Lees de blog-artikelen van onze Solution Advisors

25/07/2014 - Manuel Middendorp, Senior Solution Advisor Microsoft

Het internet stelt ons al jaren in staat om beter samen te werken. Grenzen tussen organisaties vervagen en het wordt steeds gemakkelijker om externen toe te laten op uw netwerk. Maar hoe dient u hier mee om te gaan met betrekking tot uw Microsoft licenties?
Het antwoord op deze vraag is afhankelijk van meerdere factoren en kan per product en gebruiksscenario verschillen. Wel is duidelijk dat meer samenwerking het belang van Shared Service Centra steeds groter maakt. In deze blog ga ik verder in op het samenwerken tussen organisaties vanuit softwarelicentie-oogpunt. Is een Shared Service Center ook voor uw organisatie de oplossing?

Externe Gebruikers in volumelicentiecontracten: Wat is wel en niet toegestaan?

Volumelicentiecontracten zoals Open License, Open Value, Select Plus of een Enterprise Agreement zijn bedoeld om gebruikt te worden door werknemers van de contracthouder. Iedereen die u inhuurt van een andere organisatie om bij u op locatie werkzaamheden uit te voeren, wordt vanuit licentieperspectief ook beschouwd als een werknemer. Ditzelfde geldt ook voor iedereen die bij een dochter-, zuster- of moedermaatschappij van u werkt.

Een Externe Gebruiker is dus iedereen die geen werknemer, on-sitecontractant of on-siteagent is van ondernemingen waarvan u (meer dan 50%) eigenaar bent. Wanneer deze Externe Gebruikers toegang tot uw netwerk dienen te krijgen zijn er manieren om dit te licentiëren. De manier van licentiëren verschilt per product en doel. U kunt bijvoorbeeld een External Connector kopen voor een Windows Server waarvoor externe toegang nodig is. Maar een externe persoon die Office gebruikt welke u via deze server ter beschikking stelt, kunt u niet van een Office licentie voorzien. Dit komt omdat Office per apparaat wordt gelicentieerd. Bij iemand die alleen van buitenaf toegang heeft is het in de regel immers niet mogelijk om te achterhalen met hoeveel apparaten die persoon werkt.

Het is minstens even belangrijk om te kijken met welk doel de software ter beschikking wordt gesteld. U mag de producten namelijk niet gebruiken voor commerciële hostingservices. Dit betekent dat het niet is toegestaan uw infrastructuur ter beschikking te stellen ten behoeve van andere organisaties of particulieren. U mag dus wel een externe consultant die werkzaamheden voor u uitvoert toelaten tot uw netwerk. Ook een leverancier die uw extranet benadert of een klant die iets via uw webwinkel koopt, kunt u toelaten. Het is echter niet toegestaan dat iemand uw infrastructuur gebruikt voor zijn eigen doeleinden.

Onnodige licentiekosten bij samenwerkingsverbanden

In bepaalde sectoren komen samenwerkingsverbanden tussen verschillende juridische entiteiten steeds vaker voor. Voorbeelden hiervan zijn gemeenten, de zorg- en de bouwsector. Projecten in de bouw vereisen veelal nauwe samenwerking tussen verschillende organisaties. Vaak wordt er voor de duur van het project een Joint Venture aangegaan. Wanneer twee partijen hierin beiden een belang van 50% hebben is de Joint Venture eigendom van géén van beide partijen. Het gebruik van IT-middelen en softwarelicenties van de aandeelhouders is daardoor niet toegestaan. Als de eigendomsverhouding 51% of meer ten opzichte van 49% of minder is, zou alleen de grootste aandeelhouder zijn infrastructuur ter beschikking mogen stellen en licenties mogen leveren. Hierdoor kan het voorkomen dat een persoon of apparaat voor hetzelfde product twee licenties nodig heeft.

Bijvoorbeeld een Office licentie van en voor de kleinste aandeelhouder plus een Office licentie vanuit de grootaandeelhouder ten behoeve van de Joint Venture. Wanneer het (deel)project waarvan een werknemer deel uitmaakte van de Joint Venture is afgerond keert hij of zij weer terug naar zijn originele werkgever en is er een licentie teveel. Gevolg is dat er na dit project ongewenste en onnodige kosten voor deze licentie optreden. Dit voorbeeld  illustreert dat er een duidelijke behoefte is aan een contractvorm waarbij licenties per maand kunnen worden geplust en gemind.

Efficiency en transparantie in softwaregebruik

Deze contractvorm bestaat al enige jaren onder de naam Service Provider License Agreement (SPLA), waarin het ook mogelijk is desktopapplicaties zoals Office per gebruiker te licentiëren en ten behoeve van externen beschikbaar te stellen. De SPLA-overeenkomst is echter niet voor iedereen geschikt. Alleen dienstverleners die minimaal 75% van hun IT-oplossingen en -diensten ter beschikking stellen aan derden en maximaal 50% van de licenties voor eigen gebruik inzetten, komen in aanmerking voor een SPLA-overeenkomst.

In veel samenwerkingsverbanden is het dan nog steeds niet mogelijk dat een van beide organisaties een SPLA-contract afsluit. Alternatief voor hen is het opzetten van een ander type Joint Venture; die van een Shared Service Center (SSC), opgericht door en voor ondernemingen in die sector. Een SSC is eigenlijk niets anders dan een samengevoegde voorziening van ICT-middelen voor verschillende organisaties. Minderheidsbelangen maken het in dit geval juist wel mogelijk om IT-infrastructuren ter beschikking te stellen en licenties aan te bieden. Ook aan partijen die geen enkel belang hebben in het SSC. Deze licenties kunnen dan ingezet worden voor meerdere projecten van verschillende bedrijven, van wisselende duur en omvang. Elke maand wordt de som van het verbruik van al deze projecten bij elkaar opgeteld, gerapporteerd en doorbelast aan de afnemers. Is een project afgerond of is er minder personeel nodig? Dan merken aanbieder en afnemer dit direct in de licentiekosten. Desinvesteringen worden daardoor tot een minimum beperkt.

Meer weten?

Wilt u weten hoe u een Shared Service Center in uw sector zou kunnen realiseren en waarmee u dan rekening dient te houden? Neem dan contact op met een van onze Solution Advisors Microsoft.

Neem contact op

Manuel Middendorp

Manuel Middendorp

Teamleider Microsoft

Deel deze pagina