Licentie-audits door VMware. Bent u erop voorbereid?

Licentie-audits door VMware. Bent u erop voorbereid?

Ach, VMware was altijd zo aardig en charmant. Alles tot in de puntjes geregeld op het gebied van technologie. En van klanten zelden klachten over technische problemen. Onze eigen MultiVendor Helpdesk kan dit zonder meer beamen, er is simpelweg weinig te doen. Daarnaast loopt onze in-house IT bij COMPAREX, die voor een groot deel op VMware draait, al jaren als een zonnetje. Classificering: ‘Zeer zwaar gebruik’.
Door Marco Vogel, Senior Manager Global Alliances

Zo, alles is dus in kannen en kruiken? Niet helemaal…. Er is een kans dat VMware een verrassing in petto heeft voor nieuwe klanten. En waar moet ik dan precies aan denken? ‘Aardige’ brieven met een vriendelijk verzoek om de compliance eens nader te bekijken. VMware en compliance? Trouwe VMware klanten is het vergeven als ze zouden vragen wat er op dat gebied mis kan gaan. Toch kan het, maar hoe? vSphere licensering is gebaseerd op het aantal gebruikte CPU’s en de codes zijn opgeslagen in vCenter server, zo simpel is het. En dat is ook hoe het werkt, zo lang de organisatie een simpel IT-systeem heeft met een datacenter in hetzelfde land en exclusief gebruikt voor interne doeleinden. Zodra de zaken wat complexer worden (wat meestal het geval is), bijvoorbeeld als de organisatie meerdere datacenters in bedrijf heeft, dan is de kans groot dat er meer om de hoek komt kijken:

  • Gebruik van hosting services.
  • Meerdere vestigingen.
  • Vestigingen buiten de EU.
  • Een variëteit aan ondersteuningsniveaus voor de VMware-omgeving.
  • Het gebruik van een mix aan OEM- en kanaallicenties.
  • Een substantiële investering in VMware-technologie.

In dit geval is het wijs om in ieder geval een paar voorzorgsmaatregelen te nemen om u in te dekken als de zaken serieuzer worden.

Waarom zijn audits überhaupt noodzakelijk?

Even stap voor stap. Waarom voert VMware audits uit? Op de eerste plaats staan ze hierin niet alleen. Microsoft, IBM, Oracle, Symantec, Adobe, Autodesk en andere vendors voeren al enige tijd audits uit. Dus waarom is VMware dan niet de spelbreker? Zij zijn net als hun Amerikaanse concurrenten op de softwaremarkt onderhevig aan strenge condities opgelegd door de Securities and Exchange Commission. Als een partner zijn wij verplicht aan te tonen dat wij compliant zijn. Het is dus niet minder dan logisch dat klanten als volgende aan de beurt zijn.

VMware is al geruime tijd een belangrijke speler in organisaties. Servervirtualisatie is inmiddels de nieuwe norm geworden. Tegenwoordig zijn het onderwerpen als mobility, management, automatisering en (in dit geval ben ik blij dit enigszins afgezaagde woord te gebruiken) de cloud die het gespreksonderwerp zijn. Samengevat: VMware is gegroeid en drukt nu haar stempel op hoe klanten werken, ook in het geval van investeringen. Het is geen verrassing dat VMware nu wereldwijd de vijfde grootste softwareleverancier is.

Als we echter onze Pareto grafieken even afstoffen, dan zien we onmiddellijk het volgende: een organisatie die voor haar belangrijkste leveranciers (gelijk aan 20 procent van het totale aantal leveranciers) compliant is, heeft al 80 procent van het werk gedaan. Het goede nieuws: zoals eerder beschreven, behoort VMware tot de 20 procent groep. Het slechte nieuws: tot op heden heeft niemand er eigenlijk echt aandacht aan geschonken. En waarom ook? Niemand wist daadwerkelijk waar VMware waarde aan hecht en wat voor hen van belang is.

Overlevingstips voor de audit

Het is een eenvoudige stelregel: voorkomen is beter dan genezen. Daarom even een aantal handige overlevingstips om ervoor te zorgen dat de auditeurs alles beschikbaar hebben mocht de situatie zich voordoen. U vraagt zich af hoe we dit allemaal weten, het antwoord is simpel: projectervaring. In de afgelopen twaalf maanden hebben steeds meer organisaties ons gevraagd hen te helpen met VMware-problemen in onze rol als Software Asset Management dienstverlener. Wij leveren per slot van rekening graag SAM, zelfs als een Managed Service. Opvallend is dat veel verzoeken afkomstig zijn uit de publieke sector als aanvulling op verzoeken van onze zakelijke klanten.

Belangrijke zaken eerst: de klassieke situatie waarin een klant niet genoeg licenties heeft, komt vrijwel niet voor. Natuurlijk is het mogelijk licentiesleutels te splitsen, samen te voegen of te herverdelen. Van klanten wordt verwacht dat ze een zekere bedachtzaamheid hanteren met betrekking tot oude sleutels. Dat zijn echter de uitzonderingen. VMware is meer bezorgd over hoe documenten worden geïnterpreteerd. Daarom graag een hartelijk welkom voor de EULA (End User License Agreement): een document dat voorschrijft wat klanten wel en niet mogen doen met licenties.

Privégebruikers met enige kennis van IT zijn bekend met de EULA, omdat dit altijd in beeld komt als je een programma installeert. En wat nu te doen? De beste strategie komt direct uit de handleiding ‘Basisregels voor een gelukkig huwelijk’. Met andere woorden: gewoon op OK klikken. Je kunt natuurlijk ook alles lezen, helemaal in de war raken en uiteindelijk toch op OK klikken. Deze strategie is alleen niet echt geschikt voor een zakelijke omgeving.

VMware heeft een aantal belangrijke dingen ondergebracht in de EULA. Een paar voorbeelden?

  • Mag u een in Nederland gekochte licentie gebruiken in uw vestiging in Rusland? In de meeste gevallen: Nee.
  • Bent u compliant als u een in Zwitserland gekochte licentie gebruikt in een ander land? Niet echt.
  • Mag u andere bedrijven hostingdiensten aanbieden op basis van door u aangekochte licenties? Ook dat niet helemaal, nee.
  • Is het in orde om uw collega’s in China toegang te geven tot uw correct gelicentieerde VMware-omgeving in Nederland? Zeker, maar alleen als ze ervoor betalen.
  • Mag u de ene helft van uw productieservers voorzien van Basic Support en de andere helft van Production Support? Meestal: Nee.

Het is eigenlijk best verbazingwekkend om te zien hoeveel details er in zo’n korte tekst passen.

Compliant, met ondersteuning van COMPAREX

Oplettende lezers hebben gemerkt dat ik vooraf aan elke ‘Nee’ een kwalificatie heb gegeven. Het alternatieve antwoord zou net zo goed kunnen zijn: “In principe, ja”. Feit is dat bedrijven die support krijgen van partners met ervaring op dit gebied, vaak beter zijn voorbereid om met de details van individuele situaties om te gaan. Bij COMPAREX hebben vrijwel al onze SAM Consultants inmiddels training gehad in VMware compliance en kan er worden gerekend op ervaringen van vele succesvol afgeronde projecten.

Het prettige neveneffect: deze vorm van consultancy en de acties die eruit voorvloeien, helpen maximaal voordeel te halen uit VMware-investeringen. Bovendien laten wij zien hoe oude OEM-licenties worden gereactiveerd en hoe deze worden toegewezen aan andere devices. We demonsteren hoe u alle mogelijkheden van de aangekochte licenties benut, of hoe end-of-life VMware-producten worden omgezet naar actuele producten. Zelfs wordt inzichtelijk gemaakt hoeveel licenties bruikbaar zijn en of deze nog actief van support zijn voorzien.

Hoe benut u de verborgen kansen, verstopt in de speciale clausules van de Enterprise License Agreement? En hoe kunnen entiteiten van grote concerns profiteren van raamcontracten? Het is nu eenmaal een feit dat een ‘goed’ contract geld en administratieve kosten kan besparen, terwijl tegelijkertijd compliance wordt nageleefd.

Zelfs al zijn alle genoemde zaken verouderd en achterhaald, dan nog kan COMPAREX helpen de uitkomsten van de licentie-inventarisatie op een dusdanige wijze voor te bereiden dat ze aan de eisen van VMware voldoen. Met deze kennis in het achterhoofd, wens ik ons allen een geweldig compliant 2016. We praten bij in de cloud!

Laat u informeren over onze VMware Pre-audit Assessment

Wilt u meer informatie over onze VMware Pre-audit Assessment? Download de flyer of neem direct contact op met Daan van Baardewijk, Teamleider Computing Everywhere. U treft zijn contactgegevens rechstboven naast dit blog.

Neem contact op

Daan van Baardewijk

Daan van Baardewijk

Teamleider en Solution Advisor Computing Everywhere

Deel deze pagina