van Office 365 zullen we de volgende zaken uitvoeren:

  • Review en advies over de huidige geïmplementeerde omgeving;
  • Toegang tot alle modules gedurende 30 dagen;
  • Configuratie adoptiedashboard en service health monitoring dashboard
  • Toegang voor eindgebruikers tot ons online trainingplatform;
  • Eerste opzet adoptie roadmap;
  • Toegang tot onze 24/7 supportlijn voor al uw technische en functionele vragen rondom Office 365.

Support

U heeft uw bedrijfskritische applicaties zoals e-mail gemigreerd naar Office 365. Waar u eerst de server bij wijze van spreken kon omarmen en door middel van monitoring tools exact op de hoogte was van de status van de mailomgeving, ligt dit bij Microsoft anders. Hoewel Microsoft een 99,9% uptime garantie biedt met hun SLA, kan er altijd wat mis gaan. U heeft minder controle over uptime en performance van de omgeving. Bij een incident kunt een beroep doen op basic support van Microsoft, of kunt u een aanvullend Premier supportcontract afsluiten bij Microsoft. Met basic support bent u toegewezen aan de Tier-1 supportdesk, samen met honderdduizenden andere klanten wereldwijd, zonder resultaatverplichting. Ook komen hier additionele kosten bij kijken en in het ergste geval krijgt u te maken met een reactietijd van 72 uur. Een andere optie is een zeer kostbaar Premier support contract af te sluiten; dit is voor heel veel organisaties een te forse investering.

COMPAREX biedt een concurrerende dienst waarin wij ongelimiteerd 24/7 support aanbieden en waarbij u zowel technische als functionele vragen bij ons kunt beleggen. Wij bieden tijdens kantoortijden toegang tot onze eigen Nederlands sprekende helpdesk. Buiten kantoortijden en in het weekend bieden wij Engelstalige support, alles met een reactietijd van 30 minuten zodat u er zeker van kunt zijn dat uw vraag of incident snel wordt opgepakt.

Tevens kunnen wij de Office 365 omgeving en de bijhorende on-premise componenten in de gaten houden. Wij simuleren iedere 60 seconden gebruikersactiviteit naar Office 365 vanaf COMPAREX en uw locaties, en ontdekken zo waar de verstoring of performancebeleving vandaan komt. Ook vergelijken wij de reactietijden met die van onze andere klanten. Bij een eventuele verstoring zullen wij u pro-actief op de hoogte stellen en vervolgstappen gezamenlijk bepalen. Omdat wij met onze monitoring service de gehele omgeving in kaart brengen, kunnen wij snel bepalen waar het probleem zich bevindt en welke vervolgacties dienen te worden uitgezet. Handig, want indien de oorzaak bij Microsoft ligt kunnen voor uw organisatie de call direct op het juiste niveau van de Microsoft Premier support desk beleggen en zo nodig escaleren. Wij hebben een ongelimiteerd Microsoft Premier support contract en kunnen zorgen voor een gerichte probleemanalyse en optimale oplostijd.

COMPAREX Unified Cloud Management - Health Monitoring

Optimize

In de optimize module zorgt de service delivery manager ervoor dat er een adoptie roadmap wordt opgesteld in samenwerking met key stakeholders uit de business. Ook wordt via onze adoptie monitoring service gemeten wat de adoptie is van de producten in Office 365. Zo kunnen wij samen sturen naar het beste adoptieresultaat voor uw organisatie! Wij verzorgen live webinars over alle Office 365 oplossingen aan eindgebruikers en tevens hebben eindgebruikers toegang tot ons online training platform, waar ze zichzelf via korte video's het gebruik van Office 365 producten kunnen aanleren. Het succesvol adopteren van nieuwe technologie vergt meer dan alleen een goede inrichting van de technologie.

Het zorgen voor kennis bij de medewerkers die deze technologie moeten gaan gebruiken is minstens zo belangrijk. Veel projecten zijn mislukt doordat medewerkers niet goed wisten hoe zij met de nieuwe oplossing konden werken. Dat leidt tot onvrede. En zeker met een stroom aan nieuwe features en online diensten die continue worden toegevoegd aan het Office 365 platform, is het van belang veel aandacht te besteden aan de medewerkers die met Office 365 werken. In ons partnership bepalen wij er gezamenlijk voor of de vele features die worden uitgebracht relevant zijn voor de business en of er gebruikerstraining nodig is.

COMPAREX Unified Cloud Management - Adoption Dashboard Overview

Manage

De manage module is een combinatie van de support en optimize module. Aanvullend nemen wij het volledige beheer van de Office 365 tenant over, inclusief het change management voor alle mogelijke Office 365 instellingen. Wij onderhouden voor uw organisatie beveiligingsrichtlijnen zoals NEN7510 en ISO normeringen binnen Office 365, zodat u zich kan richten op uw core business. Daarnaast leveren wij inzicht in de gebruikte Office 365 licenties en geven u advies hoe u deze optimaal kunt inzetten.

Meer informatie?

Wilt u meer weten over onze unieke global managed service, de kosten en onze aanpak? Neem dan vrijblijvend contact op met mij.

Neem contact op

Jeroen Engelander

Jeroen Engelander

Cloud Solutions Consultant

Deel deze pagina